Per 18 april 2019 moeten de Rijksoverheid, de decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties e-facturen kunnen ontvangen en verwerken. Dit conform de Europese richtlijn (2014/55/EU) die als verplichting is verankerd in de Nederlandse Aanbestedingswetgeving. E-factureren staat echter al meer dan tien jaar op de overheidsagenda. Een EU verplichting moet er nu aan te pas komen om overheden te bewegen een begin te maken met elektronisch factureren. En dat blijkt alleen te gaan om het kunnen ontvangen en verwerken van inkomende elektronische facturen, aangeduid als elektronische factuurverwerking.

Het Ministerie van Economische Zaken heeft in 2008 Marco Pastors benoemd tot ambassadeur e-factureren die deze rol meerdere jaren heeft vervuld om dit van de grond te krijgen. Wie denkt dat de overheid voorop loopt als het gaat om elektronisch factureren aan ondernemers komt echter bedrogen uit. Overheden maken plotseling haast met het kunnen ontvangen van elektronische facturen nu een Europese richtlijn dit vereist over precies één maand. Maar elektronisch factureren aan ondernemers vanuit de overheid blijft hopeloos achter, terwijl dat juist zo belangrijk is volgens ons.

Een overheidsorganisatie als RIVM meldt op haar website: “In het beleid is opgenomen dat papieren facturen en facturen per mail vanaf 18 april 2019 niet meer in behandeling worden genomen. Deze ontvangt u dan retour, dus deze factuur wordt niet betaald.” Het RIVM factureert zelf ook op grote schaal aan ondernemers. Wij hebben het RIVM dan ook gevraagd of zij zelf ook elektronisch factureert aan haar klanten en daarmee bijdraagt aan administratieve lastenvermindering voor de ondernemer. Maar wie denkt dat het RIVM zelf al elektronisch factureert komt bedrogen uit. Het antwoord vanuit RIVM op onze vraag luidt als volgt “Het RIVM richt zich nu op de wettelijke verplichting om voor 18 april 2019 e-facturatie voor onze crediteuren (inkomende facturen) te regelen. Op dit moment bestaat er nog geen verplichting tot het versturen (uitgaande facturen) van een e-factuur vanuit de Rijksoverheid. Desondanks is het RIVM reeds bezig om dit te implementeren en is het streven om voor de zomer van 2019 e-facturen te kunnen versturen”. Het RIVM richt zich nu 5 voor 12 op de verplichting conform de EU-richtlijn en pas daarna komen de klanten van het RIVM aan de beurt als het gaat om elektronisch factureren. Dat laatste zou volgens ons andersom moeten zijn, onder het motto “klant is koning”. Dit voorbeeld staat beslist niet op zichzelf. Verreweg de meeste overheidsinstanties richten zich momenteel massaal op de genoemde verplichtstelling en pas daarna komt eventueel elektronisch factureren aan klanten aan de orde. En dat laatste is echt bizar, mede omdat de overheid elektronisch factureren al meer dan 10 jaar op de agenda heeft staan.

Op enkele positieve uitzonderingen na is onze ruwe inschatting dat 98% van alle facturen vanuit overheden nog gewoon op papier of als PDF per email worden gezonden aan ondernemers.

Verwarring wat een e-factuur is
Zoals hiervoor genoemd meldt het RIVM dat facturen per mail niet meer in behandeling worden genomen. En dat terwijl een factuur in bijvoorbeeld UBL-formaat (de defacto standaard voor elektronisch factureren en conform de genoemde EU richtlijn) die per email wordt verstuurd, onomstotelijk onder de categorie ‘elektronisch factureren’ valt. Niet voor niets hebben de meeste leveranciers van onder andere boekhoudsoftware elektronisch factureren per email mogelijk gemaakt, zowel uitgaand als inkomend met voor dit laatste zelfs een apart emailadres per administratie, zodat elektronisch ontvangen facturen direct in de boekhouding opgenomen worden en, omgeven door de nodige controles, zoveel mogelijk automatisch geboekt worden. Maar de overheid, en ook grote factuurverzenders in het bedrijfsleven (zoals telecomproviders), laten het massaal afweten. Het RIVM geeft in haar berichtgeving niet aan wat ze dan wel verstaan onder elektronisch factureren.

Staatssecretaris
Eerder, november 2018, hebben we de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken de volgende vraag voorgelegd: “Wanneer gaat de (semi)overheid, zoals gemeenten, waterschappen, etc. zelf elektronisch factureren aan ondernemers, i.p.v. alleen de verplichtstelling inkomend te volgen vanuit de EU. Na 10 jaar bezig te zijn om e-Factureren te stimuleren mag toch op zijn minst verwacht worden dat een behoorlijk deel van de overheid zelf ook al elektronisch factureert aan ondernemers.” Half december 2018 kregen we een reactie vanuit DGOO (Directie Informatiesamenleving en Overheid | Directoraat-generaal Overheidsorganisatie Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties – een hele mond vol) met excuses voor de late reactie. Maar in plaats van een antwoord op onze vraag kregen we het verzoek aan te geven wat de aard en doel van ons artikel is. Na ons antwoord bleef het stil vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Versnipperde regie
Ruim 10 jaar heeft het Ministerie van Economische Zaken voor een deel de regie gevoerd als het gaat de adoptie van elektronisch factureren. Vorig jaar is het stokje overgedragen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Daarnaast zijn in Nederland, mede mogelijk gemaakt door de overheid, SI (SimplerInvoicing) en STPE (Standaardisatieplatform e-factureren) actief. Alsmede het NMBF (Nationaal Multibelanghebbenden Forum e-Factureren). In tegenstelling tot de nodige andere EU-lidstaten kennen we in Nederland een versnipperde regie.

(G)een standaard
Op 17 maart 2017 hebben leden van de Europese normalisatie organisatie CEN, waaronder het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN), unaniem positief gestemd op een basisfactuur en de vastgestelde lijst met syntaxen, te weten UBL en UN/CEFACT.
Wie denkt dat er daarmee slechts twee standaarden zijn als het gaat om elektronisch factureren komt bedrogen uit. Er is sprake van afwijkingen op de norm, aangeduid als:

1. CIUS; zijnde inperkingen op de norm; Dit kan per land of (groep) ontvanger(s) bepaald worden. Rekening houden met CIUS is verplicht voor de afzender.
     
2.  Extensies; zijnde uitbreidingen van de basis. Uitbreiding van de basis – bilateraal of sectorgewijs overeen te komen. Rekening houden met Extensies is niet verplicht voor de afzender.

Zo kennen we in Nederland de NLCIUS. Interessant is bijvoorbeeld dat wij in Nederland op een andere wijze omgaan met een creditnota dan onze zuiderburen in België. Daarnaast is er nog de afwijkende variant UBL-OHNL voor de Rijksoverheid in omloop die feitelijk al overbodig is geworden, maar nog steeds in gebruik. Vanuit de Europese Commissie is een gemeenschappelijk overzicht aanwezig van EU CIUS en extensies. Daar lezen we (18-3-2019) dat Nederland haar huiswerk nog moet doen voor de G-rekening en een extensie voor de energiesector. Beide punten staan al langer dan een jaar open.

Tijd voor actie
Vriend en vijand is het ondertussen wel eens dat elektronisch factureren voordelen oplevert. Het is dan ook de hoogste tijd dat overheden en grote factuurverzenders vanuit het bedrijfsleven nu de handen in een slaan en zorgen dat in 2019 elektronisch factureren aan ondernemers echt van de grond komt. Het zal eens tijd worden na tien jaar.

Volgende maand verschijnt een nieuwe versie van de “Complete gids elektronisch factureren”. Daarvoor zijn ook weer de nodige vragen uitgezet aan onder meer het Ministerie van Binnenlandse Zaken en STPE. Wordt vervolgd.