White paper opgesteld door Easy2Analyse, een samenwerking tussen QDAC.net en ITriskcontrol.nl.

Met behulp van data analyse is het mogelijk om op efficiënte en doeltreffende wijze te kunnen bepalen hoe een bedrijf er voor staat. Dat kan nodig zijn omdat de jaarrekening moet worden gemaakt, omdat de aangifte moet worden ingediend, omdat de bank cijfers wil zien voor het verlenen van krediet en gewoon om een bedrijf goed te kunnen besturen. Dit alles kunnen we samenvatten onder de term "beheersing van een organisatie".

Auditfile Financieel
De auditfile financieel kan hierbij een belangrijk hulpmiddel zijn, bijvoorbeeld voor analyses en controles.
Maar wat is nu eigenlijk de auditfile financieel?

Om te komen tot administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven heeft de Belastingdienst in 1999 de Auditfile ontwikkeld, waarin de meeste gegevens die voor een belastingcontrole noodzakelijk zijn, zijn opgenomen. De eerste modellen auditfiles omvatten een beperkte gegevens set specifiek bedoeld om de grootboekmutaties vanuit een financieel pakket te ontsluiten, buiten het pakket zelf om.
Door technische vooruitgang heeft het XML-platform daarna de XML Auditfile Financieel ontwikkeld. Het XML-platform is een samenwerkingsverband van SRA (samenwerkende registeraccountants & accountants-administratieconsulenten), softwareleveranciers en de Belastingdienst. In de nieuwere versies zijn steeds meer essentiële gegevens opgenomen. Op dit moment is de auditfile zo volledig dat deze kan dienen als een back-up van de grootboekmutaties. Met de Auditfile kunt u inzoomen tot op detail grootboekmutatie niveau. U hebt dan echter wel software nodig waarmee de mutaties op een geordende en leesbare manier worden getoond en kunnen worden geanalyseerd.

Data analyse met de Auditfile
Voor het begrip data analyse zijn vele definities in omloop. Hieronder een definitie zoals wij deze toepassen:
“Data analyse is een proces waarbij data wordt geïnspecteerd, opgeschoond, getransformeerd en gemodelleerd om vervolgens relevante informatie uit de data te identificeren en te analyseren”

In de praktijk bestaat nog veel onbekendheid met data analyse op basis van de auditfile. Om een inzicht te geven hoe data analyse op basis van de auditfile informatie oplevert die bijdraagt aan de beheersing van een organisatie werken en gebuikt kan worden voor controle volgen hierna enkele voorbeelden.
Deze voorbeelden zijn ontleend aan de functionaliteit die het programma Easy2Analyse biedt.

Om te beginnen is vanuit de audit file een overzicht van totalen per grootboekrekening belangrijk. Deze overzichten kunnen we samenvatten onder de noemer kolommen- of saldibalans. Kolommenbalansen zijn veelal mogelijk in diverse verschijningsvormen en met uiteenlopende detaillering, zoals debet en credit totalen of alle rekeningsaldi. Ook overzichten over meerdere jaren zijn vaak makkelijk, bijvoorbeeld voor cijferanalyse.

Daarnaast kunnen ook overzichten van totalen per dagboek nuttig zijn. Bijvoorbeeld voor inzicht in de herkomst van de in de dagboeken vastgelegde transacties kunnen totalen per grootboekrekening per dagboek worden aangemaakt. Hiermee kunnen bijvoorbeeld inconsistenties als inkopen in het verkoopboek zichtbaar worden gemaakt.

In iedere administratie worden de geldstromen vastgelegd in de rekening(en) kas en bank. Het verkrijgen van inzicht in de geldstromen die over deze rekeningen heen lopen kan veel bijdragen aan de sturing van het bedrijf. Met data analyse wordt het mogelijk om:
- Meest afwijkende bedragen te tonen;
- Afgeronde bedragen te filteren waarmee onverwachte transacties kunnen worden afgezonderd;
- Boekingen in het weekend te tonen of op andere momenten waarop er geen geldstromen verwacht zouden worden;
- Uitgaven en ontvangsten groter dan een vooraf bepaalde limiet te tonen;
- Het ontstaan van negatieve kasposities aan te wijzen.

Data analyse met behulp van andere data bestanden
In een organisatie worden naast grootboekmutaties ook nog vele andere data ontvangen. De bank stuurt bijvoorbeeld de banktransacties in de vorm van enkele data bestand op. Logistieke software biedt vaak de mogelijkheid om rapporten of detailinformatie als data bestanden te exporteren. In customer relations software worden ook financiële gegevens vastgelegd die in diverse data formaten kunnen worden geëxporteerd.
Deze data bestanden bieden een unieke kans om de juistheid en volledigheid van de financiële mutaties te toetsen. Zo kan een vergelijking worden gemaakt van de totalen per debiteur uit een CRM pakket met de stand die in de auditfile is vastgelegd. Eventuele afwijkingen kunnen zo in beeld worden gebracht.
Een ander voorbeeld is een vergelijking tussen logistieke data en de volledigheid van de omzet. Als uit de logistieke software blijkt dat er in een bepaalde periode veel pakketten zijn verstuurd, zou de omzet in die periode navenant lager moeten zijn. Of wat dacht u van een vergelijking van de bank transactie bestanden met de in het grootboek vastgelegde bank transacties. Hiermee kan worden gecontroleerd of de geldstromen volledig zijn vastgelegd.

Het volledige artikel kent de volgende inhoudsopgave:
1 Inleiding 
2 Auditfile financieel 
3 Data –analyse met de auditfile 
3.1 Overzichten 
3.2 Journaalposten 
3.3 Geldstromen 
3.4 Afnemers en leveranciers 
3.5 BTW 
3.6 Kosten en opbrengsten 
3.7 Grafieken 
3.8 Steekproeven 
4 Data analyse met behulp van andere data bestanden 
5 Het referentie grootboek schema 
6 Afsluiting 

Downloaden complete artikel: Financiële analyse op basis van auditfiles (en andere data bestanden) in PDF.