BLOG door Erwin Hamming-Schott, CBO Speedbooks BV

De jaarrekening opstellen van A tot Z

Je wilt jouw kostbare tijd liever in je onderneming steken dan in financiële rompslomp. Helaas is het opstellen van een jaarrekening voor de meeste ondernemingen verplichte kost.

Met slimme jaarrekeningsoftware kun je zelf een heel eind komen bij het opstellen van de jaarrekening. Maar het hele proces van stukken en data verzamelen en ze verwerken kost veel tijd en ook toch wel behoorlijk wat kennis en/of ervaring.

Doe het zelf, of toch maar niet
Daarom wordt vaak geadviseerd dat een financieel professional de (fiscale) jaarrekening opstelt. Zo houd jij meer tijd over om je bezig te houden met ondernemen.

In deze blog vertellen we je of jij als ondernemer verplicht bent een jaarrekening op te stellen en hoe je dat eenvoudig zelf kunt doen of kunt laten opstellen.

Wat is nou precies een jaarrekening
Een jaarrekening is een overzicht van de financiële situatie van een onderneming of organisatie van het afgelopen boekjaar. Het financiële eindverslag over een bepaalde periode als het ware.

De jaarrekening bestaat doorgaans uit drie belangrijke financiële overzichten: de balans, de winst- en verliesrekening en het kasstroomoverzicht.

Wat staat er in een jaarrekening
Een jaarrekening bestaat uit verschillende onderdelen: de balans, de winst- en verliesrekening, kasstroomoverzicht en de toelichting. De balans geeft een overzicht van de bezittingen, schulden en het eigen vermogen aan het einde van het boekjaar. De winst- en verliesrekening toont de opbrengsten en kosten over het afgelopen boekjaar. Het kasstroomoverzicht beschrijft de inkomsten en uitgaven van de onderneming gedurende het jaar, opgesplitst in operationele, investerings- en financieringsactiviteiten.

• De toelichting geeft extra informatie over de posten op de balans en de winst- en verliesrekening.
• De balans geeft een momentopname van de financiële situatie van de onderneming op een specifiek moment. De balans opstellen geeft inzicht in de activa (bezittingen), passiva (schulden) en het eigen vermogen.
• De winst- en verliesrekening toont de inkomsten en uitgaven gedurende het boekjaar en berekent het nettoresultaat (winst of verlies).

Download hier kosteloos een voorbeeld jaarrekening met werkprogramma.

Waarom moet je (verplicht) een jaarrekening maken
De jaarrekening maken is essentieel voor externe belanghebbenden zoals aandeelhouders, crediteuren, investeerders en toezichthouders om de financiële gezondheid en prestaties van de onderneming te beoordelen.
Zij hebben de jaarrekening nodig om te helpen bij het nemen van beslissingen, het evalueren van de winstgevendheid en de financiële stabiliteit, en het voldoen aan wettelijke vereisten.

Wie moet verplicht een jaarrekening maken
Een jaarrekening maken is verplicht voor ondernemers die een rechtsvorm hebben met rechtspersoonlijkheid.
De Kamer van Koophandel (KvK) heeft een handig overzicht gemaakt waar je direct kunt zien welke eisen van toepassing zijn op jouw bedrijf.

Alleen een jaarrekening is vaak niet genoeg

Middelgrote of grotere bedrijven moeten betreffende de financiële zaken in een aantal gevallen naast een jaarrekening met een uitgebreide toelichting ook een accountantsverklaring en bestuursverslag of jaarverslag aanleveren.

Een accountantsverklaring is vereist om de geloofwaardigheid en betrouwbaarheid van de jaarrekening te waarborgen. De verklaring bij de jaarrekening bestaat uit een onafhankelijke controle met uitleg.

Het oordeel van een accountant verhoogt het vertrouwen van stakeholders, zoals investeerders en crediteuren, in de juistheid en integriteit van de financiële informatie, essentieel voor weloverwogen besluitvorming.

Transparantie
Een jaar- of bestuursverslag, ook wel jaarrapport genoemd, geeft context en inzichten, waardoor belanghebbenden die een jaarrekening opvragen een completer beeld krijgen van de prestaties en de financiële gezondheid van de organisatie. Het draagt bij aan transparantie, vertrouwen en verantwoording.

Jaarrekening deponeren bij de KvK

Als je verplicht een jaarrekening moet opstellen, moet je de jaarrekening dus ook verplicht jaarlijks deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dat gaat via Standard Business Reporting (SBR).

Iedereen kan daarna de gegevens over een boekjaar inzien. Het stelt toezichthouders in staat om naleving van de wet te controleren. Investeerders en anderen helpt overzicht van de financiële data bij het nemen van beslissingen, omdat je ook bedrijven kunt vergelijken. Het bevordert concurrentie en efficiëntie.

Wat is SBR
SBR is een veilig digitaal systeem dat wordt gebruikt om financiële rapportages, zoals de jaarrekening en belastingaangiftes, in een gestandaardiseerd digitaal formaat aan te leveren bij overheidsinstanties en andere belanghebbenden.

Fouten worden ermee verminderd en de efficiëntie wordt verhoogd. (Lees hier meer over SBR)

Wanneer moet je de jaarrekening deponeren
De deadline voor het deponeren van de complete jaarrekening kan verschillen, maar de KvK houdt in de regel aan dat je (of de accountant) de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling moet deponeren.

De uiterste termijn voor vaststelling verschilt per rechtspersoon, maar de jaarrekening moet in ieder geval binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn.

Wil je precies weten welke termijn geldt voor jouw onderneming, dan vind je op de website van de KvK een handig overzicht.

Te laat deponeren, dan riskeer je een boete
Wat gebeurt er als je de jaarrekening te laat deponeert? Bij het te laat deponeren van de complete jaarrekening kan de belastingdienst je een boete opleggen. En dat wil je natuurlijk voorkomen. Er kunnen ook andere juridische gevolgen zijn, zoals het intrekken van een vergunning.

Omdat het doel van deze jaarrekeningverplichting is om transparantie en verantwoording te waarborgen, investeerders en schuldeisers te beschermen en de financiële gezondheid van bedrijven in Nederland te monitoren, wordt er strikt op naleving toegezien.

Welke belangrijke types jaarrekeningen zijn er

• Standaard of Fiscale jaarrekening: Dit is de meest voorkomende jaarrekening voor de besloten vennootschap (BV) en de naamloze vennootschap (NV) en omvat een balans, een winst- en verliesrekening kasstroomoverzicht en toelichtingen.
   
• Jaarrekening voor Micro-entiteiten: Kleine bedrijven die aan specifieke criteria voldoen, kunnen gebruikmaken van een vereenvoudigde jaarrekening die minder uitgebreid is dan de standaard jaarrekening.
   
• Geconsolideerde of Groepsjaarrekening: Grotere ondernemingen die deel uitmaken van een groep moeten naast een individuele ook een geconsolideerde jaarrekening opstellen, die de financiële positie en resultaten van de gehele groep weerspiegelt.
  (lees hier meer over hoe je in 3 kliks een geconsolideerde jaarrekening maakt)
   
• RJ-jaarrekening: Wanneer een organisatie met publiek geld werkt of erdoor wordt gefinancierd moet een zogenaamde RJ-jaarrekening worden opgesteld.

Wat is een RJ-jaarrekening
RJ staat voor Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving die door de Raad voor de Jaarverslaggeving worden opgesteld. Het RJ-voorschrift bestaat uit regels en richtlijnen voor het opstellen van jaarrekeningen die zijn afgestemd op de aard en de activiteiten van de betreffende organisaties.

De RJ-richtlijnen worden regelmatig bijgewerkt om ervoor te zorgen dat ze in lijn zijn met de veranderende financiële verslaggevingsnormen en wet- en regelgeving.

Welke zijn de meest voorkomende RJ-jaarrekeningen:

• Stichting:
  Stichting zonder winstoogmerk, zoals liefdadigheidsinstellingen, culturele- en educatieve stichtingen, moeten vaak RJ jaarrekeningen opstellen.
   
• Fondsen:
  Pensioen- en beleggingsfondsen en beheermaatschappijen van fondsen die geen winstoogmerk hebben, vallen onder de RJ-richtlijnen.
   
• Zorginstellingen:
  Non-profit zorgorganisaties, zoals ziekenhuizen, verpleeghuizen en thuiszorgorganisaties, moeten verplicht RJ-655 jaarrekeningen opstellen. (lees hier meer over de verplichte de RJ-655 jaarrekening voor zorgverleners)
  
  
• Onderwijsinstellingen:
  Scholen en onderwijsinstellingen zonder winstoogmerk vallen onder de RJ-richtlijnen.

Jaarrekening conform meest recente wettelijke regelgeving

Een jaarrekening moet minimaal aan de meest recente NEN-eisen voldoen. NEN staat voor "Nederlandse norm" en verwijst naar de nationale normen en richtlijnen die in Nederland worden gehanteerd.

De Nederlandse normen en richtlijnen voor het opstellen van een jaarrekening worden regelmatig herzien en bijgewerkt, zodat ze actueel en in overeenstemming zijn met nationale, Europese en internationale wetgeving en ontwikkelingen.

Veelvoorkomende fouten bij het opstellen van de jaarrekening

• Onjuiste classificatie: Vermogen en schulden worden verkeerd geclassificeerd als kort- of langlopend, wat de financiële positie vertekent.
• Onjuiste waardering: Verkeerde waardering van activa en passiva kan invloed hebben op winst, verlies en vermogenspositie.
• Niet-naleving van boekhoudstandaarden: Het niet volgen van nationale of internationale boekhoudnormen, zoals de International Financial Reporting Standards (IFRS) of lokale richtlijnen.
• Fouten in kasstroomoverzichten: Onjuiste verwerking van kasstromen kan de liquiditeitspositie vertekenen.
• Onvoldoende controlemaatregelen: Het gebrek aan effectieve interne controleprocedures kan leiden tot onnauwkeurigheden.

Zo voorkom je veelvoorkomende fouten in de jaarrekening
(De belangrijkste preventieve maatregelen)

• Gedegen financiële administratie: Zorg voor een georganiseerde en actuele financiële administratie om fouten in broninformatie te voorkomen.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving: Blijf op de hoogte van actuele boekhoud- en rapportagenormen, inclusief wettelijke voorschriften.
• Professioneel advies: Raadpleeg experts of accountants om complexe boekhoudkwesties aan te pakken en te verifiëren.
• (Accountants) Controle: Laat de jaarrekening controleren om fouten en onnauwkeurigheden te identificeren.

Jaarrekeningchecklist of werkprogramma
Handig. Een werkprogramma bij het opstellen van de jaarrekening is een gestructureerde lijst van taken, procedures en richtlijnen die financieel professionals volgen om de jaarrekening te maken.

Het is een handige leidraad voor controllers, accountants en andere financieel professionals tijdens het hele jaarrekeningproces, waarbij elke stap zorgvuldig wordt gedocumenteerd en gedateerd, wat nuttig is voor interne controle, externe audit en als referentie voor toekomstige financiële verslaglegging.
(Lees hier meer over het werkprogramma)

Rol van een accountant, accountantscontrole van de jaarrekening
De rol van de accountant is het controleren van de financiële gegevens, het beoordelen van interne controles en procedures, en het verifiëren van de naleving van boekhoudkundige normen en wettelijke voorschriften.

De accountant evalueert of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële positie en prestaties van de onderneming. Bij akkoord geeft hij een zogenaamde accountantsverklaring af.

Vaststellen jaarrekening
Als iedereen binnen de organisatie ervan overtuigd is dat de jaarrekening met bijbehorende stukken kloppen, kan het bestuur van een onderneming of organisatie de jaarrekening ondertekenen en met begeleidend bestuursverslag doorzenden aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders om te worden vastgesteld.

Opstellen jaarrekening met een professioneel softwareprogramma

Misschien duizelt het je nu na zoveel informatie. Gelukkig is er professionele en betrouwbare jaarrekeningsoftware om je te helpen. Speedbooks® rapportagesoftware heeft een voorbeeld jaarrekening (met werkprogramma) voor je beschikbaar gesteld.

In Excel, daar kan bijna iedereen mee werken. Zo kun je alvast een voorproefje krijgen van hoe jouw jaarrekening eruit kan komen te zien.

Test Speedbooks jaarrekeningsoftware zelf, vrijblijvend
Test vrijblijvend ons hele programma met de demoversie op onze website: www.speedbooks.nl/demo.