Blogserie: doet uw boekhoudpakket dat ook, door Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.

De aanschaf van een investeringsmiddel vanaf € 450 wordt geactiveerd, gevolgd door een jaarlijkse afschrijving. Een vaste activastaat maakt onderdeel uit van interne rapportages, maar bijvoorbeeld ook van externe rapportages, zoals een VPB-aangifte of een (winst)aangifte inkomstenbelasting. Maar vreemd genoeg bevatten niet alle boekhoudpakketten een volwaardige vaste activa module. En als die er wel is worden de gegevens niet automatisch uitgewisseld met rapportage- en fiscale aangiftesoftware. Ik begrijp dat niet.

De Belastingdienst is nu ruim een jaar bezig met een pilot om een winstaangifte direct te ontlenen aan de boekhouding van zzp’ers. Voor diezelfde winstaangifte speelt vaste activa en afschrijvingen ook een rol. Veel zzp’ers beschikken over een notebook of een ander bedrijfsmiddel waarop afgeschreven wordt. Je mag dus verwachten dat een specificatie van de vaste activa (zoals omschrijving, aanschafwaarde, restwaarde, datum aanvang en afschrijvingsduur) onderdeel uitmaakt van de pilot. En ook mag je verwachten dat de Belastingdienst haar pilot alleen uitvoert met boekhoudsoftware die een complete vaste activa administratie bevat, zoals hieronder beschreven. Zodat er geen gegevens onnodig handmatig dubbel geregistreerd worden. Het resultaat van de pilot zal het leren. Ik zou het in elk geval toejuichen. 

Als voorbeeld de aanschaf van een notebook voor mijn eigen onderneming:

Er wordt elektronisch (UBL+PDF) een inkoopfactuur ontvangen. Met als omschrijving “Notebook” en een factuurbedrag van € 605 incl. 21% BTW. Dit leidt volledig automatisch tot een boekingsvoorstel in mijn boekhouding. Het boekhoudpakket signaleert aan de hand van de leverancier, omschrijving en factuurbedrag dat sprake is van een inkoopfactuur met een investering. Automatisch wordt de aanschafwaarde op € 500 bepaald, een restwaarde van 10% voorgesteld en een afschrijving van 5 jaar in gelijke termijnen van € 7,50 per maand. Alle gegevens worden op het scherm getoond en via één simpele druk op de knop door mij bevestigd.

De vastgelegde inkoopfactuur kan ik eenvoudig raadplegen via de crediteurenadministratie EN via de vaste activa administratie. Geen gedoe met ordners voor mij, maar alles digitaal beschikbaar.

Mijn boekhoudpakket zorgt, ook weer volledig automatisch, voor 60 maandelijkse boekingen van de afschrijving via de klassieke journaalpost:
- Afschrijvingskosten
- Aan afschrijving computers en inventaris.
Boekhouden blijft per slot van rekening boekhouden.

Vanuit mijn boekhoudpakket wordt de BTW automatisch verrekend op mijn BTW kwartaalaangifte aan de Belastingdienst die, na mijn akkoord, automatisch via Digipoort, wordt ingediend. Na mijn akkoord, want ik wil zelf de regie over mijn boekhouding blijven houden.

Na afloop van het kalenderjaar kan ik vanuit mijn boekhoudpakket automatisch een winstaangifte klaarzetten voor mijn aangifte inkomstenbelasting als zelfstandig ondernemer. Onderwater wordt gebruik gemaakt van RGS, maar daar heb ik als ondernemer zelf geen omkijken naar. De winstaangifte bevat natuurlijk de specificatie van de hiervoor genoemde vaste activa.

Resumé:
Boekhoudkundig verloopt alles automatisch met alleen enkele keren een druk op de knop ter bevestiging, omdat ik zelf graag de regie wil houden. Zelf hoef ik geen enkel bedrag in te voeren, hetgeen de kans op fouten minimaliseert.

Een alternatieve werkwijze is dat ik mijn boekhouding volledig heb uitbesteed aan een administratiekantoor. Op mijn smartphone blijf ik continu op de hoogte van het reilen en zeilen van mijn onderneming. Het boekhoudpakket bevat tal van data analyses op basis waarvan het administratiekantoor de betrouwbaarheid van mijn boekhouding automatisch kan controleren. Bijvoorbeeld of per kalenderjaar 12 maal een afschrijving is geboekt. Ook voor mijn administratiekantoor geldt dat genoemde boekingen volledig automatisch verlopen t/m de voor ingevulde (winst)aangifte, al dan niet via een professioneel fiscaal aangiftepakket. Ook weer zonder ook maar één bedrag op te hoeven geven. 

En toen werd ik wakker.

Mooie droom of werkelijkheid?
1. Wie kent een boekhoudpakket met de hiervoor genoemde functionaliteit?
2. Wie kent een administratiekantoor dat bovenstaande ondersteunt?

Ik zou dat bijzonder toejuichen en op voorhand mijn complimenten willen geven.