Begrippen
Begrippen > ERP
ERP staat voor “Enterprise Resource Planning” en is ontstaan in de jaren negentig als vervolg op de toenmalige ‘productie-automatisering’ onder de noemers MRP1 (Material requirements planning) en MRP2 (Manufacturing resource planning), met als belangrijkste onderscheidend vermogen het plannen van middelen (materiaal, personeels- en machinecapaciteit) in de tijd. De afgelopen twintig jaar wordt ‘ERP’ gebruikt als verzamelbegrip voor integrale bedrijfsautomatisering in vele bedrijfssectoren en dus allang niet meer alleen voor productie-automatisering.
ERP kan gezien worden als één integraal systeem voor de automatisering van alle bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Van verkoopofferte tot factuur en alles wat daar tussen zit. In de logistieke sector aangeduid van ‘zand tot klant’. Een van de meest onderscheidende kenmerken van een ERP-systeem is dat gewerkt wordt met één onderliggende database voor alle functies. Zo worden klantgegevens op één plaats geregistreerd in de database en door alle functies geraadpleegd. Het doorvoeren van mutaties (bijvoorbeeld adresmutaties) in meerdere systemen is dan niet meer nodig.
Andere kenmerken van een ERP-systeem zijn:
In vele branches (met als bekendste de maakindustrie en de bouw) is ERP inmiddels een begrip. Het aanbod van ERP-systemen overstijgt alleen al in Nederland het aantal boekhoudsystemen ruimschoots. Waarbij opgemerkt moet worden dat leveranciers soms wel erg snel het predicaat ‘ERP’ op hun software plakken.
Afbakening ERP-functionaliteit afhankelijk van organisatie
Hiervoor is al aangegeven dat ERP gezien wordt als één integraal systeem voor de automatisering van alle bedrijfsprocessen binnen een organisatie. Enerzijds klinkt dit heel flexibel, maar anderzijds is daarmee een afbakening van ERP-functionaliteit niet zomaar mogelijk. Dat laatste hangt samen met de organisatie (en haar omgeving) waarvoor een ERP-systeem bedoeld is. Zo zal een productiebedrijf andere functionaliteit nodig hebben dan een bouwbedrijf of een dienstverlenende organisatie als een accountants- of advocatenkantoor. En dan duikt ook steeds de vraag op wanneer eigenlijk sprake is van een ERP-systeem? Want stel dat een productiebedrijf software aanschaft voor productieplanning, -voorbereiding en -uitvoering, maar zonder functionaliteit voor het ‘purchase to pay’ en ‘order to cash’ traject. Is dan eigenlijk nog wel sprake van een ERP-systeem. En wat als magazijnbeheer of kleiner, gereedschapsbeheer, ontbreekt? En wat te denken van software voor een accountantskantoor dat voor cliënten de boekhouding, salarissen en fiscale aangiftes kan verzorgen, maar niet het samenstellen en elektronisch indienen van de jaarrekening? Of zonder functionaliteit voor digitaal dossier- en documentbeheer of planning van medewerkers op de diverse opdrachten? Ook dan is wederom de vraag of eigenlijk wel sprake is van één integraal systeem onder de noemer ERP?
Wij zijn van mening dat pas gesproken mag worden van een ERP-systeem als sprake is van één integraal systeem voor de automatisering van ALLE (primaire) bedrijfsprocessen binnen een organisatie, inclusief een planning van beschikbare capaciteit in de tijd. Waarbij gewerkt wordt met één onderliggende database voor alle functies. Zoveel mogelijk real-time werkend en met een consistente look en feel over alle functies en modules heen.
We hanteren bij bovenstaande nog enige flexibiliteit door te spreken van ‘primaire’ bedrijfsprocessen en daarmee laten we software voor ondersteunende processen gemakshalve buiten beschouwing. Maar het is aan de lezer zelf om dat laatste ook te doen.
Verder is het niet van belang of sprake is van lokaal te installeren ERP-software op een eigen server (al dan geoutsourced) of aangeboden als cloudoplossing door de leverancier.
Een breder begrip niet altijd transparant
Het begrip ERP laat veel minder tot de verbeelding spreken dan begrippen als MRP1, MRP2, Order2Cash, Purchase2Pay en WMS (Warehouse Management Systemen).
Begrippen als cloud computing, ERP en het nieuwere ‘Robotic’ zijn lang niet altijd eenvoudig te vertalen naar functionaliteit en eigenschappen van standaard software. Een begrip als cloud computing bijvoorbeeld wordt ook gebruikt door softwareleveranciers die eigenlijk nog niet klaar zijn met de migratie naar webbased software (via een browser te gebruiken) volgens het SAAS-model (software as a service). Want ook oude lokale software via een trucje beschikbaar stellen aan gebruikers via internet valt onder het begrip cloud computing.
