Blogserie: doet uw boekhoudpakket dat ook, door Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.

Hoe betrouwbaar is uw boekhouding? Ordners doorspitten, handmatig verbandcontroles uitvoeren, externe accountants die uren of zelfs dagen bezig zijn. Dit was vroeger heel gebruikelijk bij de controle van een financiële administratie. Van goede boekhoudsoftware mag je verwachten dat een aantal controles automatisch uitgevoerd worden zonder menselijke handelingen. Wel zo prettig voor een controller en accountant.

Een controle op het in evenwicht zijn van een boeking is zo basaal dat die eigenlijk niet genoemd hoeft te worden. Als het gaat om basisgegevens mag je controle verwachten op bestaanbaarheid van een postcode, bankrekeningnummer en BTW-nummer. Ook valt te denken aan een auditrail op het wijzigen van belangrijke basisgegevens zoals een KVK-nummer of bankrekeningnummer, zo mogelijk voorzien van een link naar het document dat aanleiding was voor de wijziging. Denk bij dit laatste aan een bericht van een crediteur dat het bankrekeningnummer is gewijzigd.

Bovenstaande klinkt zo gewoon dat je als gebruiker er wellicht vanuit gaat dat dit soort controles standaard aanwezig is binnen boekhoudsoftware. Ik kan alvast verklappen dat dit niet altijd het geval is.

Algemene voorbeelden van auditfunctionaliteit is ook:

1. Het ondersteunen van de meest recente versie van de XML Auditfile Financieel.
     
2. Vanuit de balans en resultatenrekening inzoomen tot op de oorspronkelijke boeking.
     
3. Vanuit debiteuren en crediteuren via facturen inzoomen tot op de oorspronkelijke factuur en/of betaling(en). Waarbij de factuur in PDF-formaat direct op het scherm is op te vragen. Want het opzoeken van een factuur in een ordner of via een ander systeem is alleen maar tijdverspilling.

Doet uw boekhoudpakket dat ook tot zover?

"Artificial Intelligence (AI), Robotic accounting, Machine learning, Descriptive Analytics...".
Probeert uw softwareleverancier u ook te overtuigen wat dit allemaal voor u betekent of gaat betekenen? In de praktijk worden deze termen gebruikt, ook wel misbruikt, om te duiden welke geautomatiseerde controles, al dan niet in de toekomst, mogelijk zijn.

Daarom houd ik het in deze blog even bij ‘auditfuncties’, die je vandaag de dag van een goed boekhoudpakket mag verwachten. Mag verwachten, want in de regel zijn deze auditfuncties niet altijd standaard aanwezig in boekhoudsoftware.

Enkele van deze auditfuncties zijn:

• Boekingen boven een bepaalde grenswaarde; In één oogopslag inzicht in boekingen boven een zelf op te geven grenswaarde opvragen. Bijvoorbeeld alle boekingen boven de 100.000 euro (willekeurig gekozen bedrag) en deze nog eens nalopen.
    
• Het ontbreken van regelmatig terugkerende boekingen; Zoals telefoon-, hosting en verzekeringskosten. 
     
• Boekingen met een verschil tussen berekende en geboekte BTW; in het tijdperk van elektronische facturering kan dit theoretisch niet meer voor komen. Maar de praktijk loopt wat achter op dit punt. Denk bij dit punt bijvoorbeeld ook aan BTW op facturen aan buitenlandse afnemers en controle op BTW over boekjaren heen.
     
• Het boeken van een investering op een kostenrekening. 
     
• Controle op afboeken van handelsdebiteuren buiten kas en bank.
     
• Controle op het dubbel voor komen van boekstuknummers, waaronder factuurnummers.
     
• Controle op de gemiddelde betalingstermijn per debiteur om met name inzicht te hebben in de uitschieters, zodat verder onderzocht kan worden wat de reden daarvan is.
     
• Controle op restwaarde bij vaste activa; Wordt er (in elk geval fiscaal) niet meer afgeschreven dan het verschil tussen aanschafwaarde en restwaarde per activum. 

Zie onze WIKI Boekhoudpakketten selectie checklist Data-analyses voor tientallen andere audits.

Ga eens na welke auditfuncties in uw boekhoudpakket aanwezig zijn? En vraag er anders even naar bij uw softwareleverancier.

Wilt u reageren op deze blog of mist u auditfuncties in de WIKI boekhoudsoftware?
Ga dan naar LinkedIN…