• Invoeren orders? Het invoeren van verkooporders is een primaire functies van een verkoopadministratie. Invoeren van order duidt op het handmatig invoeren van gegevens, maar kan ook op elektronische wijze tot stand komen. Zo kan een elektronische inkooporder voor een leverancier bij die zelfde leverancier leiden tot een verkooporder in een ERP-systeem. En vice versa natuurlijk. 
     
• Aanbetalingsafspraak vastleggen (bedrag of percentage)? Bij een aanbetalingsafspraak is van belang dat gecontroleerd wordt op het nakomen van deze afspraak voordat een eerste uitlevering plaatsvindt. Een compleet ERP-systeem kent ook een boekhoudfunctie die geïntegreerd is met de andere functies. Een zo mogelijk automatiche terugkoppeling vanuit de boekhouding als er betaald is door de afnemer is dan ook van belang.  
     
• Er is controle op kredietwaardigheid bij het vastleggen van orders? DIt is uitgebreid aan de orde geweest bij het vastleggen van het kredietlimiet. 
    
• Er is er directe controle op de voorraad tijdens het vastleggen van orders? Op deze wijze kan direct gecontroleerd worden of de gewenste artikelen op voorraad zijn. Er vanuit gaan dat het gaat om een verkooporder van voorraadartikelen. Bij maakartikelen is het meer van belang te weten wanneer betreffend artikel in productie genomen kan worden en de looptijd daarvan.
     
• Is registratie van een eenmalige debiteur mogelijk? Dit is hiervoor besproken bij het opgeven van een afwijkend factuur/afleveradres per klant? 
     
• Kunnen orderbevestigingen worden vervaardigd? Zodat de klant deze, al dan niet elektronisch, ontvangt.
    
• Kan de voortgang van orders bewaakt worden? Het gaan feitelijk om het bewaken dat artikelen op tijd uitgeleverd worden, al dan niet in combinatie met het bewaken van op tijd gereed komen van productie- of assemblage orders.
     
• Kan bezorginformatie bij een order vastgelegd worden? Het bezorgadres is in de regel bij de klant als default vastgelegd. Bezorginformatie kan gaan om een afwijkend bezoradres, maar bijvoorbeeld ook om zaken als: tijdstippen waarop bezorgd kan worden, begane grond of bezorgen op etage en de indicatie of er een lift aanwezig is in het laatste geval.

Orderregels vastleggen

• Kunnen aantallen direct in backorder geplaatst worden op basis van beschikbare voorraad? In de meeste gevallen wordt een uit te leveren aantal van een bepaald artikel in backorder geplaatst als tijdens het uitleveren blijkt dat bereffend artikel onverhoopt niet op voorraad is. Als bij het invoeren van een verkooporder direct al blijkt dat een bepaald artikel niet op voorraad is kan het ook direct in backorder geplaatst worden. Belangrijk is dan de vraag of de gehele order in backorder geplaatst wordt, het totale aantal van betreffende artikel (zeg maar alleen een orderregel) of alleen het aantal dat tekort is van betreffende artikel. Een overweging bij deze keuze kunnen bijvoorbeeld de te maken transportkosten zijn. Het is fijn als het ERP-systeem hierin meerdere mogelijkheden ondersteunt.
     
• Kan een afwijkende prijs vastgelegd worden? Oftewel kan een medewerker die de order invoert of behandeld zelf de prijs aanpassen of is dat alleen toegestaan op basis van rechten en rollen.
    
• Kunnen vrije tekst regels vastgelegd worden op de factuur? Zodat eenvoudige aanvullende gegevens, zoals bijvoorbeeld afspraken met de klant, vastgelegd kunnen worden per orderregel. 
     
• Kan handmatig een korting per order en per orderregel toegekend worden? Hiervoor is al uitgebreid de mogelijkheden van de verkoopprijs en korting daarop aan de orde geweest, afhankelijk van meerdere cirteria. Het gaat er bij het invoeren van een order om of uiteindelijk handmatig een korting per order en per orderregel ingevoerd kan worden. Hetzij als percentage, hetzij door een kortingsbedrag op te geven. Het is belangrijk dat het ERP-systeem de mogelijkheid biedt om deze functie alleen toe te staan aan daartoe geautoriseerde medewerkers.
  
  Een attentiepunt dat het ERP-systeem signaleert als de uiteindelijk verkoopprijs, al dan niet in combinatie met opgegeven korting, teveel gaat afwijken. Bijvoorbeeld als de verkoopprijs onder de inkoopprijs of kostprijs terecht gaat komen. Dit kan natuurlijk ook achteraf via managementrapportages gesignaleerd worden, maar dan is de order wellicht allang uitgeleverd. Controles op dit soort zaken tijdens het vastleggen van orders is daarom meer op zijn plaats.
     
• Kunnen onderdelen van eventueel samengestelde artikelen gewijzigd worden? Bij een samengesteld artikel is het eerst de vraag of de onderdelen waaruit een samengesteld artikel bestaat ook op een order getoond worden. Nog verder gaat het als de onderdelen waaruit een samengesteld artikel bestaat gewijzigd kunnen worden tijdens de orderafhandeling. Controle op voorraad van de nieuwe samenstelling is dan wel van toepassing als het gaat om voorraadproducten. Een samengesteld artikel is bijvoorbeeld een tuinset, bestaande uit een tafel met een bepaalde afmeting en vier stoelen. Het wijzigen van de samenstelling is dan op meerdere manieren mogelijk, zoals: een tafel met een andere afmeting of tafel en stoelen in een andere kleur of zes in plaats van vier stoelen. Het ERP-systeem moet dan wel rekening houden met deze mogelijkheden, enerzijds wat betreft de voorraad en anderzijds wat betreft de eindelijke verkoopprijs voor de tuinset.