Deze blog richt zich in de basis op boekhoudsoftware voor middelgrote organisaties in zowel het bedrijfsleven als de (semi) overheid. Regelmatig verschijnen er berichten in de media die betrekking hebben op een vorm van factuurfraude. Het gaat dan per factuur om tienduizenden euro's of zelfs meer. Er komen 5 functies aan de orde die factuurfraude tegen gaan.
Zo lees ik regelmatig berichten dat er onterecht geld wordt overgemaakt op basis van nepfacturen. Met de juiste administratieve software 100% voorkomen dat dit soort fraude zich voordoet zal ik zeker niet beweren. Maar door gebruik te maken van de juiste functies in boekhoud- en/of aanverwante software kun je denk ik wel een hoop narigheid (en daarmee schade) voorkomen.
Daarom 5 functies van boekhoudsoftware (en/of aanverwante software) die je niet mag missen als organisatie:
- Elektronische factuurverwerking;
Bij elektronische factuurverwerking (op basis van Peppol) heb je meer zekerheid over de afzender van een factuur. En als de geautomatiseerde factuurverwerking op orde is wordt direct gecontroleerd of het bankrekeningnummer van de factuur overeenkomt met het bankrekeningnummer in de crediteurenadministratie. Als dit laatste niet in orde is moet verdere verwerking van betreffende factuur geblokkeerd worden. Op een zodanige wijze dat de blokkade pas opgeheven kan worden na een verplichte check en positieve uitkomst van een geautomatiseerde IBAN naam-nummer controle.
Zeg eens eerlijk. Wie heeft bovenstaande goed ingeregeld en welke accountant neemt dit mee bij controle-opdrachten?
- Workflow autorisatie inkomende facturen;
In de meest eenvoudige vorm betekent dit dat inkomende facturen (al dan niet van een zekere omvang) bij binnenkomst beoordeeld worden en daarna goed- of afgekeurd. Functiescheiding kan hier een belangrijke rol spelen, maar ook een goede integratie van de onderliggende administraties. In het laatste geval kan goedkeuring zelfs automatisch plaatsvinden.
Een voorbeeld:
Een organisatie besteed een opdracht uit aan een installatiebedrijf. Daarvoor wordt een interne order vastgelegd die gereed gemeld wordt als de installatiewerkzaamheden naar behoren zijn afgerond. Er wordt op basis van een afgesproken bedrag na gereedmelden gefactureerd, zo is overeengekomen en vastgelegd. Als er een (elektronische) inkoopfactuur ontvangen wordt van betreffende leverancier met een intern order(- of project)nummer), dat behoort bij de opdracht, kan automatisch gecontroleerd worden op het gefactureerde bedrag én op de status van de werkzaamheden via de order- of projectenadministratie. Op basis daarvan kan dan de volgende factuurstatus bepaald worden, bijvoorbeeld akkoord voor betaling of nog werkzaamheden uit te voeren en dus nog niet akkoord voor betaling. Als de werkzaamheden later alsnog gereed gemeld worden kan de factuur automatisch akkoord gemeld worden voor betaling.
Gedurende het gehele proces is de workflow zodanig ingericht dat automatisch signaliseringen op status en tijdstippen plaatsvindt, van zowel betreffende factuur als order. Zodat zowel de order als factuur niet ergens in de organisatie 'zweeft'.
Goenoemd voorbeeld heeft betrekking op een order- of projectenadministratie, maar kan ook betrekking hebben op een verplichtingenregistratie of een andere (sub)administratie.
Een interessante aanvulling op de workflow van inkomende facturen zijn de hierna genoemde "Factuur retourberichten".
- Factuur retourberichten (Invoice response messages);
Als elektronisch factureren o.b.v. Peppol plaatsvindt kan een leverancier automatisch de status van facturen volgen bij afnemers via zijn eigen administratieve software. We noemen dit ook wel E-retour. Refererend aan het voorbeeld hiervoor kan een leverancier automatisch de status van een factuur bij de afnemer volgen. Van moment dat de factuur in het administratiesysteem van de afnemer is aangekomen tot het moment dat de factuur is betaald. Zo heeft een leverancier ook meer grip op openstaande facturen.
Deze retourberichten staan los van de meer technische berichten die Peppol service providers uitwisselen over het verzenden en ontvangen van facturen (en andere berichten) via Peppol.
- Elektronisch factureren uitgaand;
Soms kom ik organisaties tegen die E-facturen, via Peppol, afdwingen bij hun leveranciers. Prima natuurlijk. Behalve als die organisaties zelf facturen blijven sturen per email met een PDF-bijlage. Je zult als organisatie zelf ook direct het goede voorbeeld moeten geven. Dus niet iets gaan afdwingen bij je leveranciers als je vervolgens zelf de boel nog niet op orde hebt.
- IBAN naam-nummer controle;
Hiervoor ook al even genoemd. Fantastisch toch dat de IBAN naam-nummer controle uitgevoerd wordt als je een betaalopdracht opgeeft in je online bankomgeving. Fijn als een vinkje verschijnt dat de naam-nummer controle goed is verlopen. Wist je dat de IBAN naam-nummer controle alweer enkele jaren beschikbaar is voor softwareleveranciers om in te bouwen? Stel je legt een nieuwe crediteur vast met bijbehorende bankrekening, dan kan via je boekhoudsoftware direct gecontroleerd worden of sprake is van een juist bankrekeningnummer dat toebehoort aan die crediteur.
Of je krijgt een bericht dat het bankrekeningnummer van een crediteur is gewijzigd. Kan natuurlijk voorkomen, want we zitten steeds minder aan één bank vast in het huidige 'open banking' tijdperk. Ook dan wil je graag dat het gewijzigde bankrekeningnummer aan de juiste crediteur toebehoort, voordat er betaald wordt.
Maak gelijk even je collega's van de afdeling HR en Salaris en attent op de mogelijkheid van de IBAN naam-nummer controle. Ook in steeds meer salaris- en hrm-software is deze controle beschikbaar om de bankrekening van medewerkers te controleren.
Voor een eerste inzicht in beschikbare functies is er de Gids Boekhoudsoftware met een overzicht van standaard boekhoudpakketten en bijbehorende eigenschappen.
Maar let op: wij hebben niet alle functies binnen de pakketten zelf kunnen beoordelen en controleren. Zorg dus altijd vooraf om een uitgebreide demo waar eisen en wensen echt aan bod komen.
|
