Elektronisch factureren en het RGS hebben gemeen dat ze beide betrekking op de financiële administratie en dan met name de grootboekadministratie. En beide hebben in dit zelfde domein als gemeenschappelijke doelstelling te zorgen voor administratieve lastenvermindering. 

Elektronisch factureren
Zowel binnen de gehele overheid als in het bedrijfsleven geldt Universal Business Language (UBL) als dé berichtenstandaard als het gaat om elektronisch factureren. Met name branche specifiek zijn er ook andere berichtenstandaards, zoals Sales voor de bouw- en installatiesector en GS1 voor de Retail. Dit onderzoek richt zich op elektronisch factureren op basis van UBL.

In Nederland wordt elektronisch factureren steeds meer omarmd, zowel binnen de overheid als het bedrijfsleven. Elektronische factuurverwerking zorgt ervoor dat facturen zoveel mogelijk automatisch worden ontvangen en verwerkt binnen de financiële administratie (crediteuren en grootboek), al dan niet eerst afgestemd via een e-procurement proces.

Het gebruik van e-factureren in de praktijk is beperkt te noemen in het bedrijfsleven en bij administratie- en accountantskantoren, ondanks de adoptie van e-factureren onder leveranciers van boekhoudsoftware, zoals blijkt uit de hierna genoemde enquête. De overheid is duidelijk kartrekker als het gaat om elektronische factuurverwerking van inkoopfacturen. 

Referentie Grootboekschema
Het Referentie GrootboekSchema (RGS) is een omvangrijk uniform (grootboek) rekeningschema dat als belangrijkste functie heeft rapportages vanuit de boekhouding en koppelingen met de boekhouding te vereenvoudigen. Dit laatste wordt in de praktijk bereikt door enerzijds bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan het RGS en anderzijds gegevens aan te leveren en te ontlenen aan de boekhouding op basis van RGS.

Het gebruik van RGS in de praktijk is nog zeer beperkt te noemen, ondanks de adoptie van RGS door leveranciers van boekhoudsoftware (zie enquête verderop). In eerste instantie zijn het een relatief beperkt administratie- en accountantskantoren die RGS hebben omarmd als administratieve dienstverlening naar hun MKB cliënten als het gaat om rapportages. Een uitzondering zijn woningcorporaties die in het kader van Standard Business Reporting  (SBR) RGS zelf (gaan) inzetten voor rapportages. 

E-facturatie én RGS
Elektronisch factureren en het RGS hebben gemeen dat ze beide betrekking op de financiële administratie en dan met name de grootboekadministratie. En beide hebben in dit zelfde domein als gemeenschappelijke doelstelling te zorgen voor administratieve lastenvermindering.
  

Onderzoek

Gelet op bovenstaande observatie en om beleid te kunnen maken dat rekening houdt met de samenhang tussen e-facturatie en RGS, is door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) gevraagd om te onderzoeken in hoeverre e-factureren en RGS elkaar kunnen versterken. Samengevat onder de noemer “Synergie RGS en e-facturatie”.

De scope van het onderzoek is als volgt:

1. Verkenning samenhang processen rond e-factureren, inkoop en financiële administratie (m.n. grootboek) in de praktijk. Zowel in het bedrijfsleven als bij de overheid. Met name door het afnemen van interviews met betrokkenen uit de praktijk.
      
2. Verkenning RGS-schema en onderzoeken welke deel van de 4.000 RGS-codes een mogelijke relatie hebben met e-factureren.
      
3. Verkenning mogelijk gebruik van RGS in relatie tot elektronische factuurverwerking. Met name door het afnemen van interviews met betrokkenen uit de praktijk, zoals leveranciers van boekhoudsoftware en administrateurs.
     
4. Het gebruik van RGS onderzoeken in de praktijk (bij administrateurs) en nagaan welke mogelijke punten verder van invloed zijn op het efficiënt gebruik van RGS, mede in relatie tot elektronische factuurverwerking.
     

Ontleend aan managementsamenvatting 

Enquête
23 leveranciers van boekhoudsoftware hebben antwoord gegeven via een enquête, waarbij:

• Een kleine 80% van de leveranciers RGS mogelijk heeft gemaakt of is dat van plan;
• Ruim 95% van de leveranciers biedt e-factureren uitgaand op basis van UBL.
• Ruim 80% van de leveranciers biedt e-factureren inkomend op basis van UBL.

Dat zijn positieve aantallen als het gaat om de adoptie van beide ontwikkelingen.

Echter, dit betekent niet dat RGS en e-factureren op basis van UBL in dezelfde mate in de (gebruikers)praktijk wordt toegepast. Het aanbod aan software is er wel in beide gevallen, nu nog het gebruik in de praktijk. 

Uitgaande facturen
In eerste instantie is onderzoek gedaan naar uitgaande facturen en het administreren daarvan in de boekhouding van de afzender zelf. Hiervoor zijn twee mogelijkheden te onderscheiden, te weten: A) facturen vastgelegd in een boekhoud- of Enterprise Resource Planning systeem (ERP-systeem) en B) facturen vastgelegd via een apart factuurprogramma.

Ad. A. Boekhoud- of ERP-systeem
Als uitgaande facturen vastgelegd worden als onderdeel van een boekhoud- of uitgebreider ERP-systeem is daarbinnen de koppeling tussen factuurregels en de boekhouding begrepen. Ingeval van het leveren van artikelen (groothandel, detailhandel en webwinkels) is de defacto standaard om de omzet bij te werken op basis van artikelgroepen die gekoppeld zijn aan het rekeningschema. RGS zal in dit geval geen toegevoegde opleveren omdat het rekeningschema van de ondernemer zelf al aanwezig is.

Ad. B. Apart factuurprogramma
Als uitgaande facturen door een ondernemer vastgelegd worden via een apart factuurprogramma dat geen onderdeel uitmaakt van een boekhoud- of uitgebreider ERP-systeem dan is het aan te bevelen om te onderzoeken of de inzet van RGS uitkomst biedt. Met name gericht op de doelgroep MKB zijn veel factuurprogramma’s (al dan niet als onderdeel van een branchetoepassing) in omloop voor het registreren en versturen van facturen door de ondernemer zelf. Het bijwerken van deze facturen in de boekhouding gebeurt vervolgens via een koppeling (export, import, automatisch) of nog handmatig, al dan niet door een administratiekantoor. Interessant te noemen is dat steeds vaker UBL wordt gebruikt als formaat om facturen elektronisch aan te leveren aan het boekhoudpakket. Om het opnemen van verkoopfacturen in de boekhouding geheel automatisch te laten verlopen is het van belang dat vooraf duidelijk is op welke (grootboek)rekeningen de omzet geboekt wordt. En bij dit laatste kan RGS een rol spelen.

Voorwaarde voor dit laatste is dan wel dat:

1. RGS is gekoppeld aan het factuurprogramma;
2. RGS is gekoppeld aan het boekhoudprogramma;
3. Voor de boekhouding specificatie van de facturen (met name de omzet) voldoende is op het niveau van corresponderende RGS-codes. Nadere (verkoop)analyses worden dan geacht aanwezig te zijn in betreffende factuurprogrammatuur.

Naast het bijwerken van genoemde omzet kunnen uitgaande facturen ook betrekking hebben op het bijwerken van:

1. Kostprijs verkopen;
2. Kortingen, bonussen en provisies;
3. Projecten in opdracht van derden.

Ook voor deze registraties zijn RGS-codes voorhanden die kunnen ondersteunen bij het zoveel mogelijk automatisch boeken van uitgaande facturen in de boekhouding van de afzender zelf.

Let op:
Dit laatste niet te verwarren met het automatisch bijwerken van elektronisch ontvangen (inkoop)facturen in de administratie van de ontvanger. Dit laatste komt hierna aan de orde.

Inkomende facturen
Voor inkomende facturen wordt onderscheid gemaakt naar A) facturen met een verwijzing naar een inkooporder en B) facturen zonder een verwijzing naar een inkooporder.

Ad. A. Met inkooporder
Inkoopfacturen bij grote(re) organisaties worden meestal gecontroleerd en verwerkt op basis van een inkooporder (of bestelling) die al eerder in het administratiesysteem is vastgelegd. De inkooporder of bestelling bevat dan de rekeningcodering om de boekhouding bij te werken. Vaak aangevuld met een kostenplaats (afdeling) of een projectcode. Voor het afstemmen van inkoopfacturen met inkooporders worden de volgende methodes toegepast:

• 2-weg matching; de inkoopfactuur en de factuurregels worden (automatisch) afgestemd met de inkooporder en orderregels.
• 3-weg matching; de inkoopfactuur en de factuurregels worden voor de gefactureerde aantallen afgestemd met een eerder ontvangen pakbon of prestatieverklaring. Voor de gefactureerde bedragen vindt afstemming met de inkooporder(regels) plaats.

De praktijk leert dat facturen bij grote organisaties vaak alleen geaccepteerd worden als er een inkooporder o.i.d. is gemeld (dat hebben we ook uit onze eigen praktijk ervaren). Facturen zonder inkooporder worden dan geweigerd.

Bij facturen op basis van een inkooporder speelt RGS geen rol van betekenis, voor zover wij hebben kunnen nagaan op basis van onder meer interviews.

Ad. B. Zonder inkooporder
Bij de doelgroep MKB wordt meestal gewerkt zonder eigen inkooporders of een besteladministratie als het gaat om inkopen. Dit laatste is ook het geval als de administratie is uitbesteed aan een administratiekantoor.

Een uitzondering zijn kleine handelsbedrijven die met ERP- of logistieke softwaresystemen werken die beschikken over inkoopfuncties. Het merendeel van ondernemers in de MKB-sector maakt, in meer of mindere mate, gebruik van de diensten van een administratiekantoor.

Boekhoudsystemen gericht op het MKB zelf en administratiekantoren zetten in op boekingsintelligentie om ook inkoopfacturen (dus zonder inkooporder) zoveel als mogelijk automatisch te boeken.

Voor kostenfacturen vertoont het RGS-schema een grote gelijkenis met het gemiddelde rekeningschema van een ondernemer. Enkele voorbeelden van RGS-codes zijn:

• Betaalde huur;
• Servicekosten;
• Gas, water en elektra;
• Brandstofkosten auto's;
• Operational leasing auto's;
• Telefoonkosten;
• Contributies en abonnementen.

Mede op basis van gehouden interviews en enquêtes kan geconcludeerd worden dat RGS van toegevoegde waarde kan zijn om kostenfacturen toe te kennen aan de corresponderende (grootboek)rekeningen in de boekhouding van de afnemer, als niet gewerkt wordt met inkooporders. Met name de MKB sector kan er dan van profiteren.

De grootste uitdaging hierbij is waar in de keten RGS te koppelen aan factuur(regels). Als mogelijkheden zijn genoemd:

1. Boekingscode gevuld door de leverancier; dit wordt beschouwd als de ideale oplossing, waarbij het echter de vraag is of een leverancier kan bepalen welke RGS-code van toepassing is voor een ontvanger van de factuur?
      
2. Door een Billing Service Provider(BSP); een van de taken van een BSP is het omzetten van factuurformaten. Mede gezien de reacties op de gehouden enquête achter we dit niet waarschijnlijk. Temeer om facturen onderweg niet aan te passen.
     
3. Door boekhoudsoftware; het uitwerken van boekingsintelligentie op basis van RGS in combinatie met de SBI “Standaard Bedrijfsindeling” van de afzender en ontvanger wordt als oplossing genoemd.
    
4. Door een derde partij; In dit geval wordt een ecosysteem bedoeld, opgezet of met medewerking van bijvoorbeeld de Belastingdienst en/of de Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa).

Elektronische bon
Op Europees niveau is recent een werkgroep actief (CEN/TC 434 ) met als doel het zo mogelijk ontwikkelen van een versimpelde factuur c.q. elektronische bon (e-bon).

Als use cases worden onder meer genoemd vanuit deze werkgroep:

• declaratie van zakelijke uitgaven;
• taxibonnetjes;
• reisdeclaraties;
• parkeerbonnetjes;
• Ov-kaartjes.

Net als bij de eerdergenoemde “Kosten facturen” kan RGS mogelijk een rol spelen bij het bepalen van de grootboekrekening (c.q. kostensoort) bij use cases waarbij een e-bon in de administratie van de afnemer terecht komt.

Nederland participeert via het Standaardisatieplatform e-facturatie (STPE) in de eerdergenoemde werkgroep. Het inbrengen van het voorstel om een boekingscode op te nemen in de e-bon is dan ook beslist aan te raden. Deze boekingscode is dan voor Nederland in te vullen via de betreffende RGS-codes.

Bij het opnemen van een e-bon in de boekhouding spelen, los van RGS, wel enkele aandachtspunten op het gebied van betrouwbaar boekhouden, denk aan:

• wat als iemand in een privé auto tankt met een pas van de zaak.
• als sprake is van een vaste kilometervergoeding zitten parkeerkosten daar in de regel in.
• de regels rondom de werkkostenregeling (WKR).

Het is zaak om deze punten vooraf goed af te stemmen met de Belastingdienst.

Het automatisch opnemen van een e-bon in de administratie van een afnemer leidt uiteindelijk tot minder administratieve handelingen. Losse bonnen scannen, herkennen en boeken is dan niet meer nodig. Daarnaast vergroot het de betrouwbaarheid van de administratie van een ondernemer.

Fiscaal
Met enige regelmaat is fiscale regelgeving van toepassing op het boeken van facturen. Bekende voorbeelden zijn:

1. Een inkoopfactuur die betrekking heeft op de aanschaf van een computer. Als een actief (zoals een computer voor zakelijk gebruik) een aanschafwaarde heeft boven een vastgestelde grenswaarde (€ 450 excl. BTW in 2020) is het verplicht deze computer op de balans op te nemen en de kosten te verdelen (af te schrijven) over meerdere jaren. Een computer onder de grenswaarde kan direct als kosten geboekt worden.
      
2. Een inkoopfactuur die betrekking heeft op een verblijf in een hotel. Dit laatste wordt geboekt als reis- en verblijfkosten, waarbij de BTW over de overnachtingskosten volledig aftrekbaar is, maar de BTW over consumpties (denk aan diner of ontbijt) niet aftrekbaar is.

In hoofdstuk 4.2.6 “Fiscaal” (van het complete rapport) zijn meer voorbeelden genoemd en is fiscale regelgeving met name voor de gemiddelde MKB-ondernemer als administratieve last aangeduid met als risico dat er onbewust kostenfacturen verkeerd geboekt worden. In de meest ultieme vorm wordt fiscale regelgeving opgenomen in boekhoudsoftware, zodat inkoopfacturen zoveel als mogelijk, ook fiscaal gezien, automatisch geboekt kunnen worden.

Door de fiscale regelgeving op te nemen in RGS, in de vorm van onder meer een toelichting en rekenregels bij de corresponderende RGS-codes, kan boekhoudsoftware daar zoveel mogelijk automatisch rekening mee houden. En wordt uiteindelijk de MKB-ondernemer ontzorgd. Dit laatste is breder dan alleen het boeken van elektronische inkoopfacturen op basis van RGS. 
  

Opvragen complete rapport met adviezen

Het complete rapport "Onderzoek naar de synergie tussen het Referentie GrootboekSchema en elektronisch factureren" (94 pagina's) met tevens de nodige adviezen, is te downloaden via de website van de Rijksoverheid.
Naar opvragen rapport Synergie RGS en e-facturatie (94 pagina's).