Blogserie: doet uw boekhoudpakket dat ook, door Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED.

Als ik zoek op Google kom ik het begrip afletteren tegen als “Het afvinken van bij elkaar behorende mutaties op een rekening" en daarop lijkende betekenissen. Bedoeld wordt dat bij elkaar behorende mutaties op een rekening in de boekhouding tegen elkaar weggestreept worden. Wat overblijft zijn mutaties die nog aandacht behoeven.

Schoolvoorbeeld is afletteren openstaande posten
Een bekend voorbeeld is het afletteren van openstaande posten (facturen) debiteuren en crediteuren. Vanuit een verkoop of inkoop wordt een factuur geboekt die in de meeste gevallen dan nog open staat. Als de factuur betaald wordt via de bank dan wordt deze betaling, veelal automatisch, weg geboekt tegen de openstaande post. Dit laatste noemen we dus afletteren. Als de factuur geheel is betaald zal deze niet meer verschijnen bij het opvragen van openstaande (nog niet afgeletterde) posten. Wordt er minder of meer betaald dan het openstaande factuurbedrag dan blijft dit zichtbaar bij het opvragen van de openstaande posten. Goede boekhoudsoftware biedt dan nog de mogelijkheid om kleine verschillen, betalingsverschillen genoemd, automatisch te signaleren en weg te boeken.

Afletteren en grootboekrekeningen
Afletteren kan ook plaatsvinden bij mutaties op bepaalde grootboekrekeningen of andere boekingsdimensies, zoals kostensoorten, projecten of dossiers.

Een hedendaags voorbeeld is het afletteren van transactiekosten bij online betalingen die door een Payment service provider (PSP) in rekening zijn gebracht. Het volgende voorbeeld illustreert deze werkwijze:

Stel dat je via een webshop artikelen verkoopt en klanten de mogelijkheid biedt om op meerdere manieren te betalen (zoals via iDEAL, Creditcard of PayPal). Via een Payment service provider (PSP),  zoals Adyen of Buckaroo, krijg je dan de betaling van een klant binnen. Dit laatste onder aftrek van ingehouden transactiekosten door de PSP. Voor deze transactiekosten volgt dan later een aparte factuur vanuit de PSP. Via een tussenrekening kan dan met behulp van afletteren in de gaten gehouden worden welke ingehouden transactiekosten zijn gefactureerd en welke nog niet. Ook is dan inzicht in eventueel gefactureerde transactiekosten die nog niet eerder is ingehouden.

Dossierkosten
Een ander voorbeeld is het afletteren van door te belasten kosten die op een dossier geboekt worden. Zo zal een advocaat in rekening gebrachte deurwaarders-, griffie- en andere kosten van derden, doorbelasten aan een cliënt. Door middel van afletteren wordt dan bijgehouden welke kosten wel of niet zijn doorbelast aan een cliënt.

Dit soort kosten noemen we ‘verschotten’, die je ook tegenkomt in bijvoorbeeld de logistieke sector.

Afletteren en boekhoudsoftware
Het afletteren van openstaande posten debiteuren en crediteuren is standaard in boekhoudsoftware aanwezig.  Ook het automatisch wegboeken van kleine betalingsverschillen mag dan niet ontbreken volgens mij.

Het afletteren van bepaalde grootboekrekeningen kan natuurlijk handmatig plaatsvinden, waarbij je zelf in goed in de gaten moeten houden welke mutaties tegen elkaar wegvallen. Bij enkele mutaties is dat prima. Maar bij meer mutaties kan dat al snel onoverzichtelijk worden.

Voorbeeld rekening kruisposten
Stel dat je werkt met een ING bankrekening, een Paypal rekening en een kas voor contante betalingen. En dat sprake is van de volgende boekingen: 
………………
15-1 € 2.000 Overboeking van ING naar PayPal
16-1 € 3.000 Kasstorting naar ING 
17-1 € 2.000 Ontvangst PayPal van ING
17-1 € 3.000 Bijschrijving kasstorting bij ING  
18-1 € 3.000 Kasstorting naar ING 
18-1 € 3.000 Bijschrijving kasstorting bij ING 
19-1 € 2.500 Overboeking van PayPal naar ING 
20-1 € 2.500 Bijschrijving overboeking PayPal bij ING 
……………… 

In één oogopslag is hier duidelijk dat voor genoemde selectie de rekening kruisposten ‘glad’ loopt. Zeker als ook nog eens sprake is van een ‘0’ saldo. Maar ervan uitgaande dat dergelijke mutaties gedurende de hele maand of zelfs een heel jaar plaatsvinden en dat op het eind van het jaar het openstaand saldo op de rekening kruisposten gecontroleerd moet worden is ‘automatisch afletteren’ van de rekening kruisposten natuurlijk wel zo handig.

Is automatisch afletteren aanwezig in standaard boekhoudsoftware?
Als op internet gezocht wordt naar afletteren binnen boekhoudsoftware, komen er meerdere boekhoudpakketten naar voren. Steeds meer leveranciers van standaard software hebben een gebruikershandleiding of andere instructies online staan. Zo kom je snel achter de mogelijkheden die geboden worden.

Onderstaand nog even enkele eigenschappen op een rij om te onthouden als je binnen boekhoudsoftware wilt afletteren:

• Toegestane afrondingsverschillen bij afletteren bij afletteren rekening;
• Rekening waarop afrondingsverschillen geboekt worden;
• Toegestane betalingsverschillen bij afletteren openstaande posten debiteuren en crediteuren;
• Rekening waarop betalingsverschillen geboekt worden;
• Referentie(s) waarop afgeletterd wordt. 

Begrippen
In relatie tot afletteren zijn ook de volgende begrippen c.q. (grootboek)rekeningen relevant: kruisposten, transitorische posten, tussenrekeningen, verschotten, voorschotten en vraagposten.

Reactie

"Een must in elk boekhoudpakket. Als het niet aanwezig is moet je in excel knutselen.... of print maken en strepen.... periodiek veel werk.

Aflettering via 2 mogelijkheden zie ik graag:
1. Rapport afletteranalyse obv refentie of bedrag zonder afletternummer.
2. Aflettering met afletternummer dmv handmatige selectie of automatisch" .

Reageer ook via LinkedIN.