Functionaliteit op het gebied van salarissoftware is onderverdeeld naar: berekeningen (ondersteuning cao’s, salarisschalen en soorten van berekeningen), belastingfunctionaliteit (de vele regelingen die vanuit de Belastingdienst gelden en in belangrijke mate bepalend zijn voor de inhoudingen), WW-functionaliteit (gericht op de WW-premiesystematiek door de Wet arbeidsmarkt in balans - WAB - per 2020) en onder meer de werkkostenregeling.
Berekeningen In hoeverre houdt uw salarissoftware rekening met de volgende berekeningen:
- Bruto-netto en netto-bruto traject;
Met een medewerker kan een bruto loon afgesproken worden, dat na inhouding van onder andere wettelijke premies automatisch leidt tot een netto loon. Bijvoorbeeld per maand of per week. Een andere mogelijkheid is dat met een medewerker juist een netto-loon per periode afgesproken wordt. Het is dan van belang dat de salarissoftware met beide systematiek rekening houdt.
- Verlonen van alle cao’s;
Op de website https://www.fnv.nl/sector-en-cao/ kan gezocht worden naar sectoren en cao’s. Er wordt gesproken over zo’n 1.000 cao’s. Ga dus altijd vooraf na of salarissoftware door u gewenste cao’s ondersteunt. Natuurlijk hebben niet alle cao-afspraken invloed op salarissoftware, zoals bijvoorbeeld afspraken over proeftijd en opzegtermijn. Maar de wijze waarop eventuele toeslagen en overwerk berekend wordt kan wel van invloed zijn op salarissoftware.
- Bouwsector;
Binnen de bouwsector wordt zowel maandverloning als vier-wekelijkse verloning toegepast. De bouw kent een eigen cao en specifieke bedrijfstakregelingen.
- Uitzendbranche;
Binnen de uitzendbranche wordt veel met weeklonen gewerkt, maar ook met vier-wekelijkse verloning als maandverloning. De uitzendbranche kent een aparte uitzend-cao. Deze laatste zelfs gescheiden voor de ABU en de NBBU. Een koppeling met (digitale) urenbriefjes en een autorisatie daarvan door de opdrachtgever is tevens een aandachtspunt.
- Salarisschalen;
Waarbij er loonschalen en –treden ingevoerd kunnen worden, waardoor bijvoorbeeld een groep werknemers in één keer een trede omhoog geschoven wordt per 1 januari zonder dat met de hand al hun salarissen aangepast moeten worden.
- Salarisschalen minimumloon;
Waarbij automatisch verhogingen van het minimum loon in één keer doorgevoerd worden bij alle werknemers die gekoppeld zijn aan betreffende schaal EN ook automatisch rekening wordt gehouden met het minimum loon dat gekoppeld is aan de leeftijd van werknemers (i.v.m. jeugdloon).
- Terugwerkende kracht berekening (TWK);
Als een salarismutatie met terugwerkende kracht is opgegeven, volgt na herrekening een TWK-resultaat. Bijvoorbeeld als een nieuw cao met terugwerkende wordt ingevoerd. Een simpeler voorbeeld in een correctie van het aantal gewerkte uren in een voorbije periode.
- Proforma berekening;
Een proforma berekening, oftewel een proforma loonstrook, is een ‘snelle’ salarisberekening om van een bruto- naar een netto loon te komen of precies andersom. Stel dat u een sollicitant een bepaald brutoloon aanbiedt, dan kan via een proforma berekening snel inzicht worden geboden in het bijbehorende nettoloon. Eigenlijk wordt inzicht geboden in een indicatie van het bijbehorende nettoloon omdat het om een snelle en tijdelijke berekening gaat waar mogelijk niet met alle factoren die van invloed zijn rekening is gehouden.
- Vrij te benoemen bestanddelen aanwezig;
Dit zijn die bestanddelen, zoals de naam al zegt, toegevoegd kunnen worden aan de salarisberekening, met daarbij behorende eigenschappen.
- Afwijkende tabel mogelijk
Standaard wordt door salarissoftware ondersteuning verleend aan één of vele cao’s, pensioenregelingen en salaristabellen. Een afwijkende tabel (of meerdere) maakt het mogelijk om zelf afwijkende tabellen vast te leggen. In de meest ideale vorm wordt de voor u geldende cao en bijbehorende tabel(len) door de salarissoftware standaard ondersteund.
- Voorschotverwerking mogelijk;
De naam zegt het eigenlijk al. Via de salarisadministratie een uitgekeerd of uit te keren voorschot aan een of meer medewerkers kunnen administreren, gevolgd door een automatische verrekening van het voorschot met de betreffende loonrun.
Belastingregelingen In hoeverre houdt uw salarissoftware rekening met de volgende Belastingregelingen: (Onderstaande informatie is voor het belangrijkste deel afkomstig van de website van de Belastingdienst, zoals bekend in november 2017).
- Beroepssporters- en artiesten;
Een artiest die in Nederland optreedt, valt in principe onder een bijzondere regeling voor de loonheffingen: de artiesten- en beroepssportersregeling. Zoals de naam van de regeling al zegt vallen beroepssporters ook onder deze regeling.
- Aannemen van werk;
Aannemers van werk en hun hulpen zijn bij u in fictieve dienstbetrekking als zij werken op grond van een aannemingsovereenkomst. Voor aannemers en hun hulpen moet u de loonbelasting/premie volksverzekeringen berekenen met speciale tabellen.
- Thuiswerkers en hun hulpen;
U moet de thuiswerker niet verwarren met de werknemer die een echte of fictieve dienstbetrekking heeft en (soms) thuis werkt. Een thuiswerker is iemand die alleen thuis werkt en het werk niet uitbesteedt. Bovendien heeft een thuiswerker geen eigen bedrijf. Bekende voorbeelden van thuiswerk zijn garnalenpellen en inpakwerkzaamheden. Voor thuiswerkers en hun hulpen moet u de loonbelasting/premie volksverzekeringen berekenen met speciale tabellen.
-
Stagiairs; Als er geen echte dienstbetrekking is, maar de stagiairs krijgen wel een beloning, dan is er sprake van een fictieve dienstbetrekking. Deze stagiairs zijn wel verzekerd voor de Wet Wajong en voor de ZW. U hoeft geen premies werknemersverzekeringen te berekenen. U moet wel loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden en werkgeversheffing Zvw betalen.
-
Studenten- en scholierenregeling; Voor studenten en scholieren bestaat een bijzondere regeling: de studenten- en scholierenregeling. Als u de regeling toepast, hoeft u minder loonbelasting/premie volksverzekeringen te berekenen. U mag voor de berekening van de loonheffingen namelijk het kalenderkwartaal gebruiken in plaats van het werkelijke loontijdvak. U houdt dan meestal minder of geen loonbelasting/premie volksverzekeringen in.
-
Meewerkende kinderen; Voor meewerkende kinderen geldt de fictieve dienstbetrekking als het kind ten minste 15 jaar is en de familierelatie in de arbeidsrelatie tussen ouder en kind overheerst, met andere woorden: de arbeidsvoorwaarden zijn niet gelijk aan die van de andere werknemers.
-
Pseudo werknemers (opting in); Als de arbeidsrelatie tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer geen echte of fictieve dienstbetrekking is kunnen zij er samen voor kiezen hun arbeidsrelatie aan te merken als een fictieve dienstbetrekking. Deze regeling wordt ook 'opting-in' genoemd. De opdrachtnemer wordt 'pseudowerknemer' genoemd.
-
Personeel aan huis; Huurt u iemand in voor huishoudelijk werk in en om het huis voor 4 of meer dagen per week? Dan is degene die u inhuurt bij u in dienstbetrekking. U moet dan loonheffingen inhouden en betalen volgens de vereenvoudigde regeling voor personeel aan huis.
-
Dienstverlening aan huis; Bent u particulier en huurt u iemand in voor huishoudelijk werk in en om het huis voor maximaal 3 dagen per week? Dan geldt voor u de regeling dienstverlening aan huis.
-
Werknemers die de AOW-leeftijd hebben bereikt; Voor werknemers die de AOW-leeftijd hebben bereikt, betaalt u de werkgeversheffing Zvw tot het einde van de dienstbetrekking. Sinds 1 januari 2017 zijn deze werknemers ook verzekerd voor de ZW. U betaalt voor deze werknemers geen premies werknemersverzekeringen.
- Extraterritoriale werknemers;
Dit zijn werknemers die naar een ander land worden uitgezonden of vanuit een ander land in Nederland komen werken. Voor de exacte en actuele regelingen die gelden voor extraterritoriale werknemers verwijzen wij naar de website van de Belastingdienst (www.belastingdienst.nl).
WW functionaliteit (WW-premiesystematiek door de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) per 2020).
- Per medewerker en per ingangsdatum (contract) WW premie laag of hoog bijhouden (per 2020).
- Automatisch WW premie hoog met terugwerkende kracht berekenen als werknemer binnen 2 maanden weer uit dienst is.
- Verloonde uren per kalenderjaar bijhouden en tonen (vrije) ruimte als het gaat om het bereiken van meer dan 30% uren, zoals in een arbeidsovereenkomst overeengekomen voor dat jaar. Bedoeld als signalering als een of meer werknemers boven de 30% dreigt te komen en daardoor met terugwerkende kracht alsnog WW premie hoog berekend gaat worden voor betreffende werknemers. De werkgever kan dan als gewenst tijdig bijsturen.
- Automatisch WW premie hoog met terugwerkende kracht als er overschrijding is van meer dan 30% van de uren, zoals in de arbeidsovereenkomst overeengekomen voor dat jaar.
Periodiciteit Per welke periode(tijdvakken) kan de salarissoftware omgaan.
- Maandelijkse verloning;
Een maandelijkse verloning is volgens ons de meest voorkomende situatie die verondersteld wordt ondersteund te worden door alle salarisprogramma’s. Verder komen voor:
- 4-wekelijkse verloning; zoals eerder genoemd bij de bouwsector en de uitzendbranche.
- Weeklonen; zoals eerder genoemd bij de uitzendbranche.
- Daarnaast kennen we dan nog dagloners (van origine uit de agrarische sector) en uurloners (denk hierbij aan de relatie met een nul-uren contract).
Uitvoer
-
Elektronische loonaangifte; Het kunnen doen van de Elektronische loonaangifte wordt verondersteld standaard aanwezig te zijn binnen salarissoftware. Het gaat erom dat periodiek elektronisch de loonaangifte ingediend kan worden.
Zie ook Wiki Salaris- en HRM-software, Salarissoftware en de loonaangifteketen.
-
XML Auditfile Salaris (XAS) aanwezig; XML Auditfile Salaris (XAS) heeft betrekking op het uitwisselen van salarismutaties. De Belastingdienst kan de XAS gebruiken bij het geautomatiseerd controleren van de loonadministratie van ondernemingen. Auditors kunnen de XAS inzetten voor het geautomatiseerd uitvoeren van data-analyses.
Zie ook Wiki Salaris- en HRM-software, Data-analyse auditfuncties salarissoftware.
-
Loonstroken online raadplegen (via self service); In de regel hebben werknemers de mogelijkheid loonstroken (en jaaropgaves) via een beveiligde internetomgeving te raadplegen via een smartphone of tabletPC.
Open banking
Werkostenregeling De werkkostenregeling is een functionaliteit die betrekking heeft op salaris- en boekhoudsoftware. In de meest ideale situatie wordt de werkkostenregeling automatisch bijgewerkt vanuit zowel de salarissoftware als vanuit de boekhoudsoftware. Binnen de salarissoftware gaat het dan om werknemergerelateerde kosten en binnen de boekhoudsoftware om kosten die betrekking hebben op meerdere werknemers. Denk bij dit laatste aan het organiseren van een personeelsfeest.
De volgende eigenschappen worden onderkend in relatie tot salarissoftware:
-
Alle toegestane methoden van de werkkostenregeling (WKR) ondersteund; zie het thema Werkkostenregeling (WKR) op deze website voor een specificatie van de toegestane methoden.
-
Per vergoeding of verstrekking (ook wel looncomponent genoemd) aangeven welke regeling van toepassing is;
-
Vrije ruimte bepalen; Het gaat er met name om dat in de loop van het jaar telkens inzicht is in de vrije ruimte of de overschrijding daarvan (dus kosten belast tegen tarief dat geldt voor overschrijding vrije ruimte WKR).
-
Extracomptabel kosten boeken; Het gaat er hierbij om dat kosten opgegeven kunnen worden, waarmee rekening gehouden moet worden bij het bepalen van de vrije ruimte.
Een deel van de personeelskosten is werknemer gebonden en zal direct vastgelegd worden binnen de salarisadministratie. Daarmee kan het pakket automatisch rekening houden bij het bepalen van de vrije ruimte. Maar als u een personeelsfeest organiseert of een kerstpakket verstrekt aan uw personeelsleden zult u dat normaliter niet per werknemer in de salarisadministratie registreren. Deze laatste kosten worden dan geboekt in de boekhouding. Door deze kosten eveneens vast te leggen binnen de salarisadministratie kan vanuit één systeem de vrije ruimte berekend worden. Een andere optie is natuurlijk dat u de vrije ruimte niet berekend via het salarispakket maar via uw boekhoudsoftware.
-
Werkgeverslasten van verschillende keuzes doorrekenen; Om op deze wijze te bepalen of het verstandig is bepaalde kosten onder de werkkostenregeling te laten vallen of bijvoorbeeld als brutoloon aan de werknemer. Dat laatste kan wel eens voordeliger zijn dan de eindheffing die betaald wordt bij overschrijding van het forfait van de werkkostenregeling. De mogelijkheid moet dan aanwezig zijn om via simulatie verschillende keuzes door te rekenen.
Zie voor meer informatie het thema Werkkostenregeling (WKR) op deze website.
|