Softwarepakketten.nl
Exact Software

Functionaliteit software digitaal dossierbeheer voor de auditfunctie

Pakketsoort - Audit en dossierbeheer > Functionaliteit software digitaal dossierbeheer voor de auditfunctie

Algemene eigenschappen

  • Is het mogelijkheid om zonder verbinding met een centrale database te kunnen werken? Bij opslag in een centrale database moet de mogelijkheid bestaan om met een kopie te werken indien geen netwerkverbinding voorhanden is. Bij netwerkverbinding kan dan weer synchronisatie met de centrale database plaatsvinden.
      
  • Werkt het pakket met rechten en rollen, waarbij bepaalde functies/taken toe wijzen aan bepaalde medewerkers, zoals het uitvoeren van bepaalde werkprogramma's?
      
  • Beschikt het pakket over zoekfuncties in dossiers en archief?
      
  • Is een logging mogelijkheid aanwezig van alle handelingen en activiteiten die medewerkers uitvoeren binnen een dossier/opdracht?

Voor uitgebreide informatie over algemene eigenschappen zie de WIKI Selectie van standaard software.

Relatiegegevens

  • Zijn de dossiers vanuit de relatie(kaart) op te vragen? De relatiekaart is dan in feite de centrale cockpit voor alle onderliggende dossiergegevens.
       
  • Kunnen specifieke accountancygegevens worden vastgelegd? Zoals bij een relatie de fiscale nummers en de rechtsvorm.
      
  • Kunnen relaties van cliënten worden vastgelegd? Zoals notaris en bankrelatie van een cliënt.

Voor uitgebreide informatie over relatiebeheer en andere eigenschappen, zie Practice management.

Dossiers/opdrachten algemeen
In het kader van de WTA (Wet Toezicht Accountantsorganisaties) is er ook aandacht voor cliënt- en opdrachtacceptatie. De WTA spreekt van opdrachtaanvaarding en -continuëring. Het gaat erom dat de software functies bevat die cliént- en opdrachtacceptatie ondersteunen. Bijvoorbeeld door het vooraf registreren van het (kantoor)beleid (welke soort klanten worden wel en niet aangenomen) en het toetsen bij de opdrachtaanvaarding. Veelal gaat het hierbij om het aflopen van een checklist, waarbij de resultaten daarvan in het digitale dossier vastgelegd worden. Op deze wijze kan achteraf aangetoond worden op welke wijze acceptatie is getoetst.

  • Hoe is de dossierindeling geregeld?
       
  • Kunnen dossiers aan elkaar gekoppeld worden? 
      
  • Kan met subdossiers gewerkt worden? 
       
  • Wat zijn de waarborgen om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van de opgeslagen dossiergegevens?
       
  • Volgens welke criteria is zoeken naar dossiers mogelijk?
       
  • Kan er over verschillende dossiers heen gezocht worden? 
        
  • Kunnen activiteiten (in de accountancy vaak aangeduid als werkcodes) gegroepeerd worden? Groeperen naar: administratie, aangiftes, jaarrekening, salarisadm., etc.
       
  • Kan de inhoud van een dossier/opdracht onderverdeeld worden naar een boomstructuur? En kent deze boomstructuur dan beperkingen qua niveaus.
       
  • Kan er een backup gemaakt worden van een dossier/opdracht om bijvoorbeeld op een PC van een medewerker te plaatsen om verder uit te werken? Met bijbehorende documenten.
       
  • Kan een dossier/opdracht vanaf een PC van een medewerker eenvoudig (terug)geplaatst worden op een dossieromgeving op bijvoorbeeld een server? Met bijbehorende documenten.
      
  • Kan een dossier gereed gemeld en afgesloten worden? Waarna er geen mutaties meer mogelijk zijn.
      
  • Kan een dossier weer geopend worden, waarbij het eerder afgesloten dossier ook bewaard blijft. Er ontstaat dan als het ware een kopie van een afgesloten dossier.

Opdrachten voorbereiden c.q. uitvoeren

  • Kan een team worden toegekend aan een dossier of opdracht?
     
  • Zoals teamleider, accountant, assistent accountant en fiscalist. Zo ja, is dit dan mogelijk per dossier en/of opdracht en is specificeren naar teamindeling mogelijk?
      
  • Kunnen toegewezen personen gelijktijdig samenwerken aan één dossier?
      
  • Kunnen aantekeningen vastgelegd worden? Zo ja, op welke niveaus.

Dossiers/opdrachten beveiliging

  • Is een opdracht na goedkeuring nog te wijzigen? 
      
  • Kunnen (gevoelige) dossiers beveiligd worden op basis van autorisatie?
     
  • Kunnen dossiers via een ‘alleen lezen’ functie aangeboden worden aan bepaalde medewerkers.

Planning / voortgang

  • Zijn er functies op het gebied van planning en voortgangsbewaking opgenomen? 
      
  • Is het mogelijk opdrachten te plannen?
       
  • Is de voortgang van een opdracht te volgen met bijbehorende status?
      
  • Is de voortgang per medewerker te volgen?
       
  • Zijn er voortgangsrapportages naar meerdere inzichten mogelijk?
     
  • Is er workflow functionaliteit beschikbaar?

Dossiersoorten

  • Is registratie van permanente dossiers mogelijk?
     
  • Is registratie van jaardossiers mogelijk? Voor met name de jaarlijkse controle van de jaarrekening.
      
  • Is registratie van projectdossiers mogelijk? Het gaat hier feitelijk om eenmalige opdrachten waarvan de resultaten in een dossier worden vastgelegd. Bijvoorbeeld een adviesopdracht.
       
  • Is registratie van fiscale dossiers mogelijk?
      
  • Is er registratie van overige dossiers?
      
  • Is een kantoor specifieke indeling mogelijk voor de dossiers?
      
  • Worden standaard dossierindelingen meegeleverd met het pakket? Zo ja, om welke indelingen gaat het dan.

Werkprogramma’s
Voor het uitvoeren van controles en andere opdrachten beschikken systemen voor digitaal dossierbeheer vaak over de mogelijk om werkprogramma's samen te stellen. Een functie is dan tevens het inlezen van externe werkprogramma's (zoals van NOVAK en SRA). 

Voorbeelden van werkprogramma's:

  • Cliëntacceptatie;
  • Het samenstellen van een jaarrekening op commerciële grondslag;
  • Het samenstellen van een jaarrekening op fiscale grondslag voor een onderneming;
  • Het samenstellen van een kredietrapportage voor een onderneming;
  • Het samenstellen van tussentijdse cijfers;
  • Beoordelen van een jaarrekening;
  • Controle van een jaarrekening;
  • Het afgeven van een due diligence verklaring;
  • Bepalen van inbreng (in natura);
  • Subsidiecontrole;
  • Aangifte vennootschapsbelasting;
  • Aangifte omzetbelasting (en factuurvereisten);
  • Aangifte loonbelasting;
  • Aangifte IB (inkomstenbelasting) DGA;
  • Aangifte (IB)plus;
  • Verzekerd belang; 

Functionaliteit voor werkprogrmma's:

  • Zijn er functies op het gebied van werkprogramma’s opgenomen? 
     
  • Zijn werkprogramma’s zelf samen te stellen op basis van activiteiten door eindgebruikers?
      
  • Kunnen werkprogramma’s gekoppeld worden aan de omvang van de opdracht, zoals naar de omvang van een bedrijf (MKB, Middelgroot en groot) of bepaald segment?
      
  • Kan per opdracht worden aangegeven welke onderdelen van een werkprogramma uitgevoerd moeten worden?
      
  • Kan per opdracht een bestaand werkprogramma aangepast worden. Dus bijvoorbeeld nieuwe activiteiten toevoegen.
      
  • Kan per opdracht een werkprogramma nieuw aangemaakt worden?
      
  • Is het mogelijk bestaande werkprogramma’s te importeren? Werkprogramma’s, of beter gezegd modellen voor werkprogramma’s, worden uitgegeven door meerdere organisaties.Welke werkprogramma’s van welke organisaties kunnen dan geïmporteerd worden. Zoals werkprogramma's van Novak of SRA.
     
  • Kan een toelichting worden gegeven als wordt afgeweken van een standaard werkprogramma bij een opdracht?
      
  • Is er een werkprogramma op basis van de saldibalans aanwezig? Een risico analyse uitvoeren op basis van de cijfers in de saldibalans ter bepaling van het werkprogramma.
      
  • Is een werkprogramma uit te voeren op basis van materialiteit?
      
  • Is een werkprogramma uit te voeren op basis van voorloopvragen?

Auditfuncties

  • Zijn er functies voor cijferbeoordeling?
     
  • Zijn er functies voor materialiteit? Om vast te stellen welke gegevens van materiaal belang zijn voor controle van de jaarrekening.
      
  • Zijn er functies voor risicoanalyse opgenomen?
      
  • Zijn er functies voor data-analyse opgenomen?
      
  • Wordt de Auditfile ondersteund? Zo ja, welke type Auditfiles: (XAF, XAS, XAA) en welke versies van deze auditfiles.
      
  • Zijn er functies voor het beoordelen van de organisatie?
      
  • Zijn er functies voor een uitgebreide tekstuele beoordeling mogelijk? 
      
  • Zijn er specifieke auditfuncties opgenomen t.b.v. de impact van SBR op het controleproces?
      
  • Zijn er nog andere auditfuncties opgenomen?

Controle uitgevoerde audit- werkzaamheden

  • Is (collegiale) toetsing opgenomen?
      
  • Op welke wijze wordt degene die moet controleren attent gemaakt op een toetsing die moet plaatsvinden?
      
  • Is sprake van een (automatische) workflow voor toetsing van uitgevoerde werkzaamheden?
      
  • Op welke wijze wordt de status van een toetsing bijgehouden?
     
  • Zijn er nog andere controlemogelijkheden opgenomen op de uitgevoerde werkzaamheden?

Correspondentie

  • Zijn er functies voor het vervaardigen van correspondentie opgenomen?
     
  • Zijn sjablonen in te richten? In welke formaten is dit dan mogelijk.
     
  • Zijn standaard brieven op te nemen? Op welke wijze.
      
  • Is een spellingchecker opgenomen? Op welke wijze.
       
  • Is er dan een verplichte koppeling met MS Word en zo ja, met welke versie van Word?
      
  • Kan een brief gekoppeld worden aan een opdracht c.q. dossier?
       
  • Kan een brief gekoppeld worden aan een relatie?
      
  • Kunnen relatie- en dossier/opdrachtgegevens (dynamisch) gekoppeld worden aan correspondentie? 
      
  • Kan vanuit een opdracht c.q. dossier direct een email gezonden worden met bijlage die tevens gearchiveerd worden bij een dossier?
       
  • Kunnen ontvangen emails en bijlagen van emails opgenomen en geraadpleegd worden?
      
  • Zijn er nog andere functies op het gebied van correspondentie opgenomen? 

Rapportages

  • Welke rapportages kunnen samengesteld worden van dossiers/opdrachten?
       
  • Kan de gebruiker specifiek aangeven welke teksten (bijvoorbeeld over een beoordeling) wel/niet in een bepaalde rapportage terecht komen?
       
  • In welke mate heeft de gebruiker invloed op de indeling van rapportages?

Archivering

  • Kunnen dossiers/opdrachten met bijbehorende correspondentie gearchiveerd worden in een apart archiefsysteem?
     
  • Kan er nog gezocht worden in gearchiveerde dossiers/opdrachten?
      
  • Kan een gearchiveerde dossier weer actief gemaakt worden?
      
  • Kan een gearchiveerd dossier weer actief gemaakt worden via een kopie dossier, waarbij het gearchiveerde dossier intact (ongewijzigd) blijft?

Documentbeheer

  • Zijn er functies voor documentbeheer opgenomen?
      
  • Kunnen documenten eenvoudig opgenomen worden bij een dossier/opdracht?
      
  • Is automatisch indexeren van documenten aanwezig?
      
  • Is scannen van documenten mogelijk?
      
  • Is naar keuze opslaan van documenten op papier of in PDF mogelijk?
       
  • Is er een zoekfunctie?
      
  • Is er een zoekfunctie in gekoppelde documenten?
      
  • Worden documenten binnen dossiers opgeslagen (embedded - ingesloten in de database als blob-file) of is er alleen een koppeling (link) naar documenten?
       
  • Kunnen geheime documenten afgeschermd worden? 

Importeren / exporteren

  • Kunnen er gegevens geïmporteerd worden? Zo ja, welke gegevens en in welke formaten.
       
  • Kunnen er gegevens geëxporteerd worden? Zo ja, welke gegevens en in welke formaten.

Koppelingen

  • Is er een koppeling met software voor samenstellen van de jaarrekening? Zo ja, met welke systemen.
     
  • Is er een koppeling met software voor controle van de jaarrekening? Zo ja, met welke systemen.
     
  • Is er een koppeling met software voor het uitvoeren van data-analyses?
      
  • Is er een koppeling met fiscale aangiftesoftware? Zo ja, met welke systemen.
      
  • Is er een koppeling met een financiële administratie? Zo ja, met welke systemen.
      
  • Is er een koppeling met software voor documentbeheer? Zo ja, met welke systemen.
      
  • Is er een koppeling met portaalsoftware? Zo ja, met welke systemen.
     
  • Kent het pakket overige koppelingen? Zo ja, met welke systemen.

Integratie office omgeving

  • Is een directe integratie met Word mogelijk? Hoe is dit dan opgelost. Bijvoorbeeld een extra knop in Word. Of vanuit een dossier direct Word aanroepen. En wat zijn dan de versies van Word die ondersteund worden.
       
  • Is een directe integratie met Excel mogelijk? Hoe is dit dan opgelost. Bijvoorbeeld een extra knop in Excel. Of vanuit een dossier direct Excel aanroepen. En wat zijn dan de versies van Excel die ondersteund worden.
      
  • Zijn er andere integraties met een Office omgeving? Geef hier een korte toelichting.

Mobile computing (Smartphone en TabletPC)

  • Zijn dossiers toegankelijk via mobile computing? 
     
  • Kunnen dossiers bijgewerkt c.q. gemuteerd worden via mobile computing?
       
  • Kan via een Smartphone een foto gemaakt worden die opgeslagen wordt (bijvoorbeeld in JPEG-formaat) in een dossier?

Rapport: Digitaal dossierbeheer en auditfuncties voor de accountancy

Bovenstaande informatie is afkomstig van het gratis rapport "Digitaal dossierbeheer en auditfuncties voor de accountancy". Met aandacht voor (modellen voor) werkprogramma’s die beschikbaar gesteld worden door de verschillende (kantoor- en branche)organisaties en anderzijds software voor samenstel-, controlewerkzaamheden en digitaal dossierbeheer.
Naar gratis opvragen rapport: digitaal dossierbeheer en auditfuncties voor de accountancy

Rapport: Digitaal dossierbeheer en werkprogramma's
Genoemde informatie is ontleend aan het gratis rapport "Digitaal dossierbeheer en werkprogramma's". Met aandacht voor (modellen voor) werkprogramma’s die beschikbaar gesteld worden door de verschillende (kantoor- en branche)organisaties en anderzijds software voor samenstel-, controlewerkzaamheden en digitaal dossierbeheer.
Naar gratis opvragen rapport: digitaal dossierbeheer en werkprogramma's


Onerzoeksbureau GBNED