Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Stel je werkt met balieverkopen en monteurs van installatiebedrijven komen tot wel meerdere malen per dag onderdelen afhalen, waarvoor telkens een afleverbon met een apart ordernummer wordt afgegeven. In de meest ideale situatie worden de orders en of facturen direct elektronisch verzonden aan de afnemer. Ook worden regelmatig onderdelen terug gebracht waarvoor met retourbonnen wordt gewerkt. 

Als meerdere afleverbonnen (en retourbonnen) worden verzameld, bijvoorbeeld per dag of per week, en op één factuur in rekening worden gebracht, is sprake van een "verzamelfactuur". Dus meerdere orders die op één factuur in rekening gebracht worden.

Het gebruik van verzamelfacturen kan ook plaatsvinden als gewerkt wordt met deelleveringen, maar per complete order gefactureerd wordt. Stel er wordt een computer geleverd en het scherm en toetsenbord worden apart geleverd met een daarbij behorende afleverbon. Dan kan een leverancier besluiten pas een factuur te sturen als de levering compleet is. Een ander voorbeeld is een (verzamel)factuur te sturen als een project of opdracht is afgerond. Alle betreffende werkbonnen worden dan in één keer gefactureerd. Bij deze laatste voorbeelden is weliswaar sprake van deelleveringen, maar in beide gevallen wel sprake van één factuur per order. Je kunt je afvragen of hier dan wel sprake is van verzamelfacturen. In elk geval niet als verzamelfacturen gedefinieerd worden als facturen die op meerdere orders betrekking hebben. In de praktijk zijn er zeker nog meer voorbeelden te bedenken.

Het is dus van belang dat leveranciers en afnemers onderling goed definiëren wanneer sprake is van een verzamelfactuur.

Het werken met verzamelfacturen geeft minder administratieve handelingen. Zeker in een tijd waarin facturen met de hand werden gemaakt een belangrijke reden om met verzamelfacturen te werken. In dit huidige tijdperk van digitaal en zelfs elektronisch factureren vindt het vervaardigen en verzenden van facturen automatisch plaats en is op dat vlak geen sprake meer van het besparen van administratieve handelingen door met verzamelfacturen te werken. 

De vraag hierbij is of verzamelfacturen in het tijdperk van elektronisch factureren voltooid verleden tijd zijn? 
Er zijn, op het gebied van elektronisch factureren, factuurstandaarden die verzamelfacturen niet (meer) ondersteunen. Aan de andere kant worden verzamelfacturen nog volop ondersteund door factuur-, boekhoud- en ERP-software. Om de vraag of verzamelfacturen voltooid verleden tijd zijn bij elektronisch factureren zetten we eerst even de na- en voordelen van elektroinisch fsctureren op een rij:

Nadelen:

• Er wordt gemiddeld later gefactureerd dan bij een factuur per levering; dat kan nadelig zijn voor de cashflow van een bedrijf.
    
• Als een deel van de factuur is betwist kan het zijn dat het volledige factuurbedrag niet wordt voldaan.

Voordelen:
Het voordeel van mindere administratieve handelingen is bij elektronisch factureren voor het vervaadigen en verzenden teniet gedaan. Elektronisch factureren is dan ook uitgangspunt voor het benoemen van de volgende voordelen.

• Er is sprake van minder openstaande posten in de administratie; een openstaande postenlijst met bijvoorbeeld 10 facturen per klant leest nu eenmaal minder makkelijk dan een zelfde lijst met één factuur per klant.
    
• De afhandelingskosten van facturen én betalngen zijn minder. Als 10 orders worden verzameld tot één factuur is sprake van minder transactiekosten voor zowel de factuurverwerking (zeker als met een Billing service provider wordt gewerkt met een tarief per transactie) als de ontvangen betalingen via de bank.

Het is niet aan ons om te beoordelen of verzamelfacturen wel of niet ondersteund worden door factuurstandaarden, factuur-, boekhoud- en ERP-software. Dat laten we graag over aan de markt.

DICO
De meest recente versies van Dico (berichtenstandaard voor digitale communicatie tussen ketenpartijen in de bouw- en installatiesector) ondersteunen geen verzamelfacturen. Daar wordt de volgende relatie met het orderbericht gehanteerd:

• 1 order kan leiden tot 1 of meer pakbonnen.
• Elke pakbon leidt tot 1 factuur.

UBL 
De internationale berichtenstandaard UBL voorziet standaard in de ondersteuning van verzamelfacturen door de optionele opgave van zowel een order- als orderregel bij een factuurregel. Zowel van de leverancier als van de afnemer (in dit laatste geval de inkooporder). 

NLCIUS (de Nederlandse implementatie van UBL) ondersteunt geen verzamelfacturen. 
De Nederlandse Peppolautoriteit spreekt zelfs van een "paar lelijke hacks om te verwijzen naar meerdere orders". Dat laatste vinden we misleidend omdat UBL standaard voorziet in de ondersteuning van verzamelfacturen.

Heb je te maken met verzamelfacturen en ga je over op elektronisch factureren. Stem dan in elk geval vooraf goed af hoe daar mee om te gaan.