Door Ken Bastiaensen, Silverfin

Wanneer accountants AI bespreken, gaat het er vaak om of machines deze zullen vervangen door AI die het ‘overneemt’. Maar voordat je ook maar in de buurt komt van het vervangen van de bijdrage van een mens, opgebouwd uit jarenlange ervaring en, in het geval van de accountancy, specialistische vaardigheden, moet je begrijpen hoe data zich voeden en AI creëren.

In deze blog beschouwen we de relatie tussen AI en data en de vele nuttige manieren waarop deze kan worden gebruikt om het alledaagse te verwijderen en de nauwkeurigheid te verbeteren. Als je het eenmaal begrijpt, is het gemakkelijk in te zien hoe AI door accountantskantoren kan worden gebruikt om hun bedrijf te laten groeien. Soms door capaciteit te creëren die nieuwe bedrijven kan ondersteunen, maar vaak, nog belangrijker, om bedrijven te helpen het werk met minder middelen op een hogere kwaliteit te krijgen – terwijl de winstmarges behouden blijven.

Nu ben ik oud genoeg om me te herinneren dat Homer Simpson zijn baan heeft vervangen door een watervogel op zijn toetsenbord, en willen we niet allemaal dat die magische vogel onze repetitieve taken vervangt? Totdat het van het bureau viel en chaos veroorzaakte, en daar zit ook een waardevolle AI-analogie in.

Hoe zou zo’n magisch systeem eruit zien, of hoe kan AI accountants nu de grootste datavoordelen bieden?

De accountants waarmee we in Groot-Brittannië spreken, zijn meestal op zoek naar twee dingen:

1. Alle gegevens overal aan elkaar koppelen – zodat ze de cijfers en beschrijvingen niet hoeven in te voeren of bij te werken, maar dat deze altijd automatisch beschikbaar en up-to-date zijn.
2. En ten tweede delen ze met ons hun zorg dat ze denken dat AI het niet overal goed zal doen, omdat elk klantbestand anders is en niet alle context beschikbaar is voor het systeem. Dus wie is er om dit te verifiëren en een oordeel te geven als u dit automatiseert?

De antwoorden op deze – zeker terechte – observaties zijn niet eenduidig, maar staan mij toe u een glimp te geven van de mogelijkheden…

Voor het koppelen van gegevens zijn cloud tools en open API’s nodig, en gelukkig is het delen van gegevens tussen technologieleveranciers tegenwoordig standaardpraktijk geworden. Dat betekent echter niet dat deze gegevens klaar zijn om zomaar in uw geautomatiseerde stroom te worden opgenomen. Vaak is het rommelig, onvolledig en in een aangepast formaat. Denk aan klanten die verschillende boekhoudsoftware gebruiken, met op maat gemaakte grootboeken, verschillende rapportageperioden en specifieke naamgevingsconventies. Als de gegevens automatisch binnenkomen, maar voor elk bestand anders, hoe helpt dat u dan?

Het antwoord hierop is het gebruik van twee magische vogels: cloud synchronisaties en AI.

Cloudsynchronisaties zorgen ervoor dat uw gegevens, ongeacht de software voor boekhouding of praktijkbeheer, worden omgezet in hetzelfde gestructureerde gegevensmodel. Vaak zijn naamgevingsconventies en formaten echter klantspecifiek, wat betekent dat er enige vorm van interpretatie vereist is.

Gelukkig kunnen we tegenwoordig kunstmatige intelligentie (AI) gebruiken om hier een beste inschatting van te maken, met behulp van wat we dataverrijking noemen. Door betekenis toe te voegen aan alle geïmporteerde gegevens, zoals grootboeken, weet het systeem hoe en waar dit in latere stappen kan worden gebruikt. Omdat AI inherent probabilistisch is (en een fout kan maken, hoewel onwaarschijnlijk), zorgen we ervoor dat de gebruiker deze verrijking eenmalig bevestigt. Het duurt maar een paar minuten, maar het bespaart uren en dagen in de toekomst. Alleen al in Groot-Brittannië zijn het afgelopen jaar ruim een half miljoen grootboeken op deze manier verrijkt.

Ook hier rijzen dezelfde twee bezwaren: kunnen we deze gegevens koppelen aan elke stap van het proces en – natuurlijk – hoe kan dit werken als elke klant anders is en een andere reeks rapporten, afstemmingen, dossiers etc. nodig heeft? Opnieuw doen we een beroep op de 2 magische vogels: koppel de data tussen processtappen en gebruik AI om te verrijken.

In Silverfin zorgen wij ervoor dat u gegevens maar één keer hoeft in te vullen. Wilt u een afstemming toevoegen aan een werkdocument? Wij zorgen ervoor dat het automatisch doorstroomt naar de boekhouding productie en vennootschapsbelasting. Zoals het hoort bij elk aangesloten systeem.

En pas het proces voor elk van uw klanten aan, zodat u alleen invult wat absoluut noodzakelijk is. De consistentie maakt niet alleen het proces soepeler, maar ook de beoordeling en eventuele overdrachten tussen collega's, waardoor de broodnodige werkflexibiliteit mogelijk wordt.

Ten slotte zorgen al deze verrijkte gegevens ervoor dat u toekomstbestendig bent, voor vergelijkende analyses, geavanceerde analyses en zelfs een krachtige AI-assistent. Maar dat laatste deel, dat is een verhaal voor een andere keer! In deze blogpost hebben we ons inderdaad geconcentreerd op slechts de eerste opstap naar AI, dus houd ons in de gaten voor meer geavanceerde stappen die nog zullen volgen. 

Bron artikel Silverfin (Engels).