Uitleg begrippen

Pakketsoort - Financial Planning and Analysis > Gerelateerde begrippen > Dashboards

Een dashboard kan beschouwd worden als een manier om big data, als onderdeel van BI, om een overzichtelijke en compacte manier weer te geven aan de gebruiker. In het vorige hoofdstuk (Reporting) is al aangegeven dat dashboards ook bedoeld zijn om managementrapportages in compacte vorm weer te geven.

Met data-analyse kunnen talloze rapporten met cijfers geproduceerd worden. Maar door vaak lijvige rapporten heen worstelen is niet efficiënt. Gericht op data visualisatie zijn management dashboards dan weer een uitkomst om relevante informatie, zoveel mogelijk samengevat in de vorm van KPI’s, grafisch weer te geven aan de gebruiker. Met dit laatste is meteen de relatie tussen data-analyse en dashboard weergegeven.

Grofweg kan dashboardinformatie als volgt onderverdeeld worden:
1. Financiële informatie.
2. Operationele informatie;

Het gaat hierbij in beide gevallen om:
- analyseren; tijdvakken vergelijken, trends, branche vergelijking.
- monitoren; bijvoorbeeld budgetbewaking.
- simuleren (what-if); wat betekent bijvoorbeeld een bepaalde investering voor de liquiditeitspositie.

De informatie wordt vaak weergegeven in de vorm van KPI’s (Kritische prestatie indicatoren).

Hoewel financiële informatie als eerste wordt genoemd en het meest wordt gebruikt binnen dashboards is operationele informatie voor de gebruiker vaak meer relevant. Voorbeelden van dit laatste zijn: aantal eindproducten per tijdseenheid, omloopsnelheid per artikel en verkopen per M2 verkoopoppervlakte.

Een effectief dashboard presenteert relevante informatie voor de gebruiker:

1. Uit verschillende databronnen;
2. Op een eenvoudig te begrijpen manier;
3. Op een compacte wijze;
4. Met de juiste frequentie;
5. Zoveel mogelijk interactief;
6. Met behulp van een grafische interface;
7. Met de mogelijk tot het maken een ‘hard copy’.

Uit bovenstaande valt af te leiden dat een dashboard kenmerken heeft van data-analyse, maar dat daarnaast de essentie is om de informatie zo compact mogelijk weer te geven.

Verder onderscheiden we de volgende functies in BI dashboard toepassingen:

• Management dashboards; de aanwezig van een of meer dashboards in de software. Als resultante van op te vragen managementrapportage zoals in het vorige hoofdstuk aan de orde is geweest. Een dashboard is hierbij een goed middel om geaggregeerde informatie weer te geven met de mogelijkheid om te kunnen inzoomen op deze informatie (drill down functionaliteit).
    
• Zelf bepalen welke KPI’s tonen; Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) zijn veelal bedrijfsafhankelijk en zeker niet altijd te vallen in één model. Het is de bedoeling dat de gebruiker (zonder inzet van ICT-specialisten) zelf kan bepalen welke KPI’s op zijn of haar dashboard getoond worden.
    
• Dashboard zelf in te richten; dit ligt in het verlengde van het vorige punt. De gebruiker moet zelf (zonder inzet van ICT-specialisten) de inrichting van een dashboard kunnen bepalen. Het gaat dan om de gegevens die getoond worden en in welke vorm. Zoals via een diagram of tabel.
    
• Dashboard per functionaris of groep van functionarissen; bij grote(re) organisaties is de gewenste informatie op een dashboard afhankelijk van de werkzaamheden en functies. Op basis van rechten en rollen is het dan gewenst dashboards toe te kennen aan medewerkers.