Blog (herzien) door Gerard Bottemanne, STIPAC

Je kent het wel: de periodieke loonjournaalpost die maandelijks trouw handmatig wordt ingevoerd in de boekhouding voor zowel kleine als grote bedrijven. Afgezien van salariscorrecties in elk geval 12 maal per jaar handmatig werk voor een administratief medewerker. Dat laatste is verleden tijd met de nieuwe RGS Journaalsoorten. 

Handmaig boeken is niet alleen zonde van de tijd, maar geeft ook kans op fouten. 

Als je automatisch de loonjournaalpost wilt aanbieden aan de boekhouding, hoe weet je dan op welke grootboekrekeningen de regels van de loonjournaalpost geboekt gaan worden? Is dat laatste aanwezig in de aanleverende loonadministratie en stemt dat dan overeen met de rekeningen in je boekhouding?

Werking
Op basis van het Referentie Grootboekschema (RGS) kunnen nu "Journaalsoorten" opgegeven worden met per journaalsoort de bijbehorende RGS-rekeningen. Eenvoudig gezegd wordt een subset van grootboekrekeningen uit het complete RGS-schema samengesteld met alleen de rekeningen die in dit geval betrekking hebben op de loonjournaalpost. Op die wijze wordt gegarandeerd dat alleen de juiste rekeningen geselecteerd worden. Het aanleveren van grootboekrekeningen zonder controle op bestaanbaarheid daarvan in de ontvangende administratie is dan niet (meer) mogelijk en voorkomt fouten. 

Voorbeeld
Onderstaand een voorbeeld van een loonjournaalpost op basis van RGS (die ook nog uitgebreider kan).

Journaalsoort
Opvragen Journaalsoort "Loonjournaalpost".
(met de mogelijkheid de journaalrekeningen te downloaden in CSV (Excel), PDF en Json).

Andere (sub)administraties
Naast de periodieke loonjournaalpost zijn er talloze andere voorbeelden van journaalposten die periodiek aangeboden worden aan de boekhouding. Denk aan webwinkelverkopen, kassaverkopen en urenregistratie. RGS journaalsoorten zijn dermate van opzet dat journaalposten vanuit verschillende (sub)administraties uitgewisseld kunnen worden.

Meedoen

Leveranciers van salarissoftware
Kunnen de RGS journaalsoort "Loonjournaalpost" eenvoudig ondersteunen door betreffende rekeningen (op basis van een CSV (Excel) of Json bestand op te nemen in hun software en deze rekeningen te gebruiken bij het geautomatiseerd aanleveren van de loonjournaalpost.
Naar gratis opvragen RGS journaalsoort "Loonjournaalpost". 

Leveranciers van boekhoudsoftware
Boekhoudsoftware die gebruik maakt van RGS (RGS Ready boekhoudsoftware) en over een importfunctie beschikt (al dan niet via een OpenAPI) voor journaalposten kan in feite iedere journaalpost op basis van RGS journaalsoorten ondersteunen. Deze boekhoudsoftware kan dan ook de loonjournaalpost op basis van RGS verwerken.

Eindgebruikers
Medewerkers van accountants- en administratiekantoren en de afdeling financiële administratie binnen een andere organisatie kunnen meteen gebruik maken het automatisch boeken van de loonjournaalpost als gebruik wordt gemaakt van hiervoor genoemde salaris- en boekhoudsoftware én het grootboek is ingericht op basis van RGS.

Zo praten we niet alleen over administratieve lastenvermindering, maar passen we het direct toe in de praktijk.
  

OpenAPI?

Ik ben leverancier van salarissoftware. Moet ik nu gebruik maken van OpenAPI koppelingen per boekhoudpakket? Dat zijn in de praktijk tientallen verschillende API's.

Ik ben eindgebruiker en het door mijn organisatie gebruikte salaris- en boekhoudpakket kent geen onderlinge gegevensuitwisseling op basis van OpenAPI. 

Dan is er goed nieuws!
RGS Journaalsoorten maakt onderdeel uit van een bredere ontwikkeling, te weten het RGS Journaal.

RGS Journaal is ook bedoeld om te komen tot één standaard gegevensset waaruit journaalposten bestaan. Dit wordt ontwikkeld als een "open standaard" waar alle gerelateerde softwarepakketten, van klein tot groot, gebruik van kunnen maken. Een OpenAPI is het verlengde van deze ontwikkeling.

Meer weten?
Neem gerust eens contact op via STIPAC.