Automatisering van werkprocessen is van alle dag. Administratie- en accountancykantoren zijn er voortdurend mee bezig om de kostprijs van hun primaire proces te minimaliseren. Een aantal jaren geleden zorgde ‘LEAN thinking’ voor een nieuwe kijk op processen. Nu is dat RPA (robotic process automation). De stand der techniek geeft kantoren nieuwe kansen om op een slimme manier om te gaan met data uitwisseling en het programmeren van taken die volgens een vast patroon worden uitgevoerd. RPA is niet nieuw, maar er zijn vijf redenen waarom het nu bij veel kantoren op de agenda staat.

Softwareleveranciers hanteren de term RPA en robotic accounting al enige tijd voor het automatiseren van (handmatige) menselijke handelingen in het administratieve verwerkingsproces. Steeds meer kantoren ontdekken daarnaast dat ze zelf ook tools kunnen gebruiken om met RPA aan de slag te gaan. Met speciale RPA-software en hulpmiddelen, zoals ‘Lowcode’-tools, zijn kantoren in staat om aan de hand van eenvoudige scherminterfaces een (patroon) van taken in te stellen. Deze worden vervolgens geautomatiseerd uitgevoerd. Deze patronen kunnen worden gemaakt met behulp van aanklikbare bouwstenen (acties, triggers). Technische kennis is niet nodig, enige affiniteit wel gewenst.

Waarom kantoren nu met RPA aan de slag gaan:

1. Toenemende integratiemogelijkheden. Een gemiddeld kantoor heeft inmiddels meer webbased-applicaties in gebruik, dan lokaal geïnstalleerde software applicaties. Deze ontwikkeling gaat snel. Een typisch kenmerk van moderne applicaties gebaseerd op een cloud-infrastructuur is de connectiviteit. Steeds meer applicaties hebben hierdoor een open opzet, waarbij data via een zogenaamde ‘API’ in de software kan worden geplaatst of eruit gehaald. Het verwerken van data via de scherminvoer kan dan geleidelijk aan worden vervangen door geautomatiseerde dataverwerking via de API.
      
2. Data als belangrijke bron voor een klant- en adviesgericht kantoor. Het adequaat up-to-date houden van de financiële- en loonadministratie is voor veel kantoren een must. De covidcrisis heeft deze behoefte voor veel ondernemers (en daarmee de kantoren) extra gestaafd. Niet alleen zijn kantoren op zoek naar mogelijkheden voor een integraal en actueel klantbeeld, ook zien ze kansen om sneller te kunnen acteren als bijzonderheden blijken uit de verwerking. In beide behoeftes voorziet RPA: data extractie en automatische signalering bij bijzonderheden die blijken uit de data.
     
3. Vooruitgang boeken onafhankelijk van softwareleveranciers. Een gemiddeld kantoor beschikt over 16 verschillende softwareapplicaties. Toch zijn er altijd processen waarin de aanwezige software niet voorziet. Daarin vervult RPA-software een essentiële behoefte: het automatiseren van ‘randzaken’. Bijvoorbeeld voor het geautomatiseerd bijhouden van een planningsbestand, wat nu in Excel gaat. Met RPA heeft het kantoor ook de mogelijkheid om processen ‘applicatie overstijgend’ te automatiseren. De vooruitgang en innovatie van het kantoor wordt minder afhankelijk van de ontwikkel-roadmap van softwareaanbieders, het kan zelf stappen zetten.
      
4. De opkomst van laagdrempelige en goedkope tools. Software voor RPA was tot voor kort een behoorlijke investering voor kantoren. Slechts een aantal accountantskantoren, met name uit de top-30, was er om die reden mee bezig. Microsoft heeft echter voor een belangrijke verschuiving gezorgd. Door de verdergaande integratie van applicaties binnen haar 365-ecosysteem, kreeg Power Automate grote bekendheid. Het is een standaard onderdeel van het Microsoft applicatieportfolio waar nagenoeg ieder administratie- en accountantskantoor over beschikt. Gartner’s Magic Quadrant voor RPA, laten de opmars van Microsoft zien:

   

5. Kunnen automatiseren van oudere software. Met RPA- en low-code software zijn taken in te stellen in een eenvoudige scherminterface. Bijvoorbeeld om data uit te wisselen tussen software applicaties met behulp van een API. Ook taken in oudere software (ook wel legacy software genoemd) zonder API die bijvoorbeeld op een lokale IT-infrastructuur opereert zijn te robotiseren. Door middel van schermopname worden patroongerichte taken ‘opgenomen’ voor herhaling. Door de overname van Softomotive heeft Microsoft onder de noemer ‘Power Automate Desktop’ zijn RPA propositie hiermee uitgebreid.

Elk kantoor dat RPA onderzoekt komt tot legio processen die zich lenen voor robotisering. Van het extraheren van data en automatisch genereren van opdrachtbevestigingen, tot geautomatiseerd delen van rapportages en doorlopen van klantacceptatie-procedures. Ook in relatie tot klantinteracties wordt er door kantoren al geëxperimenteerd met (ro)bots en automatische opvolging. Microsofts Power Automate geniet daarbij grote belangstelling.

Enorme groeiverwachting RPA en uitbreiding cognitieve functies
De markt van RPA wordt in de Tech-industrie als een groeimarkt bestempeld. RPA-en lowcode tools zijn bezig aan een opmars en de komende vijf jaar worden daarnaast wereldwijd 500 miljoen gecreëerde apps verwacht. Het weerspiegelt de potentie. Waar RPA nu helpt bij het modelleren en automatiseren van processen, zullen slimme functies de impact van RPA vergroten. Cognitieve Automation wordt als de volgende stap gezien waarbij ook ongestructureerde informatie geautomatiseerd verwerkt kan worden. Hierbij worden AI en machinelearning gecombineerd met RPA. Onderstaande afbeelding licht dit toe;

Kennismaken met nieuwe technieken: AI Builder en Process Advisor
In Power Automate kan het kantoor bijvoorbeeld nu al beschikken over Microsofts AI-builder. Functies als extractie van informatie, automatische classificatie, tekstherkenning en vertaling, sentimentanalyses en factuurherkenning zijn voorbeelden die direct als bouwsteen inzetbaar zijn. Daarnaast zijn AI-modellen te maken en te trainen voor bijvoorbeeld automatische formulierverwerking (bijvoorbeeld aangeleverde informatie van klanten) en voorspellingen. Met deze functies kunnen kantoren alvast experimenteren voor de volgende stap met RPA.

Daarnaast heeft Microsoft recent de Process Advisor (bèta) toegevoegd aan Power Automate. Deze functie maakt opnames van de uitvoering van werkzaamheden en adviseert door middel van Process Mining over verbeteringen, gemiddelde taaktijden en procesvariatie. Het kan kantoren waardevolle inzichten opleveren bij het verder optimaliseren van klant- en ondersteunende processen binnen het kantoor.