Duurzaamheidsregistratie is een actueel onderwerp. Zo heeft het registreren van CO2-uitstoot door het bedrijfsleven alle aandacht. De vraag is dan welke softwaresystemen daar ondersteuning aan bieden. Denk hierbij ook aan het registreren van brandstoftype voor materiële vaste activa, zoals vervoermiddelen en machines. En het bijhouden van afgelegde kilometers per soort vervoermiddel en type brandstof. 

Per 2024 verplicht rapporteren over de CO2-uitstoot van het zakelijke verkeer
Heeft een organisatie meer dan 100 werknemers? Dan is het verplicht per 2024 te rapporteren over de CO2-uitstoot van het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van alle werknemers. Zo wordt gerapporteerd het totaal aantal kilometers dat werknemers in een kalenderjaar hebben afgelegd voor zakelijk en woon-werkverkeer. En het jaartotaal aan kilometers, verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.

Uiterlijk 30 juni 2025 worden de gevraagde gegevens over 2024 gerapporteerd.
Maar dat betekent wel dat betreffende gegevens per 1-1-2024 bijgehouden moeten worden.

In 2022 zat deze verplichting er al aan te komen en is deze uiteindelijk uitgesteld naar registratie vanaf 1-1-2024. Toen leveranciers van salaris- en HRM software medio 2022 is gevraagd (in het kader van de Gids salaris- en HRM software) naar de registratie verwezen verreweg de meesten naar het uitstel. Daar is dit jaar dus geen sprake meer van. Ik ben dan ook benieuwd hoever betreffende softwareleveranciers op dit moment zijn. Dat geldt ook voor andere software op het gebied van registratie van zakelijke kilometers.

In 2023 geldt de verplichting om te rapporteren nog niet. U kunt vanaf 16 mei 2023 wel vrijwillig gegevens indienen. Alle organisaties mogen dat doen. Zo ontdekt u wat de CO2-uitstoot is van de werkgebonden personenmobiliteit van uw organisatie.

Allereerst complimenten voor de documentatie "Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit" door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Daarin is erg duidelijk vermeld welke gegevens gerapporteerd gaan worden. Volgens mij zijn delen uit die rapportage ook geschikt voor andere duurzaamheidsrapportages, zoals bijvoorbeeld de indeling naar soort vervoermiddel:

1. Auto benzine;
2. Auto diesel;
3. Auto’s die behoren tot de (plug-in) hybrides;
4. Auto's 100% elektrisch;
5. Auto andere brandstoffen;
6. Motorfiets benzine;
7. Motorfilets elektrisch;
8. Bromfiets/scooter benzine;
9. Bromfiets/scooter elektrisch (incl. speed-pedelec);
10. e-(Fiets) of lopen;
11. Openbaar vervoer (OV); alleen kosten.

Toegegeven dat bovenstaande registratie betrekking heeft op organisaties met meer dan 100 werknemers. Dan hebben we het niet over het MKB. Maar de MKB-sector kan betreffende gegevens wel al op vrijwillige basis bijhouden, zeker als de software daarvoor beschikbaar is. Daar zie ik ook een belangrijke rol weggelegd voor de accountancysector als adviseur en katalysator om met duurzaamheidsregistratie aan de gang te gaan.
Meer informatie Wiki ESG en duurzaamheid > Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit.

Duurzaamheidsregistratie geïntegreerd in boekhoudsoftware
Yuki en SmartTrackers, beide ondernemingen onder de Visma vlag, lanceerden in mei 2023 de Duurzaamheidsmonitor, waarmee op basis van financiële data een onderneming direct inzicht krijgt in haar CO2-voetafdruk. Yuki is de eerste boekhoudsoftware die, in samenwerking met SmartTrackers, een geïntegreerde duurzaamheidsmonitor biedt. SmartTrackers adviseert organisaties bij onder andere de CSRD en levert ondersteunende software om een CO2-voetafdruk te berekenen en te sturen op verbetering.

Graag doe ik een oproep aan andere softwareleveranciers die duurzaamheidsregistratie hebben geïntegreerd in hun boekhoud- of andere software, om dat door te geven. In elk geval om daar melding van te kunnen te maken op deze website. 

Accountancysector
Aan de beroeps- en branche organisaties in de accountancysector (zoals NBA, Novak, SRA, Auxilium advies en Extendum) is mijn advies zoveel mogelijk samen te werken om accountants, en hun cliënten, continu te voorzien van relevante informatie en vooral concrete handvatten om duurzaamheidsregistratie al zoveel mogelijk bij de bron te kunnen opnemen.

Ik neem aan dat genoemde beroeps- en branche organisaties hun leden, al geruime tijd geleden, uitgebreid geïnformeerd hebben over het verplicht rapporteren over de CO2-uitstoot van het zakelijke verkeer per 2024 en ook de mogelijkheid voor het op vrijwillige basis alvast rapporteren van deze gegevens (al sinds 16 mei 2023). Informeer anders bij je branche organisatie naar de mogelijkheden.

Andere attentiepunten zijn alvast:

• Extra aandacht schenken aan statiegeld (emballage) in de administratie;
• Een vaste activa administratie met steeds meer kenmerken op het gebied van duurzaamheid; 
• Reiskosten OV gescheiden houden van reiskosten per kilometer. 
• Vraag aan leveranciers van administratieve software (boekhouden, salaris/hrm, erp, practice management, rapportage en audit) welke ontwikkelingen zij al hebben - of nog in het vat hebben zitten - op het gebied van duurzaamheidsregistratie.

Meer over duurzaamheid in relatie tot software.