Door Visma eAccounting

Elke organisatie is gebaat bij inzicht in de cijfers en een goed begrip daarvan. Als accountant of financieel adviseur heb je hier een belangrijke adviesrol in. Het voeren van klantadministraties, het controleren van data, het opstellen van financiële rapportages en jaarrekeningen - het is de basis van elk kantoor. Maar tijdgebrek, het moeilijk vinden van gekwalificeerd personeel en niet efficiënter genoeg kunnen samenwerken met klanten blijven uitdagingen voor veel kantoren. Dit brengt het proces van realtime accounting in gevaar.

Het is daarom van groot belang om bovengenoemde processen op het kantoor zo efficiënt en eenvoudig mogelijk te maken. Goede automatisering en integratie van verschillende softwarepakketten helpen daarbij. In dit blog bespreken we hoe je een efficiencyslag kan maken in het administratieve proces door middel van de krachtige combinatie Visma eAccounting Accountancy en Visionplanner.

Administratieve taken optimaliseren door automatisering
Het begint uiteraard bij de basis, een correcte administratie. Om efficiency te creëren is het belangrijk dat de bron voor deze basis zo geautomatiseerd mogelijk verloopt. Hiervoor zijn er twee stappen die eigenlijk altijd eenvoudig te realiseren zijn: het gebruik van de directe bankkoppelingen zodat het bankboek altijd actueel is, en klanten de verkoopfacturen direct te laten maken in de boekhoudsoftware waar jij als kantoor mee werkt. Nog een stap naar verdere efficiency is het ontvangen van de inkoopfacturen van de klant via e-facturatie. Maar daar speelt adoptie door de klant en het inregelen bij zijn leveranciers ook een grote rol. Uiteindelijk zorgen deze geautomatiseerde stappen ervoor dat een administratie sneller en volledig op orde is met minder fouten. Het proces richting een samenstelwaardige administratie kost op deze manier veel minder tijd.

Welke stappen kun je nemen om je administratie realtime samenstelwaardig te houden
De volgende stap naar een efficiënter proces is het controleren van de administratie op juistheid en volledigheid van alle binnengekomen data voordat de financiële maand- of jaarrapportage daadwerkelijk gemaakt kan worden. Hoe samenstelwaardig is je administratie?

Met de Online Samenstel-Assistent, standaardfunctionaliteit binnen Visma eAccounting Accountancy, kan je heel makkelijk zien welke journaalposten geboekt zijn op de rekeningen die je hebt gecontroleerd. De software bevat uitgebreide controlemogelijkheden. Bijvoorbeeld of er (een juiste) btw-code bij de boekingen is ingevoerd en of een inkoopfactuur niet op de verkeerde kostenrekening is geboekt. Of dat bepaalde grootboekrekeningen wel voldoen aan het te verwachten aantal boekingen, zoals twaalf x per jaar maandelijkse huur. Bij al dit soort afwijkingen geeft eAccounting Accountancy jou direct een seintje. Daarnaast kan je er notities die je in een vorige periode hebt gemaakt bij halen die je helpen heel snel een beoordeling te maken.

Naast eenvoudige controle op juistheid biedt de Online-Samenstel-Assistent binnen eAccounting ook snel inzicht in volledigheid. Bijvoorbeeld of er nog facturen zijn die verwerkt moeten worden of kosten die verdeeld moeten worden. Staan er nog facturen in concept? Dat zijn allemaal signalen die jou moeten helpen om actie te ondernemen en te zorgen dat die facturen eerst verwerkt worden. Het zijn automatische controles die je meteen in het dashboard ziet op het moment dat je opstart.

Door te werken met boekhoudsoftware waarmee je dusdanig actueel kunt zijn, leg je een solide basis voor het uitbouwen van je rapportages en voor risicogericht samenstellen. Hiervoor heeft eAccounting Accountancy een koppeling met Visionplanner. De naadloze integratie - waarbij met een druk op de knop alle data moeiteloos wordt ontsloten richting Visionplanner - zorgt voor tijdwinst, reduceert fouten en maakt het werk op elk kantoor zo eenvoudig mogelijk. Dankzij single sign-on switch je ook nog moeiteloos tussen beide oplossingen. Is je administratie in eAccounting op orde, dan kan je direct aan de slag met je begroting, prognoses, scenario’s, en dashboards die Visionplanner biedt om kpi’s te monitoren en beter te adviseren. Voor de jaarrekening hoef je vervolgens alleen nog je risicoposten langs te lopen. Met Visionplanner heb je een hele moderne tool in handen waarbij je de RGS-code die gebruikt wordt in eAccounting ook direct kan toepassen voor de SBR-rapportages. Als je werkt met beide oplossingen is de koppeling standaard aanwezig.

De combinatie tussen eAccounting Accountancy en Visionplanner kan een groot verschil maken in je werk als accountant. De tools faciliteren het proces van real-time accounting, waardoor je niet alleen een efficiencyslag maakt, maar ook de kwaliteit van je dienstverlening omhoog gaat. Door deze procesoptimalisatie kan je je klant sneller inzicht geven en adviseren op basis van actuele gegevens. Vergeet daarbij niet om je processen regelmatig te evalueren en aan te passen om ervoor te zorgen dat je het meeste uit je tools haalt.

Meer weten
Wil je meer weten over hoe je administratieve taken kan optimaliseren met efficiënte samenwerking tussen eAccounting Accountancy en Visionplanner? Neem dan contact met ons op voor meer informatie.