Urios is kantooradministratiesoftware voor advocaten en juristen. Het doel is om zo efficiënt en eenvoudig mogelijk dossiers en relaties te beheren, hierop tijd te schrijven en deze tijd te factureren. Hoe u factureert bepaalt u zelf: per post, per e-mail of via het Peppol-netwerk (hiermee loopt Urios voorop). Dit bepaalt u op relatieniveau.

Stel de facturatiemethode in op relatieniveau
In Urios kunt u op relatieniveau aangeven hoe u aan deze relatie wilt factureren:

1. Per post (afdrukken op printer);
2. Als e-factuur per e-mail als pdf-bestand;
3. Als e-factuur via het Peppol-netwerk.

Ad. 1 Per post (afdrukken op printer)
Steeds minder gebruikelijk, maar voor sommige kantoren nog steeds wenselijk. Op het moment dat u de factuur in Urios definitief maakt, komt de factuur uit de printer rollen. Deze kunt u vervolgens in een envelop stoppen en op de post doen.

Ad. 2 Als e-factuur per e-mail als pdf-bestand
De meest gekozen methode onder onze gebruikers. Op het moment dat u de factuur in Urios definitief maakt, genereert Urios een e-mail met als bijlagen de factuur als pdf- en xml-bestand (voor bedrijven). U kunt instellen dat u deze e-mail eerst als concept wilt openen in Outlook of dat u de factuur direct vanuit Urios wilt sturen.

Optioneel kunt u een iDEAL-betaalknop toevoegen aan de facturatiemail middels de Mollie-koppeling. Urios zet de betaallink dan automatisch in de daarvoor bestemde betaalknop.

Met deze methode bespaart u veel tijd in vergelijking met factureren per post. Naast dat u de factuur niet hoeft uit te printen en op de post hoeft te doen, hoeft u ook geen pak voorgedrukt briefpapier meer in uw printer te hebben liggen. U kunt namelijk uw briefpapier als pdf-achtergrond inlezen in Urios.

Ad. 3 Als e-factuur via het Peppol-netwerk
Het Peppol-netwerk wordt gebruikt voor het veilig en grensoverschrijdend ontvangen en/of verzenden van o.a. e-facturen en inkooporders tussen bedrijven onderling en Europese Overheden. Ook steeds meer Nederlandse bedrijven adopteren dit uniforme formaat. Hoe meer bedrijven deze methode implementeren, hoe sneller en foutlozer facturatie onderling gaat.

Om via Urios te kunnen factureren via het Peppol-netwerk, dient u een account aan te maken bij eVerbinding. Hierna kunt u uw eVerbinding-account koppelen met Urios, waarna u deze facturatiemethode kunt gebruiken voor uw relaties die ook zijn aangesloten op het Peppol-netwerk.

Vervolgens wordt op het moment dat u de factuur in Urios definitief maakt, de factuur in UBL-formaat (inclusief pdf) verzonden middels eVerbinding via het Peppol-netwerk.

Met facturatie via het Peppol-netwerk heeft de ontvangende partij nagenoeg geen werk meer van uw declaraties. Deze hoeft namelijk niet te worden overgetypt en er worden geen handmatige overschrijvingen meer gedaan. Als uw factuur aan de gestelde eisen voldoet, vindt de betaling namelijk automatisch plaats. Dit is sneller, goedkoper en nauwkeuriger.

Als uw debiteur geen gekoppeld boekhoudpakket gebruikt, wordt een e-mail verzonden met daarin een link naar de declaratie. Zodra de declaratie wordt geopend, kunt u dit in uw eVerbinding-account terugzien.

Daarnaast ziet u deze status ook terug in Urios op het tabblad Declaraties in de kolom Status. De verschillende statussen in Urios zijn afgeleverd, gelezen, verwerken, goedgekeurd. Als de ontvanger een e-mail met een link heeft ontvangen, zal de status blijven staan op Gelezen. Verdere informatie qua status kan niet in Urios worden weergegeven.

Een account aanmaken bij eVerbinding is snel gedaan, evenals het koppelen van dit account aan Urios. Meer informatie hierover vindt u op de website van eVerbinding.

Lees hier hoe u een eVerbinding-account aanmaakt en kan koppelen aan Urios.

Voor alle drie de methoden geldt dat de definitieve factuur zichtbaar blijft in Urios op het tabblad Declaraties. Indien gewenst kunt u bij het definitief maken de factuur ook nog opslaan als pdf-bestand in een door u gekozen algemene map, bijvoorbeeld ‘Declaraties’, of in een submap bij het dossier, bijvoorbeeld ‘Financieel’.

In LEDES-formaat (op aanvraag)
Grote internationaal opererende bedrijven of bedrijven met een hoofdkantoor in de Verenigde Staten vereisen soms dat u in LEDES-formaat declareert. Urios ondersteunt deze facturatiemethode wel, maar factureren in LEDES-formaat heeft veel technisch maatwerk per klant nodig. Daarom kan deze functionaliteit niet als standaard facturatiemethode door ons worden aangeboden. Mocht u willen/moeten factureren in LEDES-formaat, neem dan contact met ons op voor meer informatie.

Lees meer over declareren vanuit Urios.

Eenvoudig herinneren
Natuurlijk hoopt u dat uw cliënt de factuur tijdig voldoet. Is dit niet het geval, kunt u deze cliënt eenvoudig direct vanuit Urios een herinnering sturen. Dit kan ook in batch, mochten er bijvoorbeeld meerdere facturen klaar staan voor een eerste, tweede of laatste herinnering.

De herinnering wordt via dezelfde methode verstuurd als de oorspronkelijke factuur. Tenzij u dit uiteraard voor die tijd bij de relatie wijzigt.

Declaraties crediteren
Is de nota verkeerd geadresseerd? Of blijkt dat bepaalde kosten onterecht in rekening zijn gebracht? Dan kunt u de factuur (gedeeltelijk) crediteren. Hiermee komen eventueel in rekening gebrachte tijdregels en verschotten weer vrij. Deze kunnen vervolgens opnieuw (aangepast) in rekening worden gebracht of worden geannuleerd.

Boekhoudkoppeling of -export
Urios gaat ‘tot de boekhouding’. Dat betekent dat u uw declaraties kunt maken met en kunt versturen vanuit Urios, maar dat u voor uw overige boekhouding een boekhoudprogramma nodig heeft.

Graag maken wij u dit zo makkelijk mogelijk. Daarom bieden wij een live-koppeling, exportfunctie en/of e-mailkoppeling voor de meestgebruikte boekhoudprogramma’s. Staat uw boekhoudprogramma er niet tussen? Laat het ons dan gerust weten. De kans is groot dat we (een van) deze opties ook voor uw boekhoudprogramma kunnen realiseren.

Twijfelt u over welke boekhoudkoppeling het beste past bij uw kantoor? Wij hebben de voor- en nadelen voor u op een rijtje gezet én een keuzehulp voor u opgesteld.

Live-koppeling
Voor Exact Online, Twinfield en Visma Yuki bieden we een live-koppeling. Dit betekent dat facturen die u definitief maakt in Urios, direct in het boekhoudprogramma op de juiste grootboekrekening worden geboekt. Voor Exact Online stuurt Urios ook de facturen mee als pdf, zodat deze direct in Exact Online kunnen worden geopend.

Andersom haalt Urios eens in de 24 uur alle openstaande posten op uit het boekhoudprogramma. Zo heeft u in Urios altijd een actueel overzicht van de nog openstaande facturen. Dit laatste is optioneel. Sommige kantoren geven de voorkeur aan het handmatig bijhouden van betalingen in Urios met behulp van het bankoverzicht.

Exportfunctie
Voor de meestgebruikte boekhoudprogramma’s bieden we een exportfunctie. Onder andere voor AFAS, e-Boekhouden.nl, KING, SnelStart en Visma eAccounting. Dit houdt in dat u periodiek, bijvoorbeeld eens per maand, een export kunt maken van uw verkoopfacturen uit Urios. Afhankelijk van uw boekhoudprogramma exporteert Urios dit bestand als CSV, XML of FMUTA.

Vervolgens kan u of uw boekhouder deze bestanden importeren in het boekhoudprogramma. Hiermee worden de individuele factuurregels direct op de juiste grootboekrekeningen geboekt.

E-mailkoppeling
Veel boekhoudprogramma’s bieden rechtstreeks een e-mailkoppeling. Dit houdt in dat u in Urios het administratie-e-mailadres van uw boekhoudomgeving kunt invoeren. Alle definitieve facturen worden dan direct naar uw boekhoudprogramma gestuurd. Uw boekhouder moet dan wel elke individuele factuur accorderen / aan de juiste grootboekrekening koppelen. Bij de live-koppeling en exportfunctie gaat dit geautomatiseerd.

Voor boekhoudprogramma’s die geen rechtstreekse e-mailkoppeling bieden, is er de factuurherkenningssoftware, zoals Basecone. Als u hier een account voor aanmaakt, kunt u alsnog gebruikmaken van de e-mailkoppeling.

Om u te helpen bij de beste keuze voor uw kantoor hebben we ook een brochure voor boekhouders opgesteld. Hierin vindt u heel veel relevante informatie omtrent de relatie tussen Urios en boekhoudpakketten.

Meer weten over Urios?
Neem gerust contact met ons op voor meer informatie. Direct met eigen ogen zien hoe makkelijk declareren vanuit Urios gaat? Probeer Urios 30 dagen gratis of plan een vrijblijvende demo.