Het Referentiegrootboekschema (RGS) is een omvangrijk uniform grootboek(rekening)schema dat als belangrijkste functie heeft rapportages vanuit de boekhouding te vereenvoudigen. Er kan een vertaalslag gemaakt worden vanuit een intern grootboekschema naar het RGS als uniform rekeningschema. Ook zijn er organisaties die er nadrukkelijk voor kiezen het interne grootboekschema 1 op 1 te baseren op de RGS-codering. Dit laatste is dan vergelijkbaar met het gebruik van een standaard grootboekschema in andere landen, zoals België, Noorwegen en Portugal. De voordelen van een gestandaardiseerd grootboekschema moge duidelijk zijn.

Om RGS succesvol te laten zijn is één van de voorwaarden dat het naar behoren ondersteund wordt door de in de markt gebruikte boekhoudpakketten. Op de vraag of RGS wordt ondersteund antwoorden met name leveranciers van boekhoudpakketten voor de accountancysector positief. Dat laatste echter zonder dat duidelijk is wat precies onder RGS ondersteuning wordt verstaan met alle onduidelijkheden, en soms teleurstelling, tot gevolg.

RGS Ready beoogt inzicht te geven in de mate waarin RGS ondersteund wordt door boekhoudsoftware. RGS Ready is een initiatief van Onderzoeksbureau GBNED. De functies en eigenschappen zijn in overleg met de markt tot stand gekomen en als normenkader benoemd door de RGS Taskforce implementatie.

RGS Ready bestaat voor boekhoudsoftware uit een meetlat van 8 functies/ eigenschappen die bepalen in hoeverre RGS wordt ondersteund door deze software, te weten:

1. Het RGS-schema automatisch in de software beschikbaar stellen voor de gebruiker;
2. Updates van het RGS-schema automatisch in de software beschikbaar stellen voor de gebruiker;
3. Handmatig een bestaand rekeningschema koppelen aan het RGS-schema;
4. Op basis van een te genereren voorstel een bestaand rekeningschema (deels) automatisch koppelen aan het RGS-schema;
5. Een reeds gekoppeld RGS-schema voor een administratie automatisch doorzetten naar andere administraties;
6. RGS-code (en bijbehorende RGS-versie) vullen, naast de gebruikte grootboekrekening, in de XML Auditfile 3.2 (of hoger als beschikbaar);
7. Een overzicht op basis van RGS-codes op kunnen vragen met gekoppelde grootboekrekeningen per RGS-code;
8. Als het boekhoudpakket beschikt over een koppelvlak (al dan niet op basis van API-techniek). dan ook de RGS-codes meegeven in betreffende koppelvlakken;

Er wordt bij RGS Ready nadrukkelijk onderscheid gemaakt tussen RGS Ready voor de accountancy en RGS Ready voor ondernemers.
Bij RGS Ready voor de accountancy (boekhoudsoftware die gebruikt wordt door accountants- en administratiekantoren) zijn alle 8 genoemde functies/eigenschappen van toepassing.
Bij RGS Ready voor ondernemers zijn de eigenschappen 4, 5 en (in een aantal gevallen 6) niet van toepassing.
Dit heeft te maken met het feit dat accountants- en administratiekantoren in de regel met meerdere rekeningschema’s voor klantenadministraties werken en het veel werk is om dan elk individueel rekeningschema handmatig te koppelen aan RGS. Van goede boekhoudsoftware voor de accountancy wordt hierbij ondersteuning verwacht.
Voor een nadere toelichting van RGS Ready en de eigenschappen, zie www.rgsready.nl.

De tien boekhoudpakketten
Minox is de eerste leverancier waarvan haar gelijknamige boekhoudpakket RGS Ready is bevonden, gevolgd door boekhoudsoftware van 7x24, Aareon, Cegeka-dsa, Ctac, Exact Software, Reeleezee, SnelStart, XSO en Yuki.
Op www.rgsready.nl is per leverancier een uitgebreid verslag aanwezig van de RGS Ready beoordeling met daarin ook vermeld of sprake is van RGS Ready voor de accountancy of alleen voor ondernemers.
Opvallend hierbij is de boekhoudsoftware van Aareon, Cegeka-dsa en Ctac, die specifiek gebruikt wordt door woningcorporaties. Een branche die op dit moment voorop loopt als het gaat om de implementatie van RGS.

Andere leveranciers hebben al aangegeven in aanmerking te willen komen voor de RGS Ready toets. Houdt daarom www.rgsready.nl in de gaten voor de laatste stand van zaken.