Boekhouden blijft boekhouden, maar de techniek zorgt voor veel veranderingen

25 januari 2006
Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne

Toen begin jaren 80 de PC de markt ging domineren kwamen ook de verschillende boekhoudpakketten onder DOS op de markt. In korte tijd waren er tientallen pakketten op de markt voor het bijhouden van het grootboek, debiteuren en crediteuren. Aangevuld met modules als facturering, urenregistratie en voorraadbeheer en soms ook specifiek branchegerichte toepassingen.

Het was in die tijd gebruikelijk om te kunnen boeken in maximaal  een of twee boekingsperiodes. Eerst een periode netjes afsluiten aan het einde van een periode en dan weer kunnen boeken in een volgende periode. Omdat de opslagcapaciteit van de gemiddelde PC beperkt was (een harddisk van 20MB was begin jaren tachtig al bijzonder) was het tevens noodzaak elke periode de grootboekkaartjes te printen. Menig softwareleverancier leverde als extra dienst speciaal voorbedrukte kettingbaanformulieren waarop de kaartjes dan afgedrukt werden. Op jaarbasis werden de gegevens dan veelal gecomprimeerd opgeslagen.

Puur boekhoudkundig gezien is er de afgelopen 20 jaar niet zoveel veranderd volgens mij. De Belastingwetgeving is weliswaar wat lastiger geworden, maar echt grote verschillen heeft dat niet opgeleverd. En tegenwoordig is soms sprake van meer gedetailleerdere informatie door het verrijken van de boekingsregels (journaalposten) met extra boekingsdimensies, zoals kostensoort, kostenplaats, uursoort, etc.). Journaalposten die 20 jaar geleden werden gemaakt gelden echter voor het overgrote deel vandaag de dag nog steeds.

Maar de techniek heeft de afgelopen 20 jaar niet stilgestaan en dat heeft ook behoorlijke invloed gehad op boekhoudsoftware. Daarnaast is een verandering te constateren in de functie en status van de boekhouder tot meer controllertaken. Tegenwoordig vervult de boekhouder steeds meer een sleutelfunctie binnen veel bedrijven en gaat het niet meer alleen om het vastleggen van boekingen maar ook om rapporteren en adviseren. Dat laatste heeft ook zijn invloed op de aangeboden functionaliteit binnen boekhoudsoftware.

Een modern boekhoudpakket moet volgens mij in ieder geval aan de volgende eisen voldoen:

• Alle transacties blijven digitaal bewaard gedurende minimaal de duur van de fiscale bewaarplicht (dus 7 jaar volgens de AWR, artikel 52).
• Vanuit de balans kunnen inzoomen op mutaties en individuele boekingen.
• Transacties worden real-time (direct) verwerkt.
• Er kan gestart worden in een nieuw boekjaar zonder eerst het vorige boekjaar te hoeven afsluiten.
• De standaard Auditfile in XML formaat kan aangemaakt worden.
  Bankafschriften kunnen elektronisch ingelezen en afgeletterd worden.
• Facturen kunnen per email worden verzonden.
• Aanmaningen kunnen per email worden verzonden.
• Exporteren van gegevens naar Office toepassingen en het (weer) importeren van gegevens.

Ik probeer in onderstaand artikel bovenstaande ontwikkelingen op een rij te zetten met betrekking tot boekhoudsoftware.

Boekhoudsoftware: 20 jaar geleden en nu (PDF, 72KB)