Blog door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED

Handmatig overnemen van verkoopfacturen in de boekhouding. Dat komt vaker voor dan je denkt. Stel je hebt als ondernemer een factuurprogramma of een webwinkel. Voor de financiële verantwoording en afwikkelen van betalingen wil je dan de facturen opnemen in de boekhouding. In lang niet alle gevallen is dan sprake van een koppeling tussen factuurprogramma, webwinkel en boekhoudsoftware. Ook als de boekhouding door een accountants- of administratiekantoor wordt gevoerd kan sprake zijn van het handmatig overnemen van de verkoopfacturen. Dit laatste is zonde van de tijd, geld en geeft ook nog eens kans op fouten.

Een universele oplossing om verkoopfacturen zoveel mogelijk geautomatiseerd op te nemen in de boekhouding kan op basis van UBL-facturen. UBL staat voor Universal Business Language en is een wereldwijde standaard voor onder andere elektronische facturen. In tegenstelling tot bijvoorbeeld PDF is UBL direct leesbaar door computers, waarbij alle velden een eigen betekenis hebben.

Een factuur in UBL bevat velden voor factuurkenmerken (zoals factuurnummer en -datum), de leverancier, afnemer, factuurtotalen en factuurregels. 

UBL wordt ingezet om facturen uit te wisselen tussen administratieve software van leverancier en afnemer. Uitwisseling van facturen kan plaatsvinden via email of een speciaal factuurnetwerk, zoals Peppol. 

Van factuursoftware mag verondersteld worden dat, naast een factuur in PDF, een factuur in UBL vervaardigd kan worden en deze per email (en/of een factuurnetwerk) aan de afnemer verzonden kan worden.

Van boekhoudsoftware mag verondersteld worden dat elektronisch ontvangen facturen in UBL zoveel als mogelijk automatisch ontvangen en geboekt kunnen worden. Het gaat dan in eerste instantie om van leveranciers ontvangen (inkoop)facturen. De meeste MKB boekhoudsoftware kent per administratie een apart emailadres waarop (inkoop)facturen in PDF en UBL ontvangen worden en automatisch terecht komen in de boekhouding. 

Als er geen directe integratie is tussen factuurprogramma en boekhoudsoftware (of als factureren niet direct onderdeel uitmaakt van boekhoudsoftware) dan kan UBL ook uitkomst bieden om verkoopfacturen zoveel mogelijk automatisch te boeken in de 'eigen' administratie (debiteuren en grootboek).  

Een optie is om dan bijvoorbeeld de verkoopfacturen in PDF en UBL zowel te mailen aan de afnemer als aan de eigen boekhouding, via bijvoorbeeld Bcc. De PDF wordt dan opgeslagen in het factuurarchief en de UBL wordt gebruikt om de verkoopfactuur automatisch vast te leggen in de boekhouding. Hierdoor wordt de boekhouding regelmatig bijgewerkt en kunnen ook (online) betalingen verwerkt worden. 

Dus wil je geen verkoopfacturen meer handmatig overnemen in de boekhouding?

1. Vraag aan je leverancier van factuursoftware (waaronder webwinkelsoftware) om facturen in UBL-formaat te kunnen sturen aan de boekhouding;
   
   
2. Vraag aan je leverancier van boekhoudsoftware (al dan niet via je accountants- of administratiekantoor) om facturen verkoopfacturen in UBL-formaat te kunnen ontvangen en, zoveel mogelijk automatisch, te verwerken in de boekhouding. 

Wil je meer weten over UBL?
Kijk dan even op www.ublketentest.nl