Blog door Sylvia Vertegaal (LinkedIn), Adviseur Digitalisering Rijksinkoop.

E-orders via Peppol
In 2022 heeft de Rijksoverheid een pilot gedaan, zodat inkooporders digitaal uitgewisseld kunnen worden tussen Rijksoverheid en leveranciers via het Peppol-netwerk. De Rijkoverheid ontvangt sinds 2017 e-facturen via Peppol en stuurt via hetzelfde kanaal e-orders naar leveranciers. De Rijksoverheid stuurt al meer dan 10 jaar e-orders naar leveranciers via een directe maatwerk aansluiting tussen Rijksoverheid en leverancier. Het ontvangen van orders via deze maatwerking aansluiting is complex en vraagt een investering van de leverancier. Om dit proces laagdrempelig te maken voor leveranciers kiest de Rijksoverheid voor uitwisseling via Peppol. Peppol maakt gebruik van standaardberichten, waarmee opbouw en inhoud van het bericht inzichtelijk zijn voor zowel verzender als ontvanger.

Een aantal leveranciers ontvangen dagelijks e-orders van de Rijksoverheid via Peppol, deze leveranciers hebben hierdoor het verkoopproces vergaand kunnen automatiseren. In 2024 gaat de Rijksoverheid verder met het aansluiten van leveranciers op Peppol. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl) zal leveranciers benaderen die een groot aantal inkooporders ontvangt, zodat deze de stap kunnen zetten van pdf -orders naar e-orders via Peppol.

Basisorder Rijk
De Peppolstandaard bestaat uit een aantal verplichte velden en een groot aantal optionele velden. Om het eenvoudig te maken voor leveranciers om e-orders te ontvangen van de Rijksoverheid maken de aangesloten Rijksdiensten gebruik van de Basisorder Rijk (BOR). De BOR is de invulling van het Peppol-bericht door de Rijksoverheid. Met de BOR is er vastgesteld welke velden er gevuld worden op welke wijze. Hierdoor maakt het voor de leverancier niet uit welke van welke Rijksdienst er een e-order wordt ontvangen. De BOR is volledig Peppol-compliant en is dus geen eigen Rijksoverheid standaard, maar een duidelijk beschreven invulling van het Peppol-inkooporderbericht.

Peppol varianten
De inkoopprocessen in Peppol kennen een aantal varianten waarmee inkoopprocessen gedigitaliseerd kunnen worden; order only, ordering en advanced ordering. Deze processen staan hieronder kort beschreven.

1. Order Only;
   Met het proces order only wordt er een digitale inkooporder verzonden naar de leverancier. Deze ontvangt de order en verwerkt deze in het verkoopsysteem. Eventuele wijzigingen en annuleringen lopen buiten Peppol om.
   Zie BIS Order only 3.3 (peppol.eu).
    
2. Ordering;
   De ordering processen maken het mogelijk om als leverancier te reageren op de inkooporder via Peppol. Via een order response bericht kan er een ontvangstbevestiging, de leverdatum, een annulering, prijs of aantal-wijzigingen worden verzonden aan de inkoper.
   Zie BIS Ordering 3.3 (peppol.eu).
     
3. Advanced ordering;
   De processen van advanced ordering maken het mogelijk om de inkooporder door de leverancier te laten beoordelen en eventueel met wijzigingen terug te sturen. Zowel de leverancier als de inkoper kunnen op meerdere momenten in het inkoop/verkoopproces orderwijzigingen, orderannuleringen initiëren.
   Zie BIS Advanced Ordering 3.0 (peppol.eu).