Softwarepakketten.nl
BCS HR Software
EXACT Software
VISMA E-accounting
E-boekhouden

PakketsoortenScannen en herkennen van boekingsdocumenten

Laatste nieuws
Ministerie van Financiën meldt: modernisering btw regels in de EU via akkoord over VAT in a digital age (06-11-2024)
De landen in de EU zijn vandaag (5-11-2024) tot een akkoord gekomen om de btw-regels in de EU te moderniseren. Zo sluiten ze beter aan op het digitale tijdperk waarin we leven, werken en ondernemen. Het pakket heet dan ook ‘VAT in a digital age’. Het pakket levert voor ondernemers en belastingdiensten een grote verbetering op.
Tradeinterop overgenomen door 4CEE (12-09-2024)
Basisorder Rijk is standaard voor e-orders Rijksoverheid (16-08-2024)
Raadpleeg nieuwsarchief...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis nieuwsbrief.
 

GRATIS onafhankelijk rapport

Gids Elektronisch factureren en scan, herken van boekingsdocumenten
Inzicht in vele oplossingen op het gebied van elektronisch factureren en scan, herken van boekingsdocumenten, aangevuld met ontwikkelingen.
Naar opvragen gids E-factureren en scan, herken van boekingsdocumenten.

Elektronisch factureren

Het scannen  en herkennen van boekingsdocumenten kan ook gezien worden als voorloper van het elektronisch uitwisselen van informatie op basis van standaards (zoals XML standaards).
Meer over elektronisch factureren.

Machine learning

Bij (scannen) herkennen in relatie tot Robotic accounting speelt het begrip "Machine learning" een belangrijke rol. Het betreft dat deelgebied van computerwetenschappen dat computers het vermogen geeft zelflerend te zijn, zonder expliciete programmering. Bijvoorbeeld automatisch boekingsintelligentie opbouwen op basis van inkoopfacturen of boekingsbonnen die eerder herkend en geboekt zijn. 
Meer over machine learning.

Documentmanagement

Het scannen en herkennen van boekingsdocumenten heeft een nauwe relatie met Document management. Dit is het opslaan en beheren van digitale documenten en gedigitaliseerde documenten. Document Management heeft veel raakvlakken met andere technologieën, zoals: Imaging, workflow, intranet, internet, kennissystemen en contentmanagement. Ongetwijfeld zal er een overlap zijn tussen de gebieden als het gaat om het kiezen van de juiste software. Wij adviseren u vooraf goed na te gaan welke toepassingsgebieden voor u van belang zijn.
Meer over documentmanagement.

Boekhoudsoftware

Het scannen en herkennen van boekingsdocumenten is vaak onderdeel van boekhoudsoftware. In steeds meer boekhoudsoftware is scannen en herkennen een geïntegreerde functie. In andere gevallen is er een koppeling met een of meer aparte toepassingen op het gebied van scannen en herkennen.
Meer over boekhoudsoftware.


Software opvragen
Scannen en herkennen van boekingsdocumenten
Onkostendeclaraties (expense management)
Laatste artikelen
Robotic accounting met Open banking en AI: terugblik seminar op 9 oktober 2024 (14-10-2024)
Op woensdag 9 oktober 2024 heeft in Expo Hoevelaken het Seminar "Robotic accounting" plaatsgevonden met de nadruk op Open banking en AI. Enthousiaste sprekers hebben hun kennis gedeeld met zo'n 100 aanwezigen. Presentaties van meerdere sprekers zijn nu online beschikbaar.
E-factureren, scan herken van boekingsdocumenten en AI: terugblik seminar 27-3-2024 (02-04-2024)
Gids Elektronisch factureren en scan herken van boekingsdocumenten (26-03-2024)
RPA en Robotic accounting: terugblik seminar op 11 oktober 2023 (12-10-2023)
Factsheets over status e-Facturering per EU lidstaat: inclusief VAT (BTW) in the Digital Age (ViDA) (21-07-2023)
Naar archief artikelen...
Laatste blogs
5 functies van boekhoudsoftware om factuurfraude tegen te gaan (29-11-2024)
Deze blog richt zich in de basis op boekhoudsoftware voor middelgrote organisaties in zowel het bedrijfsleven als de (semi) overheid. Regelmatig verschijnen er berichten in de media die betrekking hebben op een vorm van factuurfraude. Het gaat dan per factuur om tienduizenden euro's of zelfs meer. Er komen 5 functies aan de orde die factuurfraude tegen gaan.
Duitsland met belangrijke stappen richting verplichte e-facturatie (04-09-2024)
Doet uw boekhoudpakket dat ook: elektronisch factureren o.b.v. UBL en Peppol (07-08-2024)
Naar archief blogs...
Laatste white papers
De verschillende facturatiemethoden van Urios: advocaten en juristen kunnen nu ook elektronisch factureren via Peppol (09-12-2022)
Urios is kantooradministratiesoftware voor advocaten en juristen. Het doel is om zo efficiënt en eenvoudig mogelijk dossiers en relaties te beheren, hierop tijd te schrijven en deze tijd te factureren. Hoe u factureert bepaalt u zelf: per post, per e-mail of via het Peppol-netwerk (hiermee loopt Urios voorop). Dit bepaalt u op relatieniveau.
Bij Informer is innoveren een continu proces met o.a. RGS en AWA, eFactureren, eRetour en PSD2 (03-05-2022)
Blockchaintechnologie verwerkt boekhoudplatform van Yuki: echtheid van bonnen en facturen automatisch geverifieerd (03-05-2022)
Naar archief white papers...
Relevante begrippen
OCR

OCR staat voor Optical optical Character Recognition, oftewel optische tekenherkenning. Deze tekst wordt herkend met behulp van verfijnde patroonherkenningssoftware die gescande teksttekens vergelijkt met de tekenvormen en tekenreeksen in een ingebouwde taalwoordenlijst.

Elektronische factuurverwerking

Het elektronisch ontvangen en verwerken van facturen wordt aangeduid als elektronische factuurverwerking. In een volledige geautomatiseerde omgeving worden facturen ofwel direct elektronisch verwerkt of gescand en daarna elektronisch verwerkt. 

Meer uitleg over Elektronische factuurverwerking
Scannen en herkennen van boekingsdocumenten

Als voorloper van elektronische gegevensuitwisseling in het algemeen en elektronische factuurverwerking in het bijzonder wordt gebruik gemaakt van scannen en herkennen van boekingsdocumenten, waaronder (inkoop)facturen als onderdeel van Purchase-to-Pay.

Alle begrippen...

Functionaliteit 

Ontleend aan het rapport "Gids elektronisch factureren en scan herken van boekingsdocumenten" wordt de volgende functionaliteit onderscheiden:

  1. Scannen inkomende facturen;
    Inkoopfacturen stuk voor stuk of in bulk scannen, waarbij een factuur uit meerdere pagina’s kan bestaan.
      
  2. Scannen andere boekingsdocumenten;
    Bijvoorbeeld kassabonnen, orders en/of afleverbonnen.
     
  3. Scannen documenten via een smartphone;
    Direct via een smartphone een foto maken van een factuur of bijvoorbeeld kassabon.
    Waarbij zoveel mogelijk de factuur of bon direct wordt herkend via de smartphone en gegevens direct gecorrigeerd of aangevuld kunnen worden.
      
  4. Regelherkenning; op welke wijze.
    Een factuur kan uit meerdere regels bestaan en dat geldt ook voor een kassabon. Als factuur- of kassabonregels individueel geboekt worden is regelherkenning nodig. Denk hierbij aan verschillende BTW-percentages en verschillende (grootboek)rekeningen waarop geboekt gaat worden. Soms kan vooraf ingesteld worden waarop bepaalde factuurregels (denk aan artikelen) geboekt moeten worden. Een andere optie is dat machine learning, als onderdeel van robotic accounting, zorgt voor boekingsintelligentie met steeds verdergaande automatische regelherkenning.
     
  5. Mailbox voor documenten;
    Voor aanleveren documenten en uitlezen.
    Het gaat hierbij om een emailadres per administratie om inkomende facturen en andere boekingsdocumenten te kunnen ontvangen. Waarbij deze document zoveel als mogelijk een automatisch scan- en herkentraject doorlopen.
    Als een e-factuur (in bijvoorbeeld het UBL-formaat) wordt ontvangen per email is scannen niet meer nodig en is de bedoeling dan direct het herkenningstraject wordt doorlopen op basis van de elementen in de e-factuur. Dit laatste geeft in de praktijk een betere herkenning dat het scannen van een papieren factuur of van een factuur in PDF-formaat.
      
  6. Upload van documenten;
    Betreft het uploaden van boekingsdocumenten via een (web)portaal.
    Bijvoorbeeld een portaal van een administratiekantoor waar ondernemers facturen en kassabonnen kunnen uploaden voor verdere verwerking.
      
  7. Aangesloten op het Peppol-netwerk;
    Via welke serviceprovider.
    Peppol is een Europees e-procurement (elektronische inkopen) netwerk dat door overheden in gebruik is en ook andere (veelal dienstverlenende) organisaties. Aansluiting vindt plaats via een Peppol service provider. Aangesloten zijn op het Peppol-netwerk heeft als voordeel dat e-facturen (in UBL-formaat) automatisch ontvangen kunnen worden. Versturen van e-facturen via Peppol is ook mogelijk, maar dat valt buiten de scope van dit rapport.
      
  8. Ondersteuning factuur retourberichten via Peppol;
    In dit geval kan de ontvanger van een elektronische inkoopfactuur in UBL-formaat, veelal in combinatie met een workflow-functie (zie verderop), de factuurstatus automatisch terugkoppelen aan de ontvanger. Zo kan de ontvangst van een factuur bevestigd worden, de beoordeling en goedkeuring of bijvoorbeeld het afkeuren van een factuur).
      
  9. Aangesloten op andere netwerk(en);
    Via welke serviceprovider(s).
    Naast Peppol zijn er ook andere netwerken in gebruik, al dan niet branchegericht.
      
  10. Andere manieren ontvangen van documenten;
    Bijvoorbeeld via Dropbox.
    Email, een portaal of een netwerk zijn de meest gebruikte manieren om facturen te ontvangen. Een andere optie is bijvoorbeeld Dropbox of een soortgelijk syteem om inkoopfacturen te laten aanleveren door bijvoorbeeld ondernemer aan hun administratiekantoor.
      
  11. Is sprake van serviceverwerking;
    En zo ja, wat is de maximale doorlooptijd voor de klant van aanleveren gescand document tot aanwezigheid in boekhouding?
      
  12. Ondersteuning PDF;
    Het gaat dan om PDF-documenten inlezen, herkennen en verwerken.
    Vandaag de dag worden veel facturen het in digitale PDF-formaat ontvangen. Dergelijke facturen worden dan omgezet naar een formaat om de factuurelementen zoveel mogelijk automatisch te herkennen. Een factuur in PDF is een digitale factuur, maar geen elektronische factuur.
      
  13. Ondersteuning UBL;
    Met aanduiding van versies en UBL-documenten inlezen, herkennen en verwerken.
    UBL staat voor “Universal Business Standard” en is de bekendste standaard op het gebied van elektronisch factureren. Een aandachtspunt is dat er de nodige versies van UBL in omloop zijn. Niet altijd worden alle versies ondersteund door toepassingen.
     
  14. UBL Ketentest doorlopen;
    Ondersteuning UBL aangetoond.
    De UBL Ketentest is een initiatief van Onderzoeksbureau GBNED, waarmee softwareleveranciers van allerhande toepassingen aantonen dat zij de factuurstandaard UBL ondersteunen.
     
  15. Ondersteuning andere e-factuur formaten;
    Met aanduiding welke formaten en inlezen, herkennen en verwerken.
    Het gaat dan om andere formaten dan UBL. Bijvoorbeeld het Dico-formaat voor facturen in de bouw.
     
  16. Ondersteuning andere e-documenten (orders, afleverbonnen, etc.);
    Zo ja welke e-documenten.
     
  17. Ondersteuning andere formaten;
    Bijvoorbeeld jpg, gif, etc.
    Dit heeft met name betrekking op het scannen van documenten.
      
  18. Workflow om inkomende facturen te beoordelen;
    Met name van belang als een organisatie uit meerdere personen en afdelingen bestaat. Maar bijvoorbeeld ook bij de samenwerking tussen administratiekantoor en ondernemer. Zo kan besloten worden een factuur pas definitief te boeken als deze door de ondernemer is beoordeeld en goedgekeurd.
      
  19. Archieffunctie ontvangen documenten;
    Het gaat dan om zowel gescande- als ingelezen documenten (Pdf, UBL JPG, etc.) via bijvoorbeeld email of een netwerk als Peppol. Waarbij deze documenten aanwezig blijven in het systeem.
      
  20. Integratie met boekhoudsoftware;
    Met welke boekhoudsoftware is een integratie, waarbij zowel de boekingen tot stand komen en de onderliggende boekingsdocumenten (Pdf, Ubl, Jpg, etc.) in de boekhouding zelf opgenomen worden.
      
  21. Overige functionaliteit;
    Op te geven door leveranciers van toepassingen op het gebied van scan en herken van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking. Een voorbeeld is het scannen, herkennen van uitgaande facturen of de ondersteuning van uitgaande facturen bij het verzenden daarvan via Peppol of een ander netwerk. Ook ondersteuning bij conversie van verschillende documentformaten kan genoemd worden. Als een bepaalde functie regelmatig genoemd wordt door softwareleveranciers zullen we overwegen die functie apart toe te voegen.
      

Onerzoeksbureau GBNED