KPN, één van de grootste aanbieders van telecommunicatie- en ICT-diensten van Nederland, heeft een samenwerking gesloten met Doculayer.ai. KPN zet het intelligente content platform van Doculayer.ai op basis van artificial intelligence en machine learning in voor de digitalisering van ruim 2 miljoen sales-contracten.

Omdat contracten op verschillende plekken in de organisatie werden gearchiveerd was het een uitdaging om contracten op een efficiënte manier te beheren. Ook wilde KPN de impact van papieren archieven op het milieu verkleinen en duurzamer gaan werken. Daarom besloot het bedrijf alle sales-contracten volledig te digitaliseren en onder te brengen in één centrale digitale omgeving.

Doculayer.ai-platform gebruiksvriendelijk en kostenefficiënt
KPN ging op zoek naar een efficiënte en slimme oplossing voor contractbeheer en koos uiteindelijk voor Doculayer.ai. Hans Bakker, Procesketen Manager, Contract 2 Cash KPN Zakelijke Markt: “We hebben een uitgebreide selectieprocedure doorlopen. De keuze viel op Doculayer.ai, omdat zij ons een gebruiksvriendelijke en kostenefficiënte oplossing boden. Het platform is gebaseerd op de nieuwste artificial intelligence- en machine learning-technologie. Daarnaast bracht Doculayer.ai veel expertise over bedrijfsprocessen en compliance mee. Daarmee konden ze ons ook goed adviseren over de meest efficiënte implementatie.”

In vier jaar werden zes verschillende archiefomgevingen gemigreerd naar één centrale digitale omgeving waarin alle sales-contracten nu te vinden zijn. Alle papieren archieven zijn verwijderd en worden nu alleen nog hardcopy opgeslagen als dit wettelijk verplicht is. Dankzij de AI- en machine learning-functionaliteit van Doculayer.ai, kunnen medewerkers contracten nu veel makkelijker vinden en opvragen. Dit scheelt tijd en stelt KPN in staat het volledig potentieel uit de beschikbare data te halen.

“We zijn erg tevreden over het implementatieproces. Doculayer.ai werkt met ervaren ontwikkelaars die op al onze vragen en uitdagingen antwoord wisten te geven. Met de informatiemanagement oplossingen van Doculayer.ai hebben we nu veel meer inzicht in de loop- en eindtijden van onze gearchiveerde sales-contracten. Deze gegevens hebben daarmee nu een substantiële waarde. Ons digitale archief is nu een dynamisch systeem dat veel historische gegevens en kennis bevat die we nu kunnen gebruiken voor intelligente besluitvormingsprocessen”, aldus Bakker.

Koppeling Doculayer.ai en Salesforce
In de toekomst wordt het Doculayer.ai-platform gekoppeld aan Salesforce, het CRM-systeem van KPN. Momenteel worden contracten die voortkomen uit Salesforce nog door medewerkers gearchiveerd in Doculayer.ai. Door een API te bouwen voor de communicatie tussen Salesforce en Doculayer.ai vindt digitaal archiveren straks volledig geautomatiseerd plaats. Daarmee wordt contractbeheer bij KPN in de toekomst nog efficiënter.