De term Reporting (managementreportages) wordt al decennia gebruikt. Al ruim voordat BI haar intrede deed met begrippen als (management)dashboard en data-analyse. Onder reporting verstaan we feitelijk alle rapportagesoftware, bedoeld voor het management. Voor zover deze rapportage valt onder ‘Management accounting’, oftewel interne rapportages.
We onderscheiden daarbij de volgende vormen van reporting:
- Management)rapportage; de meer klassieke rapportages, zoals we die al langer kennen via standaard administratieve software of bijvoorbeeld via Excel. Van belang hierbij is dat de rapportage beheersbaar is en daarmee ook goed leesbaar voor de gebruiker. Bij managementrapportages gaat het dan ook meestal om geaggregeerde informatie die weer wordt gegeven. Denk aan een balans of resultatenoverzicht over een jaar of een aantal periodes. Of een liquiditeitsplanning op hoofdlijnen. In het vorige hoofdstuk is gesproken over ‘Drill down’, oftewel het inzoomen van globale gegevens naar meer gedetailleerde gegevens. Als managementinformatie op het scherm wordt getoond is ‘Drill down’ zeker een goede mogelijkheid. Bij rapportages in PDF (of zelfs nog op papier) is ‘Drill down’ geen optie.
- Tussentijdse cijfers; bij de inleiding is het begrip ‘continuous’ genoemd dat duidt op actuele informatie. Steeds meer informatie komt realtime beschikbaar voor de gebruiker. Er heeft dan ook een verschuiving plaatsgevonden naar meer tussentijdse rapportages. Zo kan een actuele stand van de liquide middelen of een openstaande postenlijst debiteuren of crediteuren tegenwoordig realtime opgevraagd worden, mede door ontwikkelingen als ‘Instant payments’ en ‘PSD’. Tussentijds kunnen we voor een deel dus vertalen naar ‘realtime cijfers’.
Een belangrijks aandachtspunt is dan wel wat de bron is van BI. Is dat de operationele productie database waarin transacties realtime bijgewerkt worden of is sprake van een apart ‘data warehouse’ dat achteraf wordt bijgewerkt. Als dat laatste een kwestie van minuten of zelfs seconden is kunnen we nog steeds van realtime. Maar wordt een apart ‘data warehouse’ bijvoorbeeld elke 24 of 48 uur bijgewerkt dan kan geen sprake meer zijn van realtime informatie. De soort informatie is in elk geval bepalend voor de tijdigheid waarin deze informatie beschikbaar moet zijn.
In het volgende hoofdstuk (Corporate Performance Management) komt het begrip ‘fast close’ aan de orde, oftewel een boekingsperiode zo snel mogelijk na afloop van die periode afsluiten. Ook dat heeft te maken met tijdigheid van het beschikbaar stellen van informatie.
- Infographic; “Een infographic of informatieve illustratie is weergave van verschillende objecten met een combinatie van tekst en beeld. Zoals in de vorm van een grafiek, kaart, instructieve tekening of een interactieve applicatie”. Bron: Wikipedia.
In sommige BI-toepassingen zijn infographic onderdeel van de toepassing. Een voorbeeld is Microsoft Power BI.
In deze begrippenlijst komen ‘Dashboards’ en ‘Data storytelling’ aan de orde voor het weergeven van data aan de gebruiker op een overzichtelijke en compacte manier. Dashboards en data storytelling kunnen daarmee ook beschouwd worden een vorm van reporting.
