Rabobank wil efficiënter omgaan met de facturen die het bedrijf ontvangt van zijn duizenden leveranciers. E-factureren via Peppol is dan de beste optie, blijkt na het afwegen van een aantal scenario's. 'Vanaf de zomer van 2022 willen we in principe geen pdf-facturen per e-mail meer ontvangen', zegt Nicole Maas, Teamlead Financial Services & Operations.

Toen Maas zo'n drie jaar geleden begon bij Rabobank, wist zij dat de bank plannen maakte voor optimalisering van het factuurverwerkingsproces. Hoe dat precies vorm moest krijgen was nog niet duidelijk. De wens was om in elk geval de hoeveelheid handmatige arbeid bij het verwerken van facturen te verminderen. 'We hebben nu veel mensen en tijd nodig voor de 350.000 facturen die we jaarlijks ontvangen,' vertelt Maas, 'dus zijn we de pijnpunten in dat proces gaan analyseren.'

Hoewel Rabobank zichzelf beschouwt als een bedrijf dat leveranciers snel betaalt, kan het factuurverwerkingsproces toch nog een stuk sneller, aldus Maas. 'We zien dat we best veel handmatige toevoegingen en correcties doen bij de facturen die we ontvangen', zegt zij. 'Als er daardoor veel mensen bij de verwerking van een factuur betrokken zijn, is het risico op fouten groot. We hebben bekeken of we het bestaande proces verder konden automatiseren, maar zagen daarin onvoldoende ruimte voor echt grote verbeteringen.' Dat is het moment waarop Peppol als standaard in beeld kwam bij het Rabobank-team.

Keuze voor Peppol
De Rabobank was op zoek naar een standaard die duidelijkheid schept over de gegevens die vereist zijn voor succesvolle automatische verwerking van een factuur. Peppol biedt die standaard, vertelt Maas. 'Ook hebben we natuurlijk gekeken naar wat er in de markt gebeurt. Daar zie je de opmars van elektronisch factureren en Peppol, dus dat zijn we gaan verkennen', zegt zij. 'Peppol zorgt voor uniformiteit en standaardisatie en het is een goede basis voor verdere automatisering van je factuurproces. Bovendien is het een veilige manier van factuurgegevens verzenden.'

Geen pdf-facturen meer
'Per 1 juni 2022 willen we in principe alleen nog e-facturen ontvangen. Dit kan rechtstreeks via Peppol of via ons factuurportaal, voor leveranciers die zelf geen Peppol-aansluiting hebben. Met de verwerking van pdf-facturen per e-mail willen we vanaf dat moment dus gaan stoppen', aldus Maas. 'We werken echt toe naar uitsluitend e-factureren, omdat we geloven dat dit het beste is, zowel voor onszelf als onze leveranciers. Wij kunnen ons factuurproces stroomlijnen, terwijl leveranciers meer zekerheid en duidelijkheid krijgen over de verwerking van hun factuur, bijvoorbeeld met een digitale ontvangstbevestiging of ander bericht.'

Lees het complete artikel op NMBF.