Blog door Reindert Doorn, PKISigning.

In de huidige bedrijfswereld draait veel nog om het creëren van rapporten en documenten. Echter, met de opkomst van geavanceerde technologieën en de groeiende hoeveelheid beschikbare gegevens, begint er een verschuiving plaats te vinden naar een datagedreven benadering. Deze verschuiving heeft het potentieel om ketens te transformeren en efficiëntie te verbeteren in diverse sectoren. In deze blogpost deel ik hoe gestructureerde data, met behulp van metadata en dankzij vertrouwensdiensten, een cruciale rol kan spelen in deze transformatie.

De beperkingen van documentgedreven processen
Documentgedreven processen vereisen vaak veel tijd en middelen voor het opstellen, delen en verwerken van informatie. Natuurlijk kan dat met slimme technologie als documentcreatie software of OpenAI steeds sneller. In de praktijk is er ook inefficiëntie en vertraging, vooral wanneer informatie handmatig moet worden geïnterpreteerd en verwerkt. Bovendien zijn documenten vatbaar voor menselijke fouten en inconsistenties. Het is duidelijk dat de traditionele wijze van documentcreatie veranderd en er behoefte ontstaat aan een meer geautomatiseerde en gestructureerde aanpak. 

De opkomst van gestandaardiseerde data
Gestructureerde data biedt een alternatief voor documenten. Door gegevens te standaardiseren en te organiseren in gestructureerde formaten, zoals XML, JSON en uitwisseling via API’s, wordt het mogelijk om informatie efficiënter uit te wisselen en te verwerken. Deze gestandaardiseerde data kunnen worden gebruikt in verschillende bedrijfsprocessen en systemen, waardoor de noodzaak voor documenten wordt verminderd. In meerdere sectoren wordt er werk gemaakt van de implementatie van data-schema’s (taxonomie), zoals voor rapportage standaarden in de accountancymarkt (voorbeeld). Documenten worden vervangen door gestructureerde datasets.

De analogie van de PDF-factuur en de elektronische UBL-factuur
Een treffend voorbeeld van de verschuiving naar gestandaardiseerde data is ook te vinden in de facturatieprocessen. Traditioneel worden facturen vaak opgesteld als statische PDF-documenten. Deze PDF-facturen vereisen handmatige verwerking en interpretatie, wat tijdrovend en foutgevoelig is. In tegenstelling hiermee maakt de elektronische UBL-factuur gebruik van gestructureerde dataformaten, zoals XML, om informatie gestandaardiseerd uit te wisselen tussen verschillende systemen. Dit zorgt voor snellere verwerking, minder fouten en efficiëntere workflows.

Belang van metadata
Metadata, ofwel gegevens over de gegevens, spelen een essentiële rol in de datagedreven toekomst. Door metadata toe te (laten) voegen aan gestructureerde data, kunnen systemen en machines informatie nog beter automatisch interpreteren en verwerken. Met de opkomst van robotisering en kunstmatige intelligentie neemt het belang hiervoor toe. Het opent de deur naar geautomatiseerde verwerkingstechnieken die bedrijven helpen om taken efficiënter uit te voeren en menselijke fouten te verminderen. Dienstverleners in documentmanagement software lopen al jaren voorop in de toepassing van metadata. Met metadata worden traditionele documenten verrijkt. Zodoende kan de levenscyclus van documentgedreven werken worden verlengd.

Vertrouwensdiensten en data assurance
Een ander belangrijk aspect van de datagedreven toekomst is het waarborgen van de betrouwbaarheid en integriteit van de gegevens. Vertrouwensdiensten en -dienstverleners spelen hierbij een cruciale rol. Een voorbeeld is validatie en digitale ondertekening. Terwijl de traditionele handtekening op documenten wordt vervangen door digitale handtekeningen met behulp van technologieën zoals PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), biedt de datagedreven benadering ook nieuwe mogelijkheden voor digitale ondertekening van gestructureerde data, zoals XAdES (XML Advanced Electronic Signatures).

XAdES biedt een vergelijkbare functionaliteit als PAdES, maar dan specifiek gericht op de ondertekening van gestructureerde data. Hierdoor waarborgen bedrijven de integriteit en authenticiteit van hun gestructureerde data, waardoor ze betrouwbare gegevens uitwisselen en transacties vereenvoudigen.

Tot slot
De verschuiving van documentgedreven naar datagedreven processen markeert een boeiende ontwikkeling in de bedrijfswereld. Door te denken in termen van gestructureerde data en het benutten van metadata, verbeteren bedrijven niet alleen de efficiëntie, maar vergroten ook de betrouwbaarheid van hun informatie. De analogie van de PDF-factuur en de elektronische UBL-factuur illustreert hoe gestandaardiseerde data de traditionele documenten vervangen en efficiëntie verhogen in facturatieprocessen. Bovendien bieden digitale ondertekeningsmogelijkheden, zoals XAdES, nieuwe mogelijkheden voor het waarborgen van de integriteit en authenticiteit van gestructureerde data.

In de komende jaren zal de datagedreven aanpak steeds meer terrein winnen in verschillende sectoren. Bedrijven en partijen die deze verschuiving aanzien komen en investeren in kennis rond gestructureerde dataformaten, datastructuren en -architecturen, data platformen, data assurance en ‘digital trust’, zullen vooroplopen in een gedigitaliseerde wereld. Waar sta jij op dit punt?

Reindert Doorn is Security & Privacy Officer bij PKIsigning en Adviseur bij DOCCO IT & Verandermanagement.