Softwarepakketten.nl

Onderzoek

Ken je als leverancier altijd de status van jouw facturen bij je klanten? Elektronisch factureren met Peppol en retourberichten maakt het mogelijk!

Plaatsingsdatum 28-01-2021
Berichtdatum 28 januari 2021

Na geleverde producten of diensten stuur je een factuur aan je klant, met daarop een betalingstermijn. Je verwacht dat het factuurbedrag automatisch op tijd bijgeschreven wordt op je bankrekening. Dat laatste gebeurd vaak, maar niet altijd, zo ervaar ik ook bij de administratie van GBNED.

Soms trekt een klant zelf aan de bel als er volgens hem iets aan de hand is met de factuur. Bijvoorbeeld omdat de afgesproken prijs op de factuur niet klopt, het nummer van een inkooporder ontbreekt of de tenaamstelling van de klant staat foutief op de factuur. Of vervelender omdat de afnemer niet tevreden is over de gefactureerde producten of dienstverlening. En zo zijn er nog vele redenen.

Een klant reageert lang niet altijd uit zichzelf als die een factuur niet, of niet op tijd, voldoet. Je stuurt dan een betalingsherinnering of klimt direct in de telefoon om navraag te doen over de openstaande factuur. Bij grote organisaties zijn hier zelfs complete afdelingen mee bezig. En dan hoor je waarom een factuur nog niet is voldaan. “We hebben geen factuur van u ontvangen”, is een reactie die je wellicht bekend voorkomt. Maar is dat laatste ook zo? Een per email gestuurde factuur kan inderdaad in de spamfilter zijn beland.

Gemak dient de mens en dat geldt zeker voor de mogelijkheden die automatisering vandaag de dag biedt aan ondernemers. Zo zou het in elk geval moeten zijn. Laten we daar met z’n allen dan ook gebruik van maken.

Hoe?
Door elektronisch factureren via Peppol met inbegrip van retourberichten te omarmen.

Voor het op elektronische wijze verzenden en ontvangen van facturen is er Peppol. Dé internationale standaard voor het veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig uitwisselen van elektronische berichten zoals facturen én retourberichten. Gebruiken verzender en ontvanger Peppol. Dan worden de informatievelden automatisch herkend en ingevoerd. Maar Peppol doet meer. Facturen worden via het beveiligde Peppol netwerk verzonden. En van alle gebruikers is de identiteit vastgesteld. De Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa) heeft de online video “Peppol in 2 minuten” beschikbaar die we van harte aanbevelen.

Retourberichten

Automatisch een bericht krijgen als je factuur opgenomen is in de administratie van je klant en goedgekeurd voor verdere afhandeling en zelfs als de factuur is betaald. Of automatisch bericht krijgen als je factuur discussie oproep en wordt geweigerd met keurig een toelichting van de reden in het retourbericht. Maar nooit meer achteraf het excuus (of smoes) dat een factuur niet is ontvangen. Dat scheelt ergernis, tijd en levert dus geld op. Dit is één van belangrijke USP’s van e-factureren”.

Deze tekst kan zo afkomstig zijn van de marketingafdeling van een softwareleverancier of een promotietekst van je accountants- of administratiekantoor om je te doen bewegen elektronisch factureren te omarmen.

Retourberichten sturen en ontvangen van een e-factuur via Peppol is geen fictie, maar technisch gewoon mogelijk. De specificaties voor betrokken softwareleveranciers en gebruikers die ook van de hoed en de rand willen weten is volledig vrij beschikbaar, zie Peppol BIS Invoice Response 3.0.

Wij adviseren gebruikers hun leverancier van hun factuur-, boekhoud-, ERP- en purchase 2 pay-software te vragen naar een aansluiting op Peppol én het kunnen werken met retourberichten.

Het merendeel van softwareleveranciers van administratiesystemen staat nog aan de vooravond als het gaat om de implementatie van retourberichten via Peppol. Maar zo laat je als gebruiker in elk geval je interesse merken. Een extra stimulans voor softwareleveranciers om er echt mee aan de slag te gaan.

Een retourbericht (in UBL-formaat) wordt altijd vanuit de ontvanger (klant) van een elektronische factuur gestuurd naar de afzender (leverancier) daarvan. Daarom ook de naam retourbericht. De leverancier kan als actie bijvoorbeeld een creditnota sturen en een nieuwe (gecorrigeerde) factuur. Dan beginnen de retourberichten feitelijk weer opnieuw voor de nieuwe factuur.

Oproep software- en accountancysector
Met retourberichten werken heeft natuurlijk alleen zin als zowel de software van de leverancier als de klant daarmee kan omgaan. Daarom doe ik ook een oproep aan betreffende softwareleveranciers om het werken met retourberichten mogelijk te maken. En de accountancysector vraag ik om hun klanten, in met name de MKB-sector, inhoudelijk te ondersteunen bij het werken met elektronisch factureren en retourberichten.

Softwareleveranciers en andere organisaties met eigen software die snel aan de slag willen met retourberichten kunnen daartoe contact met mij opnemen via gerard@gbned.nl. Meer informatie over aansluiten op Peppol is te vinden op www.peppolautoriteit.nl.

En gebruikers (eindgebruikers en medewerkers van accountants- en administratiekantoren) verwijzen we graag naar de gratis uitgave “Snel aan de slag met elektronisch factureren: checklist voor gebruikers”.
  

Toelichting status van retourberichten

Op basis van de al eerder genoemde specificaties van retourberichten eindig ik met een opsomming van statussen die gekoppeld kunnen zijn aan een retourbericht. Interessant daarbij te weten is dat één retourbericht meerdere statussen kan bevatten.

Onderstaande is wel onder voorbehoud van de daadwerkelijke implementatie door softwareleveranciers. Het is aannemelijk dat eerst de belangrijkste statussen ondersteund worden en dat dit in de loop van de tijd wordt uitgebreid op basis van de behoefte in de markt.

Statussen (altijd van ontvanger naar afzender van een factuur):

  • AB - Acknowledged; (erkend), bericht bevestigd.
    De ontvanger meldt aan de afzender dat de factuur leesbaar is ontvangen voor verwerking.
      
  • IP - In process; (in proces), bericht is in verwerking.
    De verwerking van de factuur is gestart in het administratiesysteem van de ontvanger.
      
  • UQ - Under query; (openstaande vraag), verdere verwerking van de factuur is gestopt.
    De koper meldt aan de leverancier dat aanvullende informatie is gewenst. Via een toelichting op het statusbericht wordt dan vermeld om welke informatie het gaat.
       
  • CA - Conditionally accepted; (voorwaardelijk geaccepteerd), in de factuur moet verwezen worden naar het document (zoals offerte of pakbon) dat ten grondslag ligt aan de factuur.
    De koper meldt aan de leverancier dat de factuur wordt geaccepteerd onder de voorwaarden die in de toelichting op het statusbericht is vermeld en dat de koper doorgaat met betalen. Tenzij de leverancier dit betwist.
       
  • RE - Rejected; (afgekeurd), indicatie dat de factuur niet overeenkomt met de aanbieding of transactie waarnaar wordt verwezen in de factuur (bijv. vrachtbrief of offerte) en daarom niet wordt geaccepteerd door de koper. Oftewel de factuur komt volgens de koper niet overeen met de afgesproken levering of dienst. Deze status wordt alleen gebruikt als de koper de factuur niet verder zal verwerken en dit meldt aan de leverancier met een toelichting op het statusbericht.
       
  • AP - Accepted en approved; (Geaccepteerd en goedgekeurd), indicatie dat de factuur is geaccepteerd door de koper. Deze status wordt alleen gebruikt als de koper de factuur definitief heeft goedgekeurd en de volgende stap de betaling is.
      
  • PD - Paid; (betaald), indicatie dat de factuur is betaald door de koper. Natuurlijk kun je op je bank ook snel zien (zeker in deze tijd van instant payments en PDSD2) dat een factuur is betaald. Maar op deze wijze heb je een extra controlemiddel, mocht het openstaande bedrag niet op jouw rekening zijn of worden ontvangen.

    De status PD is desgewenst ook te gebruiken in combinatie met de status PPD (Partially Paid) als gewerkt wordt met deelbetalingen. 

Bron: Peppol BIS Invoice Response 3.0.

Voorgaande is een goed voorbeeld hoe softwareleveranciers Robotic process automation (RPA) en Robotic accounting echt kunnen implementeren in de praktijk voor hun gebruikers. Volledig geïntegreerd in hun administratieve software.

Nogmaals:
Softwareleveranciers en andere organisaties met eigen software die snel aan de slag willen met retourberichten kunnen daartoe contact met mij opnemen via gerard@gbned.nl. Meer informatie over aansluiten op Peppol is te vinden op www.peppolautoriteit.nl.

En gebruikers (eindgebruikers en medewerkers van accountants- en administratiekantoren) verwijzen we graag naar de gratis uitgave “Snel aan de slag met elektronisch factureren: checklist voor gebruikers”.
 

Categorie(n) Kennisplatform Administratieve software, Branche > Accountantskantoren, Soort > eBusiness, Branche > Dienstverlening, UBL en Peppol, Robotic (accounting), Branche > Accountantskantoren > Visie ICT, Soort > Creditmanagement en Incasso, Branche > ICT bedrijven, Standaardisatie, (open)standaarden, Soort > (Elektronisch) factureren, Branche > Financials, Soort > Inkoop, E-procurement & Purchase-to-Pay, ICT Innovatie, ZZP'ers en klein MKB, Soort > Boekhoudsoftware, Branche > Overheid en semi overheid, Soort > Treasury-, Cash en Payment management
Bronvermelding Onderzoeksbureau GBNED / UBL Ketentest
Internet URL Onderzoeksbureau GBNED / UBL Ketentest

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug

Gerelateerde berichten

UBL Readiness Monitor in het kader van de Europese Norm voor e-factureren EN16931 [10-11-2017]


Seminar RPA en robotic accounting

Voorjaar 2021
Seminar RPA en robotic accounting
Met ook gerelateerde ontwikkelingen, zoals: Artificial intelligence (AI), Elektronisch factureren, Purchase-2-Pay, PSD2, Blockchain en Chatbots.
Meer informatie en deelname...



AFAS Software


Onerzoeksbureau GBNED