Het elektronisch ontvangen en verwerken van facturen wordt aangeduid als elektronische factuurverwerking. In een volledige geautomatiseerde omgeving worden facturen ofwel direct elektronisch verwerkt of gescand en daarna elektronisch verwerkt.
De voordelen van geautomatiseerde (elektronische) factuurverwerking zijn:
- Toegankelijkheid. Facturen zijn altijd direct (digitaal) op te vragen, evenals de status (openstaand, vervallen, betaald);
- Verlaging van de transactiekosten door volautomatische verwerking (reconciliatie) in de administratie (integratie met het bronsysteem);
- Minder fouten, door elektronische verwerking (inclusief scanning) en/of goedkeuring;
- Snellere goedkeuring en verwerking, waardoor leveranciers op tijd betaald kunnen worden en/of eventuele betalingskortingen niet gemist worden;
- Veiligheid kan door middel van autorisaties (wie heeft toegang tot factuurgegevens) gewaarborgd worden;
- Audit trail voor digitale facturen; geeft betrouwbaar inzicht in het factuurontvangst, -goedkeuring, -verwerking en -betalingsproces.
- Het zoekraken van facturen is in principe niet meer mogelijk;
- Diverse rapportagemogelijkheden, waaronder liquiditeit-, en cashflow rapportages.
Relatie eProcurement
E-procurement en elektronische factuurverwerking kunnen eigenlijk niet los van elkaar gezien worden. Elektronische inkopen die bijvoorbeeld via een elektronisch platform gedaan zijn, leiden idealiter tot correcte facturen, die na ontvangst volautomatisch in de administratie van de inkopende partij verwerkt kunnen worden (reconciliatie). Dat kan tot aanzienlijke besparingen in tijd en geld leiden.
