Onderzoek
Onderzoek naar de synergie tussen het Referentie GrootboekSchema en elektronisch factureren
Plaatsingsdatum | 11-04-2021 |
Berichtdatum | 21 januari 2021 |
Elektronisch factureren en het RGS hebben gemeen dat ze beide betrekking op de financiële administratie en dan met name de grootboekadministratie. En beide hebben in dit zelfde domein als gemeenschappelijke doelstelling te zorgen voor administratieve lastenvermindering. Elektronisch factureren In Nederland wordt elektronisch factureren steeds meer omarmd, zowel binnen de overheid als het bedrijfsleven. Elektronische factuurverwerking zorgt ervoor dat facturen zoveel mogelijk automatisch worden ontvangen en verwerkt binnen de financiële administratie (crediteuren en grootboek), al dan niet eerst afgestemd via een e-procurement proces. Referentie Grootboekschema Het gebruik van RGS in de praktijk is nog zeer beperkt te noemen, ondanks de adoptie van RGS door leveranciers van boekhoudsoftware (zie enquête verderop). In eerste instantie zijn het een relatief beperkt administratie- en accountantskantoren die RGS hebben omarmd als administratieve dienstverlening naar hun MKB cliënten als het gaat om rapportages. Een uitzondering zijn woningcorporaties die in het kader van Standard Business Reporting (SBR) RGS zelf (gaan) inzetten voor rapportages. E-facturatie én RGS Onderzoek Gelet op bovenstaande observatie en om beleid te kunnen maken dat rekening houdt met de samenhang tussen e-facturatie en RGS, is door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) gevraagd om te onderzoeken in hoeverre e-factureren en RGS elkaar kunnen versterken. Samengevat onder de noemer “Synergie RGS en e-facturatie”. De scope van het onderzoek is als volgt:
Ontleend aan managementsamenvatting Enquête
Dat zijn positieve aantallen als het gaat om de adoptie van beide ontwikkelingen. Echter, dit betekent niet dat RGS en e-factureren op basis van UBL in dezelfde mate in de (gebruikers)praktijk wordt toegepast. Het aanbod aan software is er wel in beide gevallen, nu nog het gebruik in de praktijk. Uitgaande facturen Ad. A. Boekhoud- of ERP-systeem Ad. B. Apart factuurprogramma Voorwaarde voor dit laatste is dan wel dat:
Naast het bijwerken van genoemde omzet kunnen uitgaande facturen ook betrekking hebben op het bijwerken van:
Ook voor deze registraties zijn RGS-codes voorhanden die kunnen ondersteunen bij het zoveel mogelijk automatisch boeken van uitgaande facturen in de boekhouding van de afzender zelf. Let op: Inkomende facturen Ad. A. Met inkooporder
De praktijk leert dat facturen bij grote organisaties vaak alleen geaccepteerd worden als er een inkooporder o.i.d. is gemeld (dat hebben we ook uit onze eigen praktijk ervaren). Facturen zonder inkooporder worden dan geweigerd. Bij facturen op basis van een inkooporder speelt RGS geen rol van betekenis, voor zover wij hebben kunnen nagaan op basis van onder meer interviews. Ad. B. Zonder inkooporder Een uitzondering zijn kleine handelsbedrijven die met ERP- of logistieke softwaresystemen werken die beschikken over inkoopfuncties. Het merendeel van ondernemers in de MKB-sector maakt, in meer of mindere mate, gebruik van de diensten van een administratiekantoor. Boekhoudsystemen gericht op het MKB zelf en administratiekantoren zetten in op boekingsintelligentie om ook inkoopfacturen (dus zonder inkooporder) zoveel als mogelijk automatisch te boeken. Voor kostenfacturen vertoont het RGS-schema een grote gelijkenis met het gemiddelde rekeningschema van een ondernemer. Enkele voorbeelden van RGS-codes zijn:
Mede op basis van gehouden interviews en enquêtes kan geconcludeerd worden dat RGS van toegevoegde waarde kan zijn om kostenfacturen toe te kennen aan de corresponderende (grootboek)rekeningen in de boekhouding van de afnemer, als niet gewerkt wordt met inkooporders. Met name de MKB sector kan er dan van profiteren. De grootste uitdaging hierbij is waar in de keten RGS te koppelen aan factuur(regels). Als mogelijkheden zijn genoemd:
Elektronische bon Als use cases worden onder meer genoemd vanuit deze werkgroep:
Net als bij de eerdergenoemde “Kosten facturen” kan RGS mogelijk een rol spelen bij het bepalen van de grootboekrekening (c.q. kostensoort) bij use cases waarbij een e-bon in de administratie van de afnemer terecht komt. Nederland participeert via het Standaardisatieplatform e-facturatie (STPE) in de eerdergenoemde werkgroep. Het inbrengen van het voorstel om een boekingscode op te nemen in de e-bon is dan ook beslist aan te raden. Deze boekingscode is dan voor Nederland in te vullen via de betreffende RGS-codes. Bij het opnemen van een e-bon in de boekhouding spelen, los van RGS, wel enkele aandachtspunten op het gebied van betrouwbaar boekhouden, denk aan:
Het is zaak om deze punten vooraf goed af te stemmen met de Belastingdienst. Het automatisch opnemen van een e-bon in de administratie van een afnemer leidt uiteindelijk tot minder administratieve handelingen. Losse bonnen scannen, herkennen en boeken is dan niet meer nodig. Daarnaast vergroot het de betrouwbaarheid van de administratie van een ondernemer. Fiscaal
In hoofdstuk 4.2.6 “Fiscaal” (van het complete rapport) zijn meer voorbeelden genoemd en is fiscale regelgeving met name voor de gemiddelde MKB-ondernemer als administratieve last aangeduid met als risico dat er onbewust kostenfacturen verkeerd geboekt worden. In de meest ultieme vorm wordt fiscale regelgeving opgenomen in boekhoudsoftware, zodat inkoopfacturen zoveel als mogelijk, ook fiscaal gezien, automatisch geboekt kunnen worden. Door de fiscale regelgeving op te nemen in RGS, in de vorm van onder meer een toelichting en rekenregels bij de corresponderende RGS-codes, kan boekhoudsoftware daar zoveel mogelijk automatisch rekening mee houden. En wordt uiteindelijk de MKB-ondernemer ontzorgd. Dit laatste is breder dan alleen het boeken van elektronische inkoopfacturen op basis van RGS. Opvragen complete rapport met adviezen Het complete rapport "Onderzoek naar de synergie tussen het Referentie GrootboekSchema en elektronisch factureren" (94 pagina's) met tevens de nodige adviezen, is te downloaden via de website van de Rijksoverheid. |
Categorie(n) | Branche > Accountantskantoren, Soort > E-factureren en factuurverwerking, Branche > Financials, UBL en Peppol, ICT Innovatie, Standaardisatie, (open)standaarden, RGS (ReferentieGrootboekSchema) |
Bronvermelding | Onderzoeksbureau GBNED in opdracht Ministerie BZK |
Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke
nieuwsbrief.
Woensdag 8 oktober 2025
Bijeenkomst Software voor externe verslaggeving, audit en interne rapportage
Met speciaal thema "Software voor fiscale aangifte IB / VPB: van 5 naar 7 aanbieders in 2025". Nieuwe aanbieders stellen zich voor en bestaande aanbieders gaan in op ontwikkeling en innovatie. Open banking maakt het mogelijk om door de bank verkregen transacties van cliënten geautomatiseerd in te zetten binnen de Audit praktijk. De nieuwe XML Auditfile (XAF) 4.0. Interne rapportages en audit met BI. RGS MKB: standaard decimaal rekeningschema met basis voor kengetallen, (externe) rapportages en audits. Wat hebben ViDA en DRR te maken met E-factureren. En het gebruik van AI komt aan de orde.
Meer info en aanmelden.