Van der Veen & Kromhout Registeraccountants en Belastingadviseurs is een organisatie met meer dan 45 jaar ervaring. Er werken ruim 100 professionals op het gebied van accountancy en fiscaal advies. Hun 3000 zakelijke en particuliere klanten komen uit alle branches in het midden- en kleinbedrijf, de landbouw, het vrije beroep en non-profitinstellingen. Van der Veen & Kromhout heeft vestigingen in Gorredijk en Joure. Wij spraken met Rolf Rudolphy, senior accountant en IT manager.

Case
Rolf Rudolphy, IT manager, schetst de situatie voor de introductie van ZIVVER: ‘Een hoop van onze datastromen gingen al een aantal jaren via onze eigen portaloplossing, V&K-online. De conceptjaarrekeningen, belastingaangiftes et cetera, die gingen al niet meer per gewone mail. Maar dan heb je nog een categorie over van gegevens die we incidenteel uitwisselen, zoals begrotingen, maar ook andere zaken die misschien minder cijfermatig zijn maar wel vertrouwelijk. Die verstuurden we vaak toch via de normale e-mail, er maar op hopende dat het wel goed zou komen. En niet alleen naar klanten: we moeten ook nog wel eens gegevens verstrekken aan banken bijvoorbeeld, ten behoeve van financieringen.’

‘Daarnaast wisselen wij vaak hele grote bestanden uit met klanten. Met name audit files, maar ook andere gegevens voor jaarrekeningen en complete dossiers, die de maximale omvang van gewone e-mail te boven gingen. Daarom hadden we in V&K-online een faciliteit die klanten bestanden tot 200 MB liet uploaden. Dat was niet heel gebruiksvriendelijk, maar het werkte wel.’

Veiligheid voor alles
‘Als accountants zitten wij natuurlijk altijd op een hele bult met vertrouwelijke gegevens’, zegt Rudolphy. ‘Vaak financiële gegevens, maar er zitten ook persoonsgegevens bij. Van der Veen & Kromhout heeft altijd al gevonden dat je heel goed en gedegen met vertrouwelijke gegevens om moet gaan. Voor dat besef hebben we eigenlijk geen Algemene Verordening Gegevensbescherming nodig, dat is inherent aan ons beroep. De klanten vertrouwen erop en wij menen ook dat zij er op mógen vertrouwen dat wij zo goed mogelijk met hun informatie omgaan. Je moet dus je uiterste best doen om de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, in te zetten. Voor de minder gestructureerde stromen die per e-mail gaan, is ZIVVER een mooie aanvulling.’

Met ZIVVER voldoet jouw organisatie volledig aan de eisen die de AVG stelt aan e-mailverkeer. De software biedt controle voor, tijdens en na de verzending van gevoelige informatie. Rudolphy: ‘Voor ons was doorslaggevend dat ZIVVER werkt met twee factor authenticatie, in ons geval sms-codes. Zodat, mocht een e-mail in verkeerde handen komen, dat niet leidt tot een inbreuk op de vertrouwelijkheid van gegevens.’

Soepele start
Met ZIVVER mail je veilig vanuit jouw bekende omgeving, bijvoorbeeld Outlook. Dit kan door middel van de plug-in. Over de ingebruikname hiervan vertelt Rudolphy: ‘De implementatie van ZIVVER was eigenlijk geen issue. We installeerden de Outlook plug-in, gekoppeld aan de ADFS-omgeving die we al hadden. (Deze constructie zorgt ervoor dat gebruikers slechts één keer hoeven in te loggen, waarna zij toegang hebben tot al hun applicaties, red.) Dat is probleemloos en vlot verlopen. Dat maken we met andere software wel eens anders mee!

We beschikten al over de mobiele nummers die klanten gebruikten om in te loggen op de portal, dus die gebruiken we ook om veilig te mailen. We hebben op basis van een ZIVVER-template een e-mail gemaakt waarin staat waarom we dit systeem gebruiken en hoe het werkt. Die sturen we klanten toe vóór het eerste veilige bericht.’

Positieve klanten
‘Er was bij sommige collega’s wat terughoudendheid, want ‘Zit de klant daar wel op te wachten?’. Er blijkt een hele kleine groep te zijn die het lastig vindt, maar over het algemeen krijgen we juist bijzonder positieve reacties. Omdat je laat zien als kantoor dat je security heel serieus neemt en de meeste klanten stellen dat erg op prijs. De meesten zagen het als een pluspunt.’

Met ZIVVER verzend je eenvoudig bestanden tot wel 5TB. Eventuele restricties van de e-mailprovider van de ontvanger hebben daar geen invloed op. ‘Het uitwisselen van hele grote bestanden gaat met ZIVVER makkelijker dan vroeger: als een klant mij iets wil sturen, dan stuur ik hem even een ZIVVER-bericht en dan kan hij hele grote bestanden op een veilige manier terugsturen. Nou, dat is wel makkelijk. En het gebruik van ZIVVER geeft ons een gevoel van veiligheid, de zekerheid dat we gegevens veilig kunnen versturen en ontvangen. Wij profileren ons als een kantoor dat cyber security serieus neemt en daar ook maatregelen voor neemt.’