We richten ons bij dit onderzoek op accountants- en administratiekantoren die de jaarrekening en de VPB-aangifte samenstellen voor klanten. Waarbij de boekhouding zelf, al dan niet deels, door de klant wordt gedaan of bijvoorbeeld elders is uitbesteed. Ook de verantwoording van de aansluiting tussen boekhouding (primair het grootboek), jaarrekening en VPB-aangifte maakt onderdeel uit van het onderzoek.

De boekhouding vormt de basis voor rapportages, met name de jaarrekening en de VPB-aangifte. 

We besteden achtereenvolgens aandacht aan:

1. Gegevensuitwisseling van cijfers uit de boekhouding;
2. Correcties die gemaakt worden voor het opstellen van de jaarrekening;
3. Correcties die gemaakt worden voor het opstellen van de VPB-aangifte.

Ad. 1 Gegevensuitwisseling van cijfers uit de boekhouding;
Er zijn in de praktijk vier manieren om cijfers uit de boekhouding (met name de grootboeksaldi) uit te wisselen met rapportage- en fiscale aangiftesoftware, te weten:

1. Automatische gegevensuitwisseling op basis van API-techniek;
2. Gegevensuitwisseling op basis van de Auditfile Financieel (XAF); wordt veelal standaard ondersteund door rapportagesoftware.
3. Gegevensuitwisseling op basis van de RGS brugstaat; wordt veelal standaard ondersteund door fiscale aangiftesoftware.
4. Handmatig overnemen van cijfers. Hieronder wordt ook de inzet van Excel verstaan.

Speciale aandachtspunten bij deze gegevensuitwisseling zijn verder:

1. Het aanleveren van mutaties van bepaalde grootboekrekeningen die automatisch leiden tot een toelichting van bepaalde rekeningen. Denk bijvoorbeeld aan verloopstaten voor belansposten betreffende aandelenkapitaal, reserves, voorzieningen en langlopende schulden. 
   
   De vraag is hoe slim deze verloopstaten samengesteld worden? Door saldi van bepaalde grootboekrekeningen handmatig te splitsen via rapportagesoftware of (deels) automatisch op basis van aanwezige grootboekmutaties.
     
2. Nadere specificatie van vaste activa.
   Voor de VPB-aangifte wordt gevraagd om zaken als restwaarde, WOZ-waarde en bodemwaarde. 
   En voor interne rapportage van het jaarrapport kan een nadere specificatie van activa gewenst zijn.
   
   De vraag is hoe bovenstaande gegevens samengesteld worden? Door elementen als restwaarde, WOZ-waarde en bodemwaarde handmatig vast te leggen in VPB-aangiftesoftware of automatisch over te nemen uit een vaste activamodule, al dan niet vanuit de boekhouding.  

Ad. 2 Correcties die gemaakt worden voor het opstellen van de jaarrekening;
In de meest ideale situatie zijn de cijfers in de boekhouding up-to-date. Maar niet voor niets kent de meeste rapportagesoftware de functie "uitwerken kolommenbalans" voor het maken van correcties. Denk aan voorafgaande journaalposten. Als via rapportagesoftware nog aanvullende boekingen worden gemaakt speelt het volgende:

1. Achteraf inzicht in de aanvullende mutaties die via rapportagesoftware zijn aangebracht;
2. Het waarborgen van de aansluiting tussen de boekhouding en jaarrekening en deze aansluiting inzichtelijk maken;
3. Het verwerken van aanvullende mutaties in de boekhouding. Zodat boekhouding en jaarrekening dezelfde cijfers bevatten.

Ad. 3 Correcties die gemaakt worden voor het opstellen van de VPB-aangifte;
Via VPB-aangiftesoftware kunnen in de regel nog correcties worden gemaakt. Denk aan de situatie waarbij de boekhouding primair bijgehouden wordt op basis van commerciële grondslagen (voor het samenstellen van de jaarrekening). Via fiscale aangiftesoftware worden dan correcties gemaakt om te komen van commerciële- naar fiscale grondslagen. Ook als de boekhouding zelf al op fiscale grondslagen wordt bijgehouden kunnen er correcties volgen voor de VPB-aangifte. 

De Belastingdienst vraagt bij een boekenonderzoek per vennootschap onder andere naar de aansluiting tussen commerciële cijfers uit de boekhouding en de fiscale cijfers in de VPB-aangifte. 

Als via fiscale aangiftesoftware nog aanvullende correcties worden gemaakt speelt het volgende:

1. Achteraf inzicht in de correcties die via aangiftesoftware zijn aangebracht;
2. De aansluiting inzichtelijk maken tussen de boekhouding, correcties en VPB-aangifte;
3. Als het correcties betreft op de boekhouding. Het verwerken van betreffende correcties in de boekhouding. 

Gecombineerd proces
Hiervoor zijn we uitgegaan van een proces waarbij zowel het opstellen van de jaarrekening als bron c.q. basis de boekhouding kent. 
Het kan best zijn dat kantoren het proces zodanig ingericht hebben dat bijvoorbeeld:

1. Eerst de jaarrekening wordt opgesteld en vanuit de cijfers voor de jaarrekening een VPB-aangifte;
2. Eerst de VPB-aangifte wordt opgesteld en vanuit de cijfers voor de VPB-aangifte een jaarrekening. 

WELKE KANTOREN GAAN DE UITDAGING AAN?
Werk jij bij een kantoor dat de relatie tussen boekhouding, jaarrekening en VPB-aangifte effectief heeft ingericht? 
Waarbij in elk geval de cijfers van de kolommenbalans niet handmatig overgenomen hoeven worden.

En wil je graag meedenken om de relatie tussen boekhouding, jaarrekening en VPB-aangifte nog verder te optimaliseren.
Stuur dan even een mail aan ictaccountancy@gbned.nl. 

Binnen enkele dagen wordt dan contact opgenomen over deelname aan het onderzoek. Dat laatste zal in de regel niet meer dan 30 minuten in beslag nemen.

Een softwareleverancier, die een gebruiker wil voorstellen om deel te nemen aan dit onderzoek, wordt ook uitgenodigd te reageren.

Wellicht dat de resultaten van ons onderzoek aanleiding geven om samen met kantoren en softwareleveranciers (van boekhoud-, rapportage en fiscale aangiftesoftware) het proces van, zoveel mogelijk geautomatiseerde,  gegevensuitwisseling nog verder te optimaliseren.