Begrippen

Begrippen > Budgettering

Een budget is de hoeveelheid geld die een organisatie te besteden heeft in een bepaalde periode. Dit laatste is meestal een boekjaar. De termen budgetten en begroten worden hierbij nogal eens door elkaar gebruikt. In relatie tot de boekhouding wordt veelal gesproken over een exploitatiebegroting, zowel bestaande uit het begroten van kosten als opbrengsten. De term begroting wordt ook vaak gebruikt in relatie tot een projectenadministratie, waarbij een begroting dan regelmatig voorafgegaan wordt door een projectcalculatie.

Budgetten zijn zeker niet alleen van belang bij grote organisaties. Ook voor een klein MKB-bedrijf of een zzp'er kan het verstandig zijn voor aanvang van een boekjaar een eenvoudig budget op te stellen. Zo heb je in de loop van het jaar in beeld of bijvoorbeeld de gemaakte kosten overeenkomstig de verwachting zijn. En kun je proberen bij te sturen als dat laatste onverhoopt niet het geval mocht zijn.

Een budgetmodule mag als basisfunctionaliteit van een goed boekhoudpakket verwacht worden. In de meest eenvoudige situatie kan een jaarbudget opgegeven per boekjaar. Er wordt dan vanuit gegaan dat het jaarbudget evenredig van toepassing is op de onderliggende periodes. Dat laatste betreft dan meestal een maand, maar kan bijvoorbeeld ook een kwartaal zijn. De wat uitgebreidere pakketten bieden de mogelijkheid om een budget per periode op te geven of (en dat is soms handiger) een procentuele verdeling van het jaarbudget, gerelateerd aan het aantal boekingsperiodes in een boekjaar. Het totaal moet dan uitkomen op 100%. Door deze laatste werkwijze kan bijvoorbeeld rekening gehouden worden met seizoensinvloeden. Zie Wiki Boekhoudsoftware, begroting c.q. budgettering.

Binnen Corporate Performance Management (CPM) wordt budgettering verondersteld met de volgende functies aanwezig te zijn:

• Meerdere budgetversies; voorzien van datum, versie en beoordeling per versie. Uiteindelijk zal er een definitieve budget versie ontstaan waarvan het de bedoeling is dat die niet meer gewijzigd wordt in de loop van de budgetperiode.
   
• Meerdere budgetniveaus; in basis wordt een budget per grootboekrekening vastgelegd. De bedoeling is dat de mogelijkheid aanwezig is budgetten ook op andere niveaus vast te leggen, zoals afdelingen en product(groepen).
    
• Kopiëren bestaande budgetten; bijvoorbeeld op basis van een op te geven percentage, met als basis de budgetbedragen van afgelopen boekjaar. Het opgeven van (nieuwe) budgetten kan een redelijk intensieve bezigheid zijn. Zeker als gewerkt wordt met budgetten die verdeeld worden over meerdere boekingsdimensies, zoals de hiervoor genoemde afdelingen. Handig is als dan met één druk op de knop budgetten van een nieuw boekjaar automatisch gegenereerd kunnen worden op basis van al bestaande budgetten van een afgelopen boekjaar. Op basis van een op te geven percentage zouden dan alle bestaande budgetten verhoogd (of natuurlijk verlaagd) kunnen worden om te komen tot de budgetbedragen voor een nieuw boekjaar. Met daarna uiteraard de mogelijkheid om budgetten met de hand bij te stellen. Een andere mogelijkheid is om de actuals van afgelopen periode of boekjaar de basis voor een nieuw budget te laten vormen.
  
  

Terug