Bijdrage door Jacques van Nes,

Inleiding
Elektronische B2B berichtuitwisseling wordt eigenlijk al sinds de jaren '80 van de vorige eeuw gebruikt. Meest bekend en gebruikt was de zogenaamde EDIFACT standaard.

Tussen de jaren 80 en het begin van Peppol, 2008 ongeveer, zijn er diverse andere varianten op de markt gekomen. Waarbij tot op vandaag het versturen en ontvangen van facturen voor een groot deel via PDF gebeurt. PDF is slechts een elektronische afdruk van de factuur en veel organisaties gebruiken extra software om de leveranciersfacturen te scannen en om te zetten in data elementen die uw (Boekhoud- c.q. ERP) systeem kan verwerken. Dit proces is en blijft relatief traag en foutgevoelig.

Met de introductie van Peppol is er een nieuw platform ontwikkeld, met als berichtenstandaard UBL (https://ubl.xml.org/), om vastgelegde berichten uit te wisselen. U zou het de EDIFACT van deze eeuw kunnen noemen. Peppol begint meer en meer omarmd te worden in meerdere landen, en diverse nationale overheden zijn momenteel druk doende om organisaties ‘met wat dwang als nodig’ op Peppol te krijgen.

De voordelen van volledige digitale en geautomatiseerde uitwisseling van berichten is dat het milieuvriendelijker en efficiënter is. Waarbij het in sommige landen makkelijker is voor lokale belastingautoriteiten om mee te kijken. 

Waar men terecht ongerust over mag zijn, is dat er weer een extra ‘tool’ in gebruik genomen moet worden om aansluiting te krijgen met het Peppol netwerk. Dure IT'ers met hun abracadabra en de zogenaamde Peppol access provider die het ook niet gratis doen. Vervolgens moet het allemaal nog naadloos aansluiten.

Oracle Fusion Applications
Binnen Oracle Fusion Applications (een suite van applicaties die is gebouwd op Oracle Cloud) bestaat het Collaboration Messaging Framework (waarvoor verder de afkorting CMK gebruikt wordt). Deze module is bedoeld voor communicatie met externe partijen om bijvoorbeeld aan te sluiten op het Peppol netwerk (via een Peppol service providers).

Overigens ondersteunen zowel Peppol als CMK een breder gamma aan berichten, bijvoorbeeld uitwisseling van inkooporders, leveringsberichten enz. Mijn voorspelling is dat als men straks toch ‘verplicht’ aangesloten wordt op het Peppol netwerk, deze andersoortige berichten meer en meer gebruikt zullen worden.

Het ‘goede’ nieuws in dit artikel is dat de CMK al binnen uw bestaande licentie zit van de Oracle Cloud Fusion Application suite.

De CMK kunnen we op hoger niveau onderverdelen in de volgende functionaliteiten:

1. Het opzetten van de communicatie methode met de business partner
   Dit kan sFTP, EDI, E-Mail of webservices zijn. Voor de koppeling met de Peppol provider gebeurt dit via webservices, waar in dit artikel nader op ingegaan wordt.
   
   In deze setup is dus een samenwerking nodig met de provider om af te stemmen welke (webservices) er aangeboden worden en hoe. U kunt meerdere ‘kanalen’ opzetten. Voor Peppol kan dit handig worden, omdat in een aantal landen andere of extra voorwaarden bepaald zijn (denk aan Polen of Italië).

2. Het opzetten van het type berichten dat ondersteund wordt
   Deze maken de vertaling (mapping) tussen de informatie in de database tabellen, naar het UBL bericht. Oracle biedt een aantal van deze berichten aan. Het is niet mogelijk, zover mijn kennis reikt, om zelf extra types aan te maken.
   
   Dan komen de dure IT-ers graag bij u op de koffie. Wel is Oracle actief aan het doorontwikkelen op deze module en regelmatig worden nieuwe functionaliteiten toegevoegd bij een nieuwe release.
   Ten tijde van dit schrijven ondersteunt CMK de volgende Peppol berichten:
   * UBL-2.1-PEPPOL-Invoice-In;
   * UBL-2.1-PEPPOL-Invoice-Out;
   * UBL-2.1-PEPPOL-Invoice-Out-V2;
   * UBL-2.1-InvoiceApplicationResponse-In;
   * UBL-2.1-InvoiceApplicationResponse-Outbound.

   Let op:
   Dat in overleg met uw Peppol aanbieder de URL’s voor de webservices afgesproken worden. Welke moet u aanroepen voor uitgaand, en welke opgezet moet worden op het Peppol platform voor de inkomende berichten.
   Denk ook aan de beveiliging van de services!  

3. Het opzetten van conversietabellen voor uw grootheden
   In uw situatie kan bijvoorbeeld de code voor BTW-Hoog een andere zijn dan bepaald in de Peppol definitie.

   Bovenstaande 3 stappen zet u eigenlijk eenmalig op en worden gekoppeld aan de business partner waar u de berichtuitwisseling mee gaat activeren. CMK biedt gebruiksvriendelijke schermen aan waarin u deze setup kan toevoegen en onderhouden.  

4. Het koppelen van uw business partners aan de verzendmethode
   Deze koppeling gebeurt ook in CMK. U zoekt de klant of leverancier op, en bepaalt welke berichten, met welk communicatiekanaal, verzonden of ontvangen worden.
   Voor Peppol moet tevens de identifier ingegeven worden waaronder de partij bekend is in de Peppol directory. Bijvoorbeeld Btw-. Kvk-, of GS1 nummer. Met hulp van de setup in CMK wordt het vervolgproces uitgevoerd.
   
   Hierdoor is het zeer eenvoudig om de factuur aan leverancier X te verzenden via E-Mail, Y naar de printer, A via Peppol en B via de speciale Peppol voor Polen.

5. Opvolging en oplossen van fouten in de berichtuitwisseling.
   CMK biedt een krachtig scherm om inzichtelijk te krijgen welke berichten met welke partijen uitgewisseld worden en of deze succesvol verwerkt zijn of niet. Indien nodig kunnen deze gecorrigeerd worden en opnieuw verwerkt.
   Spreek af met uw business partners af wat mogelijk is in geval van correcties!
   
   Dankzij de ondersteuning van het ApplicatieResponseBericht, mits ondersteund door uw businesspartner, heeft u extra zekerheid dat de factuur door haar (of uw) systeem goed verwerkt is.

Als laatste nog een paar tips

• Als u in de fase komt om elektronische factuuruitwisseling te activeren, spreek altijd af met uw business partners (klanten/leveranciers) of zij er ook klaar voor zijn.
  
  
• U kunt veelal een testomgeving aanmaken op Peppol die u koppelt aan de test instance van de Oracle suite. Voordat u dan ‘live’ gaat met uw Peppol/ business partners kunt u eerst uittesten of de setup, de koppelingen en de functionele uitwisseling met partners correct werkt.

Tot slot: Het overschakelen naar elektronische berichtuitwisseling via Peppol heeft impact voor u, en voor uw partners.
Wat hierboven besproken is ziet er eenvoudig uit, maar doe het goed doordacht, en test alles voordat u er mee live gaat.

Indien u nog verdere vragen heeft over de aansluiting van uw Oracle Cloud Application suite aan Peppol, of bijkomend advies / hulp nodig is, twijfel niet om met mij contact op te nemen.

De Oracle documentatie over de CMK vindt u hier.

Dank voor uw interesse in dit artikel.

Jacques van Nes
Zelfstandig en onafhankelijk senior Oracle Cloud Fusion application consultant
jacques.van.nes@gmail.com 
www.linkedin.com/in/jacquesvannes/