Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Algemene functionaliteit boekhoudsoftware

Boekhoudpakketten selectie checklist functies en eigenschappen

BIj de selectie van standaard boekhoudsoftware is het als eerste van belang na te gaan welke boekhoudfuncties zijn gewenst. Grootboek, debiteuren en crediteuren ligt wellicht voor de hand. Maar is er al gedacht aan budgetten, afschrijvingen en facturering. En bijvoorbeeld een verplichtingenadministratie of het voeren van de werkkostenregeling. En bij grote administraties moet al snel gedacht worden aan rekening courant en consolidatie. Naast functionaliteit zijn een aantal algemene eigenschappen van belang. Bij dit laatste moet gedacht worden aan het voeren van meerdere administraties en een wizard bij het aanmaken van een nieuwe administratie. Ook moet gedacht worden aan functionaliteit in relatie tot algemene basisgegevens, zoals de mogelijkheid om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens. Verder zijn boekhoudpakketten voor ZZP en klein MKB met name gericht op het direct te kunnen starten (rekeningschema en andere basisgegevens zijn dan al aanwezig) zonder consultancy of uitgebreide opleiding. Terwijl bij boekhoudsoftware voor grote organisaties consultancy en het inrichten van de administratie vaak het leeuwendeel van de kosten vormt. Allemaal zaken om rekening mee te houden bij de selectie van boekhoudsoftware.

Deze WIKI voor boekhoudsoftware is voor een belangrijk deel per boekhoudmodule opgezet. Dit onderdeel van de wiki biedt inzicht in de mogelijke boekhoudmodules c.q. -functies en algemene eigenschappen die feitelijk module overstijgend zijn. 

Allereerst een opsomming van mogelijke boekhoudmodules c.q. -functies:

  • Is er een grootboekadministratie aanwezig? De aanwezigheid van een grootboekadministratie klinkt als vanzelfsprekend. In deze WIKI boekhoudsoftware is de grootboekadministratie als aparte module opgenomen en wordt ingegaan op relevante eigenschappen van een grootboek in relatie tot boekhoudsoftware. Naar WIKI grootboekadministratie binnen boekhoudsoftware.
       
  • Kent het boekhoudpakket een debiteurenadministratie? Een debiteurenadministratie behoort in de regel standaard aanwezig binnen boekhoudsoftare. Het gaat dan primair om de openstaande posten administratie en het bewaken daarvan. Bij grote organisaties kan Creditmanagement een rol spelen. Creditmanagement houdt zich in uitgebreide betekenis van het woord bezig met het managen en optimaliseren van de 'pre-quote to cash cycle'. In de praktijk komt dit neer op het managen en (continu) optimaliseren van: het kredietrisico, de cashflow, het quote to cash proces en de klantrelatie. Naar WIKI debiteuren en crediteuren binnen boekhoudsoftware.

  • Kent het boekhoudpakket een crediteurenadministratie? Net als de genoemde debiteurenadministratie behoort een credieurenadministratie standaard tot boekhoudsoftware. Het gaat dan primair om de openstaande posten administratie en het bewaken daarvan. Bij grote organisaties kan Purchase-to-Pay (P2P) een rol spelen. P2P duidt op het traject, bekeken vanuit de koper, dat start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de betaling van de inkoopfactuur. Naar WIKI debiteuren en crediteuren binnen boekhoudsoftware.
     
  • Wat zijn de mogelijkheden van BTW aangifte binnen het boekhoudpakket? Denk bijvoorbeeld aan de aanwezigheid van een ICP-opgave. Een BTW-aangifte opstellen is mogelijk binnen alle boekhoudsoftware. Van belang is dat de BTW-aangifte automatisch ingediend kan worden bij de belastingdienst via de Digipoort. Wat betreft dit laatste moet ook rekening gehouden worden met het opstellen en indienen van een ICP-aangifte (Intracommunautaire Prestaties). Een dergelijke aangifte handmatig indienen is veel werk en is beperkt tot een bepaald aantal ICP-regels. Naar WIKI BTW aangifte binnen boekhoudsoftware.
     
  • Is een kostenplaatsenadministratie mogelijk? Of zijn wellicht meerder boekingsdimensies gewenst. Voor het voeren van een analytische boekhouding wordt veelal een module kostenplaatsenadministratie ingezet. Boekhoudsoftware voor grote organisaties kennen in de regel meerdere boekingsdimensies die zelf zijn te benoemen. Naar WIKI kostenplaatsenadministratie binnen boekhoudsoftware.
      
  • Kan met budgettering gewerkt worden? In elk geval op het niveau van grootboekrekeningen, maar bijvoorbeeld ook op het niveau van een of meer boekingsdimensies, zoals een kostenplaats en/of kostendrager. Naar WIKI budgettering binnen boekhoudsoftware.
     
  • Op welke wijze worden periodieke journaalposten ondersteund? Oftewel periodiek terugkerende boekingen. Dergelijke boekingen worden veelal in overleg met een accountants- of administratiekantoor geboekt. Naar WIKI periodieke jaarjournaalposten binnen boekhoudsoftware.
      
  • Is een vaste activa administratie aanwezig met afschrijvingen? Nagenoeg elke organisatie heeft te maken met vaste activa en afschrijvingen daarop. Dat laatste wil zeggen dat de aanschafkosten voor een bepaald actief niet in één keer als kosten worden geboekt op de winst- en verliesrekening, maar waarbij de kosten uitgesmeerd worden over meerdere jaren. Bekende voorbeelden zijn computers (van notebook tot mainframe) en machines waarop afgeschreven wordt. Er kan dan ook nog onderscheid gemaakt worden tussen commerciële afschrijving en fiscale afschrijving. Zeker als op meerdere bedrijfsmiddelen wordt afgeschreven is het raadzaam een vaste activa administratie met afschrijvingen bij te houden. Afschrijvingen kunnen dan periodiek automatisch verwerkt worden in de boekhouding met behulp van de juiste boekhoudsoftware. Naar WIKI vaste activa administratie binnen boekhoudsoftware

  • Behoort consolidatie tot de mogelijkheid? Hier is sprake van een financiële consolidatie, waarbij de boekhoudkundige resultaten (winst- en verliesrekening) van moeder- en dochtermaatschappij(en) bij elkaar gevoegd worden tot één (geconsolideerd) resultaat. Dit kan van belang zijn voor een aangifte vennootschapsbelasting of anders. Consolidatie kan deel uitmaken van standaard boekhoudsoftware of eventueel onderdeel zijn van rapportagesoftware of corporate performance management (CPM) software. Daarnaast is er ook aparte consolidatiesoftware verkrijgbaar. Naar WIKI consolidatie binnen boekhoudsoftware.

  • Is Rekening Courant mogelijk? Een Rekening courant functie (oftewel RC-functie) is in de regel alleen beschikbaar bij de grotere boekhoudsystemen. Het gaat dan om een rekening courant verhouding tussen bedrijven onderling (die bijvoorbeeld tot dezelfde groep of holding behoren). Maar er kan ook sprake zijn van een rekening courantverhouding tussen verschillende bedrijven, zoals een verzekeringsmaatschappij met agenten. Naar WIKI rekening courant binnen boekhoudsoftware.

  • Is een vreemde valuta administratie aanwezig? Na de invoering van de EURO is de behoefte om een vreemde valuta administratie afgenomen. Maar natuurlijk hebben een aantal bedrijven zakelijke relaties met bedrijven buiten de EU, waarbij vreemde valuta (denk aan een factuur sturen of intvangen in USD of GBP) wel van toepassing is. Interessant is ook welke rol cryptocurrencies (zoals de Bitcoin) spelen in relatie tot boekhoudsoftware. In relatie tot cryptocurrencies wordt verwezen naar het thema Blockchain op deze website. Naar WIKI vreemde valuta administratie binnen boekhoudsoftware.

  • Welke mogelijkheden biedt het boekhoudpakket voor uitgaande facturen? Factureren is niet altijd een standaard functie binnen boekhoudsoftware.Wel vaak als optie verkrijgbaar. Het gaat dan primair om het opstellen, verzenden en boeken van relatief eenvoudige facturen. Voor meer uitgebreide vormen van factureren wordt vaak gebruik gemaakt van branche gerichte software, zoals een declaratiefunctie voor de advocatuur of een werkorderadministratie voor een installatiebedrijf. Elektronisch factureren is vandaag de dag de standaard. Naar WIKI factureren via een boekhoudpakket. En naar WIKI elektronisch factureren via een boekhoudpakket.

  • Wat zijn de mogelijkheden op het gebied van betalingsverkeer? Elektronische bankafschriften verwerken behoort tot de standaard functionaliteit. Voor met name grote(re) organisaties is het verwerken van elektronische bankafschriften van meerdere banken een aandachtspunt. En functies voor automatische betalingen en automatische incasso zullen bij goede boekhoudsoftware niet ontbreken. Naar WIKI betalingsverkeer binnen boekhoudsoftware.

  • Kan met een verplichtingenadministratie gewerkt worden binnen het boekhoudsysteem? Een verplichtingenadministratie is handig om inkomende facturen te kunnen matchen met aangegane verplichtingen. Naar WIKI verplichtingenadministratie binnen boekhoudsoftware
       
  • Is de werkkostenregeling opgenomen binnen het boekhoudsysteem? In de administratie is het van belang de soorten vergoedingen en verstrekkingen aan of ten behoeve van personeel te onderscheiden in verband met de werkkostenregeling. Kosten per medewerker zullen in de regel via de loon- en salarisadministratie verwerkt worden, terwijl overstijgende kosten, zoals voor een personeelsfeest, in de boekhoudsoftware geregistreerd worden. In de meest ideale situatie wordt de werkkostenregeling gevoerd als functie van zowel de boekhoudsoftware als de loon- en salarissoftware. Naar WIKI werkkostenregeling binnen boekhoudsoftware.

  • Welke workflow functies biedt het boekhoudsysteem? Uitgebreide workflowfunctionaliteit is lang niet altijd binnen boekhoudsoftware zelf aanwezig. Het gaat dan om workflow Management (WFM) dat de wijze en volgorde regelt van de activiteiten binnen een bedrijfsproces (bijvoorbeeld het beoordelen en accorderen van een inkoopfactuur voordat deze laatste betaalbaar wordt gesteld). Zeker in combinatie met bijvoorbeeld elektronische factuurverwerking kan een goede workflow functionaliteit uitkomst bieden. Processtappen worden opgegeven met tijdstippen waarop uit te voeren en door welke medewerkers. Verwezen wordt in elk geval naar het thema "Business Process Management BPM en WFM". Naar WIKI wolkflow functionaliteit binnen boekhoudsoftware
       
  • Welke (interne en externe) rapportages zijn aanwezig binnen het boekhoudpakket? Rapportages behoren zonder meer standaard aanwezig te zijn binnen boekhoudsoftware. Een ontwikkeling als "Robotic accounting" zorgt er bovendien voor dat gegevens in de boekhouding eerder zijn bjijgewerkt, waardoor continu inzicht in resultaten via de boekhoudsoftware mogelijk zijn.
    Naar WIKI rapportages binnen boekhoudsoftware.
      
  • In welke mate ondersteunt het boekhoudpakket audit- en data-analyse functies? De huidige, met name online, boekhoudpakketten maken het gebruik daarvan steeds laagdrempeliger. Veel boekhoudpakketten claimen geschikt te zijn voor het gebruik door bijvoorbeeld de zzp'er zelf. Tot op zekere hoogte kunnen controles ingebouwd worden in betreffende boekhoudsoftware die nagaan hoe het staat met de betrouwbaarheid van de boekhouding. Denk bijvoorbeeld aan controle op dubbele boekingen, controle op ontbrekende verkoop factuurnummer en controle op boekingen met afwijkende btw-codes. Of het verstandig is of een zzp'er zonder enige boekhoudkundige kennis geheel zelfstandig zijn of haar boekhouding voert laten we in het midden (daar lopen de meningen over uiteen). Naar WIKI standaard data-analyses binnen boekhoudsoftware.

  • Biedt het pakket goede mogelijkheden voor het online samenwerken met het accountants-, administratie- of belastingadvieskantoor? In veel gevallen maakt een ondernemer gebruik van de diensten van een accountants-, administratie- of belastingadvieskantoor als het gaat om ondersteuning bij de boekhouding en/of financiële verantwoorden aan externe partijen. Bij dit laatste moet met name gedacht worden aan het opstellen en deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel en het opstellen en indienen van de aangifte BTW, aangifte inkomstenbelasting met winst uit onderneming of de aangifte vennootschapsbelasting bij de belastingdienst. Ook bij het opstellen en indienen van een kredietrapportage aan de bank kan een accountants-, administratie- of belastingadvieskantoor ondersteuning bieden, evenals bij het indienen van statistiekopgaven aan het CBS. Online samenwerken in het boekhoudpakket door ondernemer en accountants-, administratie- of belastingadvieskantoor is op meerdere manieren mogelijk. Zo kan de ondernemer zorgen voor de primaire registratie als het scannen van inkoopfacturen en het inlezen en afletteren van bankafschriften en kan het ondersteunende kantoor de BTW- en andere aangiftes verzorgen. Het is in elk geval van belang dat het boekhoudpakket optimaal ondersteuning verleent aan het online samenwerken tussen ondernemer en accountants-, administratie en belastingadvieskantoor. Naar WIKI online samenwerken met accountants-,administratie- of belastingadvieskantoor.  

  • Welke uitwisseling van gegevens met andere systemen biedt het boekhoudpakket? Automatische BTW-aangifte richting belastingdienst en elektronisch factureren op basis van UBL wordt beschouwd als standaard basisfunctionaliteit van standaard boekhoudsoftware. Helaas denken niet alle leveranciers van boekhoudsoftware hier het zelfde over. Bij het uitwisselen van gegevens is het gebruik van een API (application programming interface) vandaag de dag meer dan uitzondering. Met behulp van api's kunnen verschillende softwarepakketten gegevens uitwisselen, zonder dat de gebruiker handmatig een export- of importfunctie hoeft te starten. Naar WIKI uitwisselen van gegevens met andere (administratie)systemen.

  • Beschikt het boekhoudpakket nog over andere (sub)administraties? En zo ja, welke administraties zijn dit dan. Hiervoor zijn al de nodige subadministratie genoemd als het gaat om boekhoudsoftware met elk hun eigen WIKI. Het kan best zijn dat u op zoek bent naar een subadministratie die hiervoor niet is genoemd, bijvoorbeeld een branchegerichte functie.  

Enkele algemene kenmerken, die met name betrekking hebben op de inrichting van boekhoudsoftware, zijn:

  • Is het voeren van meerdere administraties mogelijk? Zo ja, wat is het maximum aantal administraties dat gevoerd kan worden. Bij grote(re) systemen mag standaard verondersteld worden dat het voeren van meerdere administraties tot de mogelijkheden behoort. Ook bij online boekhoudsystemen voor het klein MKB kan meestal met meerdere administraties gewerkt worden. Een aandachtspunt zijn de eventuele extra kosten die gemoeid zijn met het voeren van een tweede of meer administraties. 

    Bijvoorbeeld ingeval van een administratiekantoor wordt standaard met meerdere (cliënten)administraties gewerkt (al dan niet op basis van online samenwerken met cliënten). Handig is dan als er een functie beschikbaar is voor het centraal beheren van een rekeningschema. Het is dan de bedoeling dat een wijziging c.q. uitbreiding in een centraal rekeningschema automatisch doorgevoerd kan worden binnen de onderliggende cliëntenadministraties. Dat laatste kan bijzonder handig zijn als er een of meer nieuwe rekeningen nodig zijn binnen alle betreffende administraties. 
     
  • Worden vaste (ingevulde) basisgegevens meegeleverd met het pakket? Zoals: rekeningschema, dagboeken, landen en valuta’s. In de regel worden vaste basisgegevens standaard meegeleverd bij pakketten voor ZZP en klein MKB.

  • Zijn er meerdere templates voor het aanmaken van een nieuwe administratie mogelijk? Dit is een typische eigenschap voor accountants- en administratiekantoren die per soort van cliënten (denk aan een bepaalde branche, zoals de bouw of de agrarische sector) met een standaard rekeningschema willen werken.
      
  • Is er een wizard voor het aanmaken van een nieuwe administratie? Een goede wizard helpt een gebruiker bij het opzetten en inrichten van een nieuwe administratie. Door een dergelijke wizard stap voor te doorlopen moet de gebruiker in de gelegenheid worden gesteld om zelf, op basis van een eenvoudig vraag- en antwoordspel, een administratie te kunnen inrichten. Een dergelijke functie is met name aanwezig in boekhoudsoftware voor ZZP'ers en klein MKB. Bij de inrichting van grote(re) administraties wordt veelal een consultant ingehuurd voor de inrichting. Een wizard zou (louter als voorbeeld) de volgende vragen kunnen doorlopen:
    1. Van welke rechtsvorm is sprake? (met de keuze uit gelimiteerde antwoorden).
    2. Wat is het bankrekeningnummer van het bedrijf? 
    3. Wat is het KVK-nummer?
    4. Is de ondernemer BTW-plichtig? En zo ja wat is dan het BTW-nummer.
    5. etc. etc.
      
  • Is het kopiëren van een bestaande administratie mogelijk? Inclusief alle saldi en historie, bijvoorbeeld voor testdoeleinden of om nieuwe medewerkers op de administratie in te werken.
      
  • Is het kopiëren van alleen de basisgegevens mogelijk naar een nieuwe administratie? Bijvoorbeeld voor het aanmaken van een nieuwe administratie op basis van een bestaande administratie.
      
  • Is een voorbeeld administratie beschikbaar? Het gaat hier om een voorbeeldadministratie waar ook al basisgegevens en transacties aawezig zijn als voorbeeld. Een dergelijke administratie kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor cursusdoeleinden.
      

Boekhoudsoftware kent in de regel vele basisgegevens, zoals het rekeningschema (grootboek), relaties (debiteuren en crediteuren), valutacodes, BTW-codes, kostenplaatsen, etc. Veel van deze basisgegevens zijn afhankelijk van de boekhoudmodules waarmee gewerkt wordt. Enkele eigenschappen zijn van toepassing op het algemeen gebruik van de basisgegevens, zoals:

  • Is het mogelijk om basisgegevens integraal te muteren? Bijvoorbeeld een BTW-code bij een bepaald soort van relaties in één keer aanpassen. 

  • Kan de volgorde van velden aangepast worden op de schermen waarmee de basisgegevens worden onderhouden? Met name bij de uitgebreidere boekhoudpakketten is dit een functie die voorkomt in combinatie met de volgende functie (velden aan of uit zetten). 

  • Is het mogelijk om velden aan of uit te zetten bij het onderhouden van de basisgegevens? Boekhoudsoftware bevat vaak een uitgebreid aan relatiegegevens of bijvoorbeeld instellingen per grootboekrekening. Een voorbeeld is het opgeven van een apart afleveradres bij een relatie of bij een grootboekrekening een indicatie of naast bedragen ook in aantallen wordt geboekt op een rekening. Als deze zaken in het geheel niet van toepassing zijn is het handig als betreffende velden eenvoudig onderdrukt kunnen worden en daarbij ook niet zichtbaar zijn voor de gebruiker. 

  • Kunnen relatie opgezocht worden via de KvK-database en automatisch geïmporteerd worden? De Kamer van koophandel biedt (tegen betaling) een app functie om gegevens van relaties (klanten en leveranciers) op te zoeken in de kvk-database en deze dan (automatisch) over te nemen in  de boekhoudsoftware. Steeds meer leveranciers van met name online boekhoudsoftware voor zzp en klein MKB bieden een dergelijke functionaliteit standaard aan.
      
  • Is een postcodetabel opgenomen, waarbij op basis van postcode en huisnummer de straat en woonplaats bepaald wordt?
    Via een standaard API kan een adres opgehaald worden op basis van postcode en huisnummer. De straat en woonplaats wordt dan automatisch weergegeven. 

  • Kunnen nieuwe kolommen toegevoegd worden aan tabellen (met name bij debiteuren)? Soms is het handig als u kunt beschikken over wat extra gegevens bij relaties (met name debiteuren). Het is dan prettig als binnen het boekhoudpakket op een eenvoudige manier een paar extra velden toegekend kunnen worden met daarbij het type veld. Denk aan een extra omschrijving, een datum of een waarde die u vast wilt leggen.

Aanbevolen

Softwarepakketten



 


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-1-2020 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED