Softwarepakketten.nl
erp software prodin
EXACT Software
VISMA
E-boekhouden

Wiki Salaris- en HRM-software

Wiki Salaris- en HRM-software > Salarissoftware

Data-analyse auditfuncties salarissoftware

Data-analyse is het ontsluiten, ontkoppelen, onderzoeken en inzichtelijk maken van gegevensbestanden. Het gaat om software waarmee gegevensgerichte analyses uitgevoerd worden.

Data-analyse wordt toegepast op vele terreinen, zoals marketing, accountancy/auditing en medische analyses. In relatie tot salarissoftware komt hier data- analyse voor de auditfunctie aan de orde, zeg maar controle op de betrouwbaarheid van de salarisadministratie, en de rol die de XML Auditfile Salaris (XAS) hierbij kan spelen.

XML Auditfile Salaris (XAS)
Het begon allemaal in de vorige eeuw met de ‘XML Auditfile Financieel’ (XAF). Nagenoeg elk boekhoudpakket kan de XAF produceren. Accountants zetten de XAF in binnen de controle- en adviespraktijk, met name om informatie uit de boekhouding van de klant te halen en in te lezen in rapportage- en analysesoftware. Dit scheelt het handmatig overnemen van cijfers uit de boekhouding en er kan via de XAF ingezoomd worden op financiële transacties tijdens controle- en advieswerkzaamheden. Daarnaast is de XAF handig als de Belastingdienst bij een klant op bezoek komt en vraagt om de boekhouding. Met een XAF-bestand kan de medewerker van de Belastingdienst zijn eerste analyse maken en wordt voorkomen dat de klant en de accountant zelf uren moeten besteden aan het uitleggen van de boekingsgang.

Analoog aan de XAF is ook al een aantal jaren de ‘XML Auditfile Salaris’ (XAS) beschikbaar. Zoals de naam feitelijk al aangeeft gaat het hier om gegevens uit de salarisadministratie. De XAS heeft betrekking op het uitwisselen van salarismutaties. De Belastingdienst kan de XAS gebruiken bij het geautomatiseerd controleren van de loonadministratie van ondernemingen.

XAS niet altijd aanwezig
De praktijk leert dat lang niet alle salarissoftware standaard de mogelijkheid bevat om de XAS te vervaardigen. Dit laatste in tegenstelling tot de XML Auditfile Financieel (XAF) die in verreweg de meeste boekhoudsoftware voor het MKB standaard aanwezig is.
Zie ook www.xmlauditfiles.nl.

Relatie loonaangifte:
In het vorige hoofdstuk is de loonaangifte aan de orde gekomen met het PANA-bericht. Het gaat dan met name om het aanleveren van salarisgegevens ten behoeve van de premieafdracht. PANA zit dus op de voorkant, de heffing. De XAS is verderop in het traject in beeld, namelijk in geval van een looncontrole.

Analytics Library project
Het “Analytics Library project” is een open source initiatief van de Belastingdienst, voor data-analyse in het domein van accountants en fiscalisten.

Voor salariscontroles is door de Belastingdienst en een aantal marktpartijen energie gestoken in potentiële risico's en daaraan gekoppelde controles (auditfuncties), onder meer:

  • Controle op juiste toepassing LB tabellen; vaststellen of sprake is van inhouding volgens afwijkende tabellen (groen) of witte tabellen bij werknemers die de pensioengerechtigde leeftijd hebben bereikt. Een extra attentiepunt is dat de pensioengerechtigde leeftijd niet voor iedereen het zelfde is.
       
  • Controle op werknemers die wel loon voor loonheffing hebben maar geen loon Sociale Verzekeringen.
        
  • Controle van negatief loon LB; alle medewerkers die in één of meerdere periodes een negatief loon hebben ontvangen.
       
  • Controle op netto uitbetaalde vergoedingen via een overzicht per medewerker per maand per looncomponent; zodat beoordeeld kan worden of deze terecht onbelast zijn uitgekeerd.
       
  • Controle op toegepaste en mogelijk onterecht niet toegepaste premiekortingen / loonkostenvoordelen (LKV); de analyse signaleert alle medewerkers die in dienst zijn gekomen gedurende het jaar en op het moment van indiensttreding ouder zijn dan 56 jaar. Hier kan mogelijk LKV worden toegepast. De analyse kan ook signaleren of er LKV is toegepast voor medewerkers die daarvoor juist niet in aanmerking komen.
     
  • Controle op beschikking voor eigen risico-dragerschap; op werkgeversniveau kan gekozen worden voor Eigen risico-dragerschap voor de WGA (werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten) en ZG (Ziekengeld). Er moet dan een beschikking aanwezig zijn.
        
  • Controle op beschikking voor gemoedsbezwaarden; gemoedsbezwaarden betalen afwijkende premies voor werknemersverzekeringen. Dit is echter alleen toegestaan indien hiervoor een beschikking is afgegeven.
       
  • Controle IBAN om vast te stellen of er bijzonderheden voorkomen in de netto betalingen; enerzijds controle of er meerdere werknemers met hetzelfde IBAN zijn en anderzijds controle of het IBAN leeg is en er mogelijk sprake is van contante betalingen. Dit laatste kan ook reden voor nader onderzoek zijn.
       
  • Aanvullend op controle van de salarisadministratie kan ook gecontroleerd worden of een IBAN van een werknemer elders voorkomt in de administratie. Bijvoorbeeld bij betaling van een factuur aan een crediteur.
      
  • Controle bijtelling privé gebruik; het gaat hier om het signaleren van afwijkingen in bijtelling die mogelijk aanvullende controle vereisen. Eerst wordt vastgesteld of er medewerkers zijn aan wie een auto ter beschikking is gesteld. Van deze werknemers dient te worden vastgesteld of sprake is van privé gebruik. Indien geen sprake is van privé gebruik moet de reden vastgelegd zijn. Als er wel sprake is van bijtelling kan de aansluiting van de cataloguswaarde en hoogte van het bijtellingspercentage gecontroleerd worden. Uiteraard moeten dergelijke gegevens wel vastliggen in de salaris- of HR-administratie.
       
  • Controle op reiskosten bij verhuizing; het gaat om uitbetaalde netto reiskosten bij medewerkers met meer dan één adres. Indien medewerkers gedurende het jaar verhuizen, is het van belang dat eventueel toegekende netto reiskosten worden aangepast.
       
  • Controle van berekende premies werknemersverzekeringen voor stagiaires die na stage in dienst komen; Als stagiaires in dienst komen als werknemer bij dezelfde inhoudingsplichtige moeten over de voorliggende loontijdvakken waarin stagiaires een stagevergoeding hebben ontvangen werknemersverzekeringen berekend worden. Hiervoor moet de methode van Voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR) toegepast worden over alle loontijdvakken (stage en werknemer).
       
  • Controle berekende premie Zorgverzekeringswet (ZvW) bij uitkering transitievergoeding; als een transitievergoeding wordt betaald, moet er premie ZvW berekend worden indien het maximum bijdrageloon nog niet is bereikt (in voorgaande loontijdvakken).
       
  • Controle Nihilaangifte; vaststellen of er nihil aangiftes worden doorgegeven voor medewerkers. Deze zouden als aandachtspunt uit de aangifte moeten komen en er moet vastgesteld worden of dit terecht is.
       
  • Controle personeelsleningen; inzicht krijgen in aan personeel verstrekte leningen en de bestanddelen daarvan: hoofdsom, aflossing en rentepercentage.
       
  • Controle op vergoeding voor parkeer/tol/veerpont; Inzicht verkrijgen in betaalde parkeer/tol/veerpont-gelden, zo mogelijk in combinatie met zakelijke kilometervergoeding waar een dergelijke vergoeding al deel van uitmaakt.

Genoemde controles kunnen direct vanuit de salarissoftware plaatsvinden als die mogelijkheid geboden wordt. Een andere mogelijkheid is de controles uit te (laten) voeren via data-analyse op basis van de XML Auditfile Salaris (XAS), al dan niet in combinatie met het eerder genoemde PANA-bericht.

Controle kan plaatsvinden door bijvoorbeeld uw accountant of salarisadministrateur. Als u zelf de salarisadministratie voert is het aan te bevelen om dergelijke controles zelf ook uit te voeren. Zo voorkomt u achteraf wellicht vragen door uw accountant of de Belastingdienst bij een controle. Vraag eens na bij uw leverancier van salarissoftware welke van genoemde controles standaard geleverd worden. En of uw leverancier de XML Auditfile Salaris ondersteunt.

Voor analyse op basis van de XML Auditfile Salaris en/of het PANA-bericht is wel speciale (analyse) software benodigd en ervaring om met die software te kunnen werken.

Voor meer informatie over het “Analytics Library project” wordt verwezen naar www.analyticslibrary.nl. Vanuit daar kan ook ingezoomd worden op de hiervoor genoemde en ook andere controles.

Dashboards
Bij data-analyse gaat het, zoals genoemd, om gegevensgerichte analyse. Met data-analyse kunnen talloze rapporten met cijfers geproduceerd worden. Maar door vaak lijvige rapporten heen worstelen is niet efficiënt. Gericht op data visualisatie zijn (management) dashboards vervolgens bedoeld om relevante informatie, zoveel mogelijk samengevat, grafisch weer te geven aan de gebruiker.


Thema Salaris- en HRM-software

Met opvragen salaris- en HRM-software, laatste nieuws en artikelen.
Naar Thema Salaris- en HRM-software...
      

Gids Salaris- en HRM-software

De "Gids Salaris- en HRM-software" biedt inzicht in het complete spectrum van toepassingen op het gebied van salaris- en HRM-software. Met inzicht in: 
- Zelfstandige salarissoftware;
- Geïntegreerde salaris- en HRM-software;
- Zelfstandige HRM-software;
- Toepassingen gericht op slechts een of enkele aspecten.
Met ook aandacht voor cloud computing, employee self services (ESS), elektronische gegevensuitwisseling en data-analyse.
Naar opvragen gratis Gids Salaris- en HRM-software...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED