Dit rapport geeft inzicht in toepassingen voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking. Met als bijlage het "Scan, Herken en eFactureren landschap".

Doelgroep
Het rapport is primair gericht op de accountancysector (accountants-, administratie- en belastingadvieskantoren) en/of eventueel de kleine MKB'er. Uiteraard kan het rapport ook interessant zijn voor andere sectoren. 

In de meest ideale situatie komen verkoopfacturen geheel automatisch vanuit het boekhoudsysteem van de leverancier terecht in het boekhoudsysteem van de klant en wordt de factuur daar automatisch geboekt op de juiste rekeningen en betaalbaar gesteld. Uiteraard omgeven met de nodige, al dan niet automatische, controles. Want het is natuurlijk niet de bedoeling dat een factuur die betwist is automatisch voldaan wordt of een dat een spookfactuur in de administratie terecht komt, en erger, betaald wordt.

Een belangrijke bijdrage bij het automatisch boeken van (inkoop)facturen wordt geleverd door “robotic accounting”.

OCR als basis
Bij scannen en herkennen wordt gebruik gemaakt van OCR dat staat voor ‘Optical Character Recognition’. OCR is zeker niet nieuw en kent zijn oorsprong zelfs uit 1929. Lang voordat u en ik met computers te maken hadden, laat staan met elektronische gegevensuitwisseling van boekingsdocumenten. De tekst van een gescand document (zoals een inkoopfactuur of kassabon) wordt herkend met behulp van verfijnde patroonherkennings-software die gescande teksttekens vergelijkt met de tekenvormen en tekenreeksen in een ingebouwde taalwoordenlijst. Er zijn programma’s op de markt om de inhoud van een PDF document om te zetten naar OCR. Ook Adobe (de makers van PDF) kent de mogelijkheid in bijvoorbeeld Acrobat 9 om tekst met OCR te herkennen. Eenmaal omgezet kunnen letters en cijfers herkend worden.

Hybride vorm
Vrijwel alle oplossingen voor scannen en herkennen van boekingsdocumenten hebben ook een aansluiting op het elektronisch uitwisselen van boekingsdocumenten. Het bekendste voorbeeld is ongetwijfeld de factuur die als PDF-bijlage wordt ontvangen en verwerkt via een scan- en herken oplossing in de boekhouding. De rol van het scannen is dan overgenomen door bijvoorbeeld email en scheelt dus weer een handmatige handeling. Maar ook elektronische facturen in UBL ontvangen via het Peppol netwerk en verwerken in de administratie behoort vrijwel in alle gevallen tot de standaardbagage van deze oplossingen. Dit biedt kantoren de mogelijkheid om in dit hybride tijdperk zowel te profiteren van scannen en herkennen van boekingsdocumenten als van elektronisch factureren in de meest optimale vorm.

Robotic accounting
Door een goede inzet van robotic accounting worden handmatige taken (denk aan het inboeken van facturen of bankafschriften) overgenomen door de computer. Robotic accounting is feitelijk niet nieuw, want bijvoorbeeld het automatisch boeken (afletteren) van bankafschriften is al jaren gemeengoed. Wel is het zo dat steeds meer van dergelijke functies geautomatiseerd plaatsvinden. De computer neemt als het ware de werkzaamheden van de mens over.

Machine learning
Bij elektronische gegevensverwerking in relatie tot Robotic accounting speelt het begrip "Machine learning" een belangrijke rol. Het betreft dat deelgebied van computerwetenschappen dat computers het vermogen geeft zelflerend te zijn, zonder expliciete programmering. Bijvoorbeeld automatisch boekingsintelligentie opbouwen bij het boeken van inkoopfacturen of elektronische bankafschriften. Zodat een volgende boeking volledig automatisch verwerkt kan worden zonder menselijke tussenkomst. Dan hebben we het over Robotic accounting zoals het feitelijk bedoeld is. Dit komt verder in het rapport aan de orde.

Scan,herken en eFactureren landschap
Facturen worden verzonden en ontvangen op papier, per email als PDF-bijlage en in UBL via het PEPPOL-netwerk of per email. Dienstverleners bieden slimme oplossingen om met name ontvangers van facturen te ontzorgen, zodat bijvoorbeeld alle inkomende facturen in UBL ontvangen kunnen worden. Het "scan, herken en eFactureren landschap" geeft inzicht in de mogelijkheden en wordt nader toegelicht in het rapport.

Aanbod toepassingen

Leveranciers op het gebied van software en serviceverwerking voor ‘scannen en herkennen en/of elektronische facuurverwerking’ is gevraagd om antwoord te geven op de aanwezigheid van enkele functionele eigenschappen, te weten:

• Scannen inkomende facturen;
• Scannen andere boekingsdocumenten; bijvoorbeeld kassabonnen.
• Scannen documenten via een smartphone;
• Regelherkenning;
• Koppeling met boekhoudpakketten;
• Mailbox voor documenten; voor aanleveren documenten en uitlezen.
• Upload van documenten;
• Aangesloten op Peppol;
• Ondersteuning factuur retourberichten via Peppol;
• Aangesloten op andere netwerk(en);
• Andere manieren ontvangen van documenten; bijvoorbeeld via Dropbox.
• Is sprake van serviceverwerking;
• Ondersteuning PDF; PDF-documenten inlezen, herkennen en verwerken.
• Ondersteuning UBL; UBL-documenten inlezen, herkennen en verwerken.
• UBL Ketentest doorlopen; ondersteuning UBL aangetoond;
• Ondersteuning andere e-factuur formaten;
• Ondersteuning andere e-documenten (orders, afleverbonnen, etc.);
• Ondersteuning andere formaten; bijvoorbeeld jpg, gif, etc.
• Workflow om inkomende facturen te beoordelen;
• Archieffunctie ontvangen documenten;
• Overige functionaliteit.

Een functionele toelichting van de mogelijkheden van hun software te geven, alsmede prijsinformatie te verschaffen over hun toepassingen. De reacties van betreffende leveranciers zijn 1 op 1 opgenomen en niet bewerkt voor dit rapport.

Ook leveranciers van boekhoudsoftware met functionaliteit op het gebied van scan, herken en elektronisch factuurverwerking, als geïntegreerd onderdeel van de software, zijn opgenomen in het rapport. Er wordt dan door de cliënt geen zaken gedaan met een andere leverancier dan die van de boekhoudsoftware. De leverancier van boekhoudsoftware beschikt over eigen boekingsintelligentie met betrekking tot het herkennen.

In totaal hebben ruim 30 leveranciers meegewerkt aan het rapport.
Enkele leveranciers hebben een speciale bijdrage geleverd m.b.t. machine learning.

GRATIS RAPPORT

Het uitgebreide onderzoeksrapport “Scan en herken van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking" is gratis in PDF-formaat beschikbaar.
Naar gratis opvragen rapport...