Blog door Mitchel Klaassen, DOCCO

Als je over een Microsoft 365-licentie beschikt, heb je in de meeste gevallen al direct toegang tot de tools van het Microsoft Power Platform. Het Microsoft Power Platform bestaat o.a. uit Power BI, Power Automate (ook wel bekend als Flow) en Power Apps. Je kunt kennismaken met deze tools, zonder direct kosten te maken. Maar waarvoor gebruik je deze tools nu en welke technologieën bevatten de tools? In deze blog gaan we daar verder op in. 

Algemeen, maar ook binnen de accountancy, spreken we al jaren over begrippen als Business Intelligence (BI) Artificial Intelligence (AI), Machine Learning, OpenAPI, Low-code etc. Wat betekenen deze begrippen? En hoe kan ik ze toepassen in de praktijk met het Power Platform van Microsoft?

Cloud computing
Cloud computing betekent dat IT-diensten via internet worden aangeboden, zoals software, databases, servers en netwerken. Je hebt hiermee altijd en overal toegang tot de software, applicaties, dataverwerking en gegevens. Dit hangt ook samen met de term Software as a Service (SaaS). Dit is een model waarbij softwareleveranciers veelal zelf hun software via internet aanbieden. SaaS applicaties zijn in de regel benaderbaar via een webbrowser. SaaS is bedoeld voor de eindgebruiker.

Het Microsoft Power Platform is een geheel ‘cloudbased’ platform.

Big Data
Big Data voor de exponentiele toename van de omvang van grote hoeveelheden datasets afkomstig uit meerdere bronnen.

Binnen het Microsoft Power Platform kun je in Dataverse datasets opslaan en met de data connectors uit de ‘Microsoft store’ met externe databronnen verbinden. Daarnaast kun je ook nog je eigen data connector maken binnen het Power Platform om zo met databronnen te verbinden die (nog) niet in de Microsoft store beschikbaar zijn. Dit werkt veelal op basis van de OpenAPI technieken.

Business Intelligence
BI is in de accountancy een van de bekendste termen. BI staat voor het omzetten van grote hoeveelheid data, bijvoorbeeld uit de onderneming zelf, in bruikbare informatie. Meestal wordt die bruikbare informatie dan gepresenteerd in Dashboards. Dit deden we vroeger veelal in Excel met complexe formules en datasheets.

Power BI is de applicatie voor het bouwen van interactieve dashboards inclusief het opzetten van het datamodel. Met Power BI maak je ook verbinding met externe bronnen via data connectoren.

OpenAPI
Een Application Programming Interface (API) is -in eenvoudige bewoordingen- een protocol en koppelvlak die je kunt hanteren bij het aanroepen van software(functies). Het zorgt ervoor dat systemen onderling gegevens kunnen uitwisselen via een afgesproken standaard formaat en methode. OpenAPI is een standaard voor de REST API’s. In een REST API worden de gegevens via JSON met elkaar uitgewisseld.

Binnen het Microsoft Power Platform is alles gebouwd op de OpenAPI techniek en kun je andere bronnen ook koppelen door de inzet van de API’s. Dit werkt met de data connectors die je aanspreekt in de verschillende applicaties, zoals bijvoorbeeld Power Automate of Power BI.
Stel je wil een dashboard met ‘live’ data bouwen op basis van je financiële administratie. Dan haal je die data op via de data connector in plaats van bijvoorbeeld het maken van Excel exports en deze vervolgens met de hand in te lezen.

AI & Machine learning
Deze twee begrippen worden vaak samen en door elkaar gebruikt, maar verschillen wel degelijk van elkaar. AI (Artificial Intelligence, ook wel kunstmatige intelligentie genoemd) is een verzamelnaam voor de wetenschap die zich bezighoudt met het creëren van machines, die een zekere vorm van intelligentie vertonen. Machine Learning is hier een onderdeel van. Spitst zich toe op de technologie waarmee computers en systemen slimmer kunnen worden op basis van de ingevoerde data. En dan heb je nog het begrip Deep Learning: de verzamelnaam voor een groep technieken voor zelfsturende Machine Learning, waarbij algoritmes zichzelf slimmer maken.

Binnen het Microsoft Power Platform pas je deze technieken toe. Bijvoorbeeld om financiële administratie datamodellen te trainen, zodat er op basis van historische data forecasting voorspellingen gedaan worden. Daarnaast pas je in de AI Builder, door Microsoft onderhouden, AI-elementen toe in je processen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om met Power Automate data te extraheren uit paspoorten en ID bewijzen. Hoe meer paspoorten en ID bewijzen door dit AI-element gaan, hoe beter de herkenning en de kwaliteit van data wordt.

RPA
Dit staat voor Robotic Proces Automation en is een van de populairste termen op dit moment. Met RPA-technieken kun je software programmeren die menselijke handelingen uitvoert. Vergelijk het met Macro’s in Excel, waarbij je een bepaalde handeling opneemt en die dan geautomatiseerd kunt herhalen. Met Power Automate ontwikkel je zulke macro’s en andere slimme robotiseringen binnen heel veel applicaties en ook tussen die applicaties. Denk bijvoorbeeld voor het geautomatiseerd synchroniseren van CRM-data tussen pakket a en pakket b.

No-code / Low-code
Met deze twee begrippen worden de technieken bedoeld die staan voor het snel ontwikkelen van applicaties. Je hoeft met deze technieken namelijk zelf minder code te gebruiken om daadwerkelijk iets te ontwikkelen. Binnen het Power Platform is Power Apps de low no-code oplossing. Met Power Apps bouw je zelf apps met behulp van bouwblokken die in het platform beschikbaar zijn. Zo maak je bijvoorbeeld snel een appje om een WWFT- of klantacceptatieformulier in te vullen. Met Power Automate laat je dat ingevulde formulier landen in bijvoorbeeld een SharePoint lijst.

Chatbots
Met een chatbot voer je een gesprek die op basis van jouw informatiebehoefte is geprogrammeerd en je het juiste antwoord geeft. Denk aan Siri van Apple en Alexa van Amazon. Je vraagt zo’n chatbot een taak uit te voeren. Zo’n chatbot kan zelfs op basis van data en de voorspellende intelligentie suggesties voor jou doen. Binnen het Microsoft Power Platform kent men Power Virtual Agents, dit is de chatbot applicatie binnen Microsoft. Je programmeert zo’n AI-gedreven chatbot zelf om bijvoorbeeld vaktechnische vragen te laten beantwoorden of veel gestelde vragen door uw klanten te beantwoorden.

IOT
IOT staat voor Internet Of Things. Met dat begrip wordt bedoeld dat apparaten via internet met elkaar verbonden zijn en hierdoor zelf beslissingen nemen. Denk bijvoorbeeld aan de slimme deurbel of thermostaat die je op afstand aanzet. Met behulp van Power Automate en Power Apps bouw je bijvoorbeeld oplossingen om bepaalde processen op die slimme apparaten te initiëren.

Blockchain
Deze techniek is misschien wel het bekendste, omdat deze gebruikt wordt bij cryptovaluta. Maar wat is het nu eigenlijk? Het is min of meer een online database waarin transacties worden bijgehouden en opgeslagen. Dit zijn heel veel verschillenden soorten transacties, zoals dus crypto-transacties maar ook contracten en digitale overeenkomsten. Met Power Automate leg je verbindingen met connectoren die op het blockchain netwerk zijn aangesloten. Bijvoorbeeld voor processen rondom ‘smart-contracts’ verder te automatiseren.

Technieken en tools gebruiken
Zo lijken al de hiervoor genoemde technieken misschien een ver van je bed show. Als je nu kijkt naar de praktische toepassingen en de tools die het Microsoft Power Platform biedt, zijn deze technieken stiekem toch best dichtbij en toepasbaar in de praktijk. Zeker ook binnen de accountancy. Ik zie veel mooie voorbeelden van kantoren die deze technieken en tools gebruiken om processen te optimaliseren, robotiseren of bijvoorbeeld om inzichten te creëren.

Wil je nu starten met deze technieken dan is mijn advies om klein te beginnen. Maak bijvoorbeeld een keer een slimme lijst in SharePoint Lists. Voor bijvoorbeeld de planning van je opdrachten. Maak op basis van die lijst een app met Power Apps om de mutaties in te voeren. Waarna je vervolgens met Power Automate, op basis van een status, een bericht plaatst in een Teamskanaal. En inzicht in planning geeft door visualisaties van de lijst in Power BI.