Softwarepakketten.nl
FiscaalOnline
VISMA E-accounting
Exact Software

Robotic proof

Robotic accounting > Robotic proof

Om robotic accounting te kunnen duiden en meten is “Robotic proof” opgesteld als referentiekader en meetlat om aan te geven in welke mate bepaalde administratieve software “robotic accounting” ondersteunt. Op dit moment is robotic proof uitgewerkt voor elektronisch factureren en boekhoudsoftware. Dat neemt niet weg dat Robotic accounting ook van toepassing kan zijn op andere administratieve toepassingen, zoals salarisadministratie, projectenadministratie en ERP-systemen. 

Standaarden (ter bevordering van Robotic accounting)

  1. Referentie grootboekschema (RGS).
  2. RGS MKB.
  3. RGS Brugstaat.
  4. RGS Ready.
  5. XML Auditfile financieel (XAF) met RGS.
  6. SEPA SCT, SDD en Camt053.
  7. UBL o.b.v. NLCIUS.
  8. Andere gestandaardiseerde factuurformaten, zoals DICO (Bouw) en SETU (Uitzendsector).
     
  9. Valutakoersen standaard aanwezig en centraal bijgehouden voor alle onderliggende administraties.
  10. BTW-codes en percentages standaard aanwezig en centraal bijgehouden voor alle onderliggende administraties. Rekening houdend met het wijzigen van BTW-percentages in de tijd. 

Elektronisch factureren (uitgaand en inkomend)

  1. Ondersteuning factuurscenario’s:
    - Kortingen en toeslagen factuurniveau;
    - ICP;
    - Export.
  2. Gebruikers aansluiten op Peppol.
  3. Gebruikers aansluiten op andere (factuur)netwerken.

Elektronisch factureren (uitgaand)

  1. Facturen in UBL-formaat samenstellen. Geadviseerd wordt ook een factuur in PDF samen te stellen als formaat voor de eindgebruiker.
  2. Bij facturen per email ook een UBL-bijlage kunnen verzenden. 
  3. Ondersteuning andere gestructureerde formaten, zoals DICO en SETU.
  4. Facturen automatisch via Peppol verzenden als afnemers van betreffende facturen ook op Peppol aangesloten zijn; Peppol-first. Zelfde principe geldt voor andere netwerken.

Elektronische factuurverwerking (inkomend)

  1. O.b.v. UBL.
  2. Ondersteuning andere gestructureerde formaten, zoals DICO en SETU.
  3. Facturen komen automatisch in de betreffende boekhouding terecht op basis van een aan de boekhouding gekoppeld E-mailadres en/of NetwerkID.
  4. BTW automatisch boeken met onder andere:
    - Meerdere BTW-percentages op één factuur.
    - ICP-regeling, import en BTW-verlegd.
  5. Boeken op factuur regelniveau.
  6. Controle of IBAN, BTW-nummer en KVK-nummer van de ontvangen factuur afwijkt van de stamgegevens crediteur. Met een adequate melding daarvan bij afwijking.
  7. Controle of de naam en het adres van de leverancier in de factuur afwijkt van de naam en adres die vastliggen bij de crediteur. Met een adequate melding daarvan.
  8. Een nieuwe crediteur kunnen aanmaken op basis van de UBL met controle op volledigheid en bewaking eventueel ontbrekende velden.
  9. Een factuur met meerdere factuurregels, btw, korting en toeslag automatisch boeken; conform de UBL Ketentest factuur 20170102.
  10. Een creditnota conform voorgaande factuur automatisch geboekt wordt; conform de UBL Ketentest factuur 20170103.
  11. Een creditnota conform UBL met factuurtype 381 en positieve bedragen.
  12. Aanmaken vaste activa ingeval er sprake is van de aanschaf van een investering.
  13. Een voorafgaande verplichtingenregistratie waarbij betreffende factuur ook automatisch gekoppeld wordt aan betreffende verplichting. En waarbij eventuele afwijkingen gesignaleerd worden. Dit kan gaan om een eenmalige verplichting of een periodiek terugkerende verplichting. Denk bij dit laatste aan maandelijkse huurtermijnen en bijbehorende servicekosten.
  14. Workflow routering en autorisatie inkomende facturen, zoveel mogelijk automatisch op basis van boekingsintelligentie.

Bovenstaande is gebaseerd op boekhoudsoftware waar elektronische (inkoop)facturen ontvangen worden. Als sprake is van een “Purchase to Pay” oplossing, een ERP systeem of een inkoopadministratie met openstaande posten dan gelden feitelijk dezelfde punten. Uiteraard aangevuld met een automatische koppeling van onder andere een (inkoop)orderadministratie, goederenontvangst en/of projectenadministratie.

Factuur retourberichten

  1. Peppol factuur retourberichten ondersteunen uitgaand (voor afnemer).
  2. Peppol factuur retourberichten ondersteunen inkomend (voor leverancier).

Scannen en herkennen van boekingsdocumenten

  1. Gescande documenten komen automatisch (als afbeelding) terecht komen in de boekhouding en kunnen daar ook weer opgevraagd worden.
  2. De software kan PDF-documenten verwerken en omzetten in OCR (of ander formaat) voor patroonherkenning.
  3. Herkennen van Informatie op het boekingsdocument (zoals factuurdatum, leverancier, goederen- of dienstenbedrag, BTW en omschrijving). Door de software zoveel mogelijk automatisch boeken.
  4. Werken met regelherkenning en het automatisch boeken van factuurregels.
  5. Een lerend systeem, waarbij informatie op reeds geboekte documenten gebruikt wordt door de software om herkenning en boekingsintelligentie op te bouwen voor nieuw te boeken documenten.

Sannen en herkennen via een Smartphone

  1. Boekingsbonnen die automatisch (als afbeelding) terecht komen in de boekhouding en daar ook weer opgevraagd kunnen worden.
  2. Informatie (zoals bondatum, leverancier, bonbedrag, BTW en omschrijving) wordt herkend door de software en zoveel mogelijk automatisch geboekt. (Alleen een afbeelding opslaan van een gescande bon, waarbij alle informatie op de bon alsnog handmatig overgenomen moet worden is niet voldoende om als robotic proof aangemerkt te worden).
  3. Er is sprake van een lerend systeem, waarbij informatie op reeds gescande bonnen gebruikt wordt door de software om herkenning en boekingsintelligentie op te bouwen voor nieuw te scannen bonnen.

Open banking (incl. PSD2)

  1. Automatische bankkoppeling met meerdere banken (Veelal op basis van CAMT053). Al dan niet via een PSD2 serviceprovider.
  2. Een zelflerend mechanisme dat bankmutaties herkent op basis van eerdere mutaties.

Externe rapportages

  1. Proces samenstellen t/m BTW-aangifte via Digipoort.
  2. Proces samenstellen t/m ICP-opgave via Digipoort.
  3. Nagekomen boeking in periode waarin BTW-aangifte reeds gedaan.
  4. Automatische Winstaangifte (AWA) Belastingdienst voor zzp’ers. Alleen voor software zzp-doelgroep.
  5. Productie-jaarstatistiek voor CBS.
  6. Jaarrekening KVK (regime micro/klein) via Digipoort.

Audits

  1. Zelf controlerende administratie m.b.v. data-analyses.

Koppelingen

  1. Ophalen adresgegevens bij de KVK; op basis van een handelsnaam, waarbij de volledige adresgegevens overgenomen kunnen worden conform het handelsregister.
  2. Online KVK-nummer controle bij het invoeren of wijzigen van een KVK-nummer.
  3. Online IBAN naam-nummer controle bij het vastleggen van relaties en wijzigen van bijvoorbeeld de IBAN of naam.
  4. Online BTW-nummer controle (via EU VIES) bij het invoeren of wijzigen van een BTW-nummer.
  5. Journaalposten inlezen vanuit andere systemen; zoals een loonjournaalpost en webwinkelverkopen.
  6. Online betalingen ontvangen en automatisch afhandelen via Payment service providers, zoals Ayden en Mollie.
  7. Verkoopfacturen op basis van UBL kunnen inlezen vanuit andere systemen (factuur- en ERP-software) voor automatisch bijwerken debiteuren en openstaande posten.
  8. Gegevens aanleveren van openstaande facturen t.b.v. een incassobureau; zowel een opstaande post als het bijbehorende factuurdocument wordt aangeleverd aan het incassobureau. Het is de bedoeling dat er, eveneens met behulp van API-techniek, ook een terugkoppeling plaatsvindt vanuit het incassobureau, bijvoorbeeld als er via het incassobureau een betaling wordt ontvangen.
      
  9. OpenAPI.
  10. Oauth2 ondersteuning; Zodat gebruikersnamen en wachtwoorden niet uitgewisseld worden.

Gratis CHECKLIST Robotic Proof
Beoordeel zelf in hoeverre je boekhoudpakket "Robotic proof" is.
Gratis Checklist (PDF).
  
   

Gratis CHECKLIST Robotic Proof
Beoordeel zelf in hoeverre je boekhoudpakket "Robotic proof" is.
Gratis Checklist (PDF).

Robotic accounting contest boekhoudsoftware: resultaten en testrapport beschikbaar
Onder de noemer "Robotic accounting contest: boekhoudsoftware". hebben wij in de zomer van 2018 het initiatief genomen te onderzoeken welke MKB boekhoudpakketten bepaalde functies op het gebied van Robotic accounting daadwerkelijk ondersteunen. Oftewel in hoeverre zijn  boekhoudpakketten Robotic proof.
Resultaten en opvragen testrapport.


Onerzoeksbureau GBNED