Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Rapportages en data-analyse als auditfunctie

Boekhoudpakketten selectie checklist Data-analyses voor audits

Bij het doen van een BTW-aangifte (in de meeste gevallen per kwartaal of per maand) en het opstellen van de jaarcijfers voor de jaarrekening, Aangifte Vennootschapsbelasting (VPB) of Winstaangifte Inkomstenbelasting (IB-winst) is het van belang te controleren of de boekhouding geheel op orde is. En natuurlijk is dit laatste ook voor de ondernemer zelf van belang. Het is natuurlijk mogelijk (en voor grotere organisaties zelfs verplicht) om de boekhouding te laten controleren door een administratie- of accountantskantoor. Maar goede boekhoudsoftware heeft ingebouwde controles op het gebied van data-analyse en audits die deze laatste controle kan vereenvoudigen. 

Al decennia lang hebben boekhoudpakketten controles ingebouwd met als bekendste het in evenwicht zijn van een boeking. Verder kennen pakketten controles op basisgegevens, zoals op bestaanbaarheid van een postcode, bankrekeningnummer of BTW-nummer. Het begrip 'zelf controlerende administratie' is hier echter gebaseerd op controles die uitgevoerd worden met behulp van data-analyse op basis van de gegevens over een bepaalde periode, bijvoorbeeld een specifiek boekjaar, binnen een administratie. Het zijn voor het overgrote deel bestaande controles uit de praktijk van de accountant c.q. auditor die daarvoor regelmatig gebruik maakt van specifieke data-analyse software, waarbij data uit een boekhoudpakket eerst ontsloten wordt, al dan niet met behulp van de Auditfile financieel. Door een belangrijk deel van deze controles integraal onderdeel te laten zijn van een boekhoudpakket zelf is sprake van een ‘zelf controlerende administratie’. Als eenmaal is gecontroleerd dat een boekhoudpakket deze controles betrouwbaar uitvoert kan vervolgens in zekere mate vertrouwd worden op de uitkomsten daarvan. Er hoeft dan geen specifieke software meer te worden ingezet voor betreffende controles. Natuurlijk moet dan nog wel aandacht besteed worden aan de uitkomsten per controle. Dit alles betekent nadrukkelijk niet dat de accountant c.q. auditor geen data-analyse software meer nodig heeft. In tegendeel zelfs, zeker gezien de steeds omvangrijker wordende gegevensverzamelingen en een ontwikkeling als ‘big data’. Maar een administratie van een zzp’er en klein MKB-bedrijf zonder sub-administraties (als inkoop, productie, werkorders, voorraad, verkoop en projecten) kan voor een belangrijk deel ‘zelf controlerend zijn’.

Voor grote(re) organisaties kan een ‘zelf controlerende administratie’ een positieve bijdrage leveren als onderdeel van een uitgebreider assurance onderzoek. Hierbij moet echter niet uit het oog verloren worden dat naarmate een onderneming in grootte en activiteiten toeneemt de boekhouding slechts een beperkte bron is voor data-analyse. Het zijn dan de onderliggende databases van ERP-systemen waarop data-analyses uitgevoerd worden die specifiek op betreffende onderneming van toepassing zijn. En daarvoor is dan speciale data-analyse software voor de auditfunctie van toepassing waarmee de gebruiker, in de praktijk de gespecialiseerde IT-auditor, zelf analyses kan samenstellen. 

Algemene eigenschappen op het gebied van auditfuncties zijn:

  • Wordt de meest recente versie van de XML Auditfile Financieel ondersteund (XAF)? Om de paar jaar komt er een nieuwe versie van de XML Auditfile FInancieel uit. Het is raadzaam na te gaan of het boekhoudpakket de meest recente versie van de XML Auditfile Financieel kan produceren. Meer over de XML Auditfile FInancieel en andere XML Auditfiles is te vinden op www.xmlauditfiles.nl

  • Is het mogelijk of vanuit de balans en resultatenrekening in te zoomen tot op de oorspronkelijke boeking? Vanuit een balans (of resultatenrekening) wordt dan ingezoomd op onderliggende (grootboek)rekeningen, vervolgens kan per rekening ingezoomd worden op onderliggende mutaties (ook wel rekeninghistorie genoemd) en vanuit een mutatie kan dan ingezoomd worden op de oorspronkelijke boeking. Die laatste kan, mits toegestaan, direct nog gemuteerd worden.
       
  • Is het mogelijk om vanuit debiteuren en crediteuren via facturen in te zoomen tot op de oorspronkelijke mutaties? Feitelijk het zelfde principe als hiervoor, maar nu vanuit een relatie (debiteur en/of crediteur) inzoomen op de factuurhistorie en vanuit een factuur (al dan niet als openstaande post) inzoomen op de oorspronkelijke factuur en/of betaling(en). Meestal zijn oorspronkelijk facturen in PDF-formaat direct op het scherm op te vragen.

Voorbeelden geautomatiseerde controles voor zelfcontrolerende boekhoudsoftware op basis van data-analyse zijn:

1. Data-analyse op boekingen

  1. Controle op boekingen boven bepaalde grenswaarde; In één oogopslag inzicht in boekingen boven een in te stellen grenswaarde opvragen. Zo kun je bijvoorbeeld een selectie maken alle boekingen boven de 25.000 euro (willekeurig gekozen bedrag) en deze nog eens nalopen. 

  2. Controle op het dubbel voorkomen van boekstuknummers; Geldt voor alle boekstuk nummerranges die bijgehouden worden. Zoals voor inkoopfacturen, banktransacties en verkoopfacturen (waarbij het uitgaande factuurnummer feitelijk als boekstuknummer wordt gehanteerd). Als betreffende boekstuknummers per boekjaar bijgehouden worden moet daar natuurlijk rekenig mee gehouden worden, zeker als controles over meerdere boekjaren plaatsen.
      
  3. Controle op het ontbreken van boekstuknummers, feitelijk als hiervoor, maar dan gericht op het ontbreken van bepaalde nummers. Een bekend voorbeeld is het ontbreken van uitgaande factuurnummers die wettelijk opvolgend genummerd moeten worden. 

  4. Controle op dubbele boekingen; Als een inkoop- of verkoopfactuur dubbel wordt geboekt valt dit in de regel wel op als, na betaling, een ouderdomsanalyse wordt opgevraagd. Maar als bijvoorbeeld een loonverdeelstaat tweemaal wordt geboekt of een onkostenbon, dan is het de vraag of dit direct opvalt. Een controle op dubbele boekingen kan dan uitkomst bieden. Een dubbele boeking moet natuurlijk wel de nodige kenmerken hebben om vast te stellen dat het inderdaad gaat om een dubbele boeking. Alleen een bedrag zal veelal niet voldoende zijn omdat er genoeg boekingen kunnen zijn met dezelfde bedragen. Denk bij dit laatste aan periodieke abonnementsbetalingen of -ontvangsten. Zo spelen boekstukdatum, betreffende grootboekrekeningen, al dan niet in combinatie met andere boekingsdimensies, omschrijving van de transactie en natuurlijk soort transactie ook een belangrijke rol. Stel dat sprake is van verzekeringskosten die per maand wordt voldaan. Dan kun je er redelijkerwijs van uitgaan dat een dergelijke boeking 12 maal per boekjaar voorkomt. Als een dergelijke boeking dan vaker voorkomt kan dat duiden op een dubbele boeking. Voor minder dan 12 boekingen verwijzen we naar het ontbreken van een boeking dat hierna aan de orde komt.
      
  5. Het ontbreken van periodieke boekingen; Hiervoor is het voorbeeld van maandelijkse verzekeringskosten genoemd. Zo zijn er natuurlijk talloze voorbeelden van periodiek terugkerende boekingen (zie het WIKI onderdeel Periodieke boekingen en transitorische posten binnen boekhoudsoftware). Als de periodiciteit van dergelijke boekingen bekend is dan is het volgens ons mogelijk dat de boekhoudsoftware een controle kan uitvoeren op het ontbreken van boekingen in bepaalde periodes. En hier dient zich tevens het nut aan van een verplichtingenregistratie. Als namelijk vastligt wanneer een financiële verplichting is aangegaan en hoe lang deze loopt kan precies bepaald worden voor welke periodes betreffende boeking eventueel ontbreekt. Of zoals hiervoor genoemd, juist dubbel geregistreerd is in de boekhouding. 

  6. Boekingen met boekstukdatum buiten boekingsperiode; In veel gevallen is de boekstukdatum (zoals factuurdatum of datum banktransactie) bepalend voor de boekingsperiode in de boekhoudsoftware. Van een boekstukdatum (niet te verwarren met vastleggingsdatum) buiten de boekingsperiode kan dan feitelijk geen sprake zijn. Maar als het boekhoudpakket de mogelijkheid geeft om handmatig de boekingsperiode (of boekjaar) te laten bepalen dan is het goed dat er een controle is welke boekingen een boekstukdatum hebben buiten de opgegeven boekingsperiode (of zelfs boekjaar).

  7. Verkopen buiten verkoopboek; Het verkoopboek is vandaag de dag een wat ouderwetse term. In verreweg de meeste gevallen worden (verkoop)facturen vastgelegd op basis van een factuurmodule in het boekhoudpakket of op elekronische wijze aangeleverd via andere software. Het boekhoudpakket beschikt in de regel nog wel over een functie om handmatig boekingen vast te leggen, al is het maar voor correctieboekingen door een accountants- of administratiekantoor. Als het de bedoeling is dat altijd ALLE verkopen via een factuurmodule vastgelegd worden is het goed dat er een controle is op handmatige verkoopboekingen op bijvoorbeeld debiteuren en/of omzetrekeningen. Een voorbeeld kan zijn de eenmalige verkoop van een actief dat afgestoten is en waarvoor geen factuur is uitgereikt via de factuurmodule.   

  8. Boekingen met verschil tussen berekende en geboekte BTW; Ook hier geldt dat verkoopfacturen in de regel via een factuurmodule vastgelegd worden waar BTW berekend wordt. Inkoopfacturen worden steeds meer digitaal ontvangen (PDF) en op basis van scan- en herken verwerkt tot een boekingsvoorstel. Ook steeds meer inkoopfacturen worden elektronisch aanleverd in een standaard formaat, zoals UBL, hetgeen leidt tot een automatisch boekingsvoorstel. Als er mogelijkheid is bij verkoop-, inkoopfacturen of anderzijds de BTW handmatig aan te passen (en op die wijze dus de geboekte BTW), dan is het goed om inzicht hebben in betreffende aanpassingen. Bij inkoopfacturen kan het gebeuren dat er sprake is van één cent verschil tussen berekende BTW door leverancier en de boekhoudsoftware. Het is dan even de vraag of dergelijke kleine verschillen ook in kaart gebracht moeten worden om achteraf te analyseren. Wij denken zelf van niet. 

  9. Boekingen met afwijkende BTW-codes; DIt kan interessanter zijn dan het genoemde verschil hiervoor. Stel er wordt een inkoopfactuur aangeboden met BTW-laag tarief en bij de inkomende verwerking wordt uitgegaan van BTW-hoog tarief. Dan is dat laatste wel iets dat duidelijk verklaard moet worden. 

2. Data-analyse op BTW
In relatie tot data-analyse op boekingen is BTW al even aan de orde geweest. Ook wordt verwezen naar het WIKI onderdeel BTW-aangifte binnen boekhoudsoftware

  1. Controle op BTW nummers leveranciers en afnemers; Binnen het hiervoor genoemde "WIKI onderdeel BTW aangifte binnen boekhoudsoftware" is controle op bestaanbaarheid van BTW-nummer al aan de orde geweest. Als BTW-nummers aanwezig zijn bij leveranciers en/of afnemers dan is het raadzaam via data-analyse na te gaan of controle op bestaanbaarheid van BTW-nummers heeft plaatsgevonden.   

  2. BTW op facturen aan buitenlandse afnemers; Bij buitenlandse afnemers kan onderscheid gemaakt worden tussen:
    Afnemers buiten de EU waar de exportregeling van toepassing en afnemers binnen de EU waar IntraCommunautaire Prestaties van goederen en/of diensten van toepassing zijn. Voor dit laatste is het van belang dat zowel het factuurnummer van uw eigen onderneming als van de afnemer aanwezig zijn op betreffende facturen. Is er bijvoorbeeld geen BTW-nummer bekend bij een afnemer binnen de EU (denk bijvoorbeeld aan een particulier) dan moet in elk geval BTW in rekening gebracht worden. Ook kan de plaats van levering of dienstverlening van belang zijn. Een data-analyse die nagaat of in alle gevallen het juiste BTW-regime is gehanteerd kan dan voor controle op juistheid van de BTW-aangifte van belang zijn. 
    We verwijzen in dit verband ook naar:
    - WIKI UBL EU, ICP (intracommunautaire prestaties).
    - WIKI UBL EU, Buitenlandse BTW (elektronische diensten aan particulieren in de EU) / MOSS.
    - WIKI UBL Export (buiten de EU)

  3. BTW op facturen van buitenlandse leveranciers; Net als hiervoor wordt dan onderscheid gemaakt tussen leveranciers binnen de EU (ICP) en buiten de EU (Import). Ook hier kan dan een data-analyse nagaan of in alle gevallen het juiste BTW-regime is gehanteerd, hetgeen voor controle op juistheid van de BTW-aangifte van belang is.

  4. Controle op BTW cumulatief; BTW wordt meestal per kwartaal of per maand afgedragen. Vanuit boekhousoftware wordt dan de BTW-aangifte samengesteld per periode. Aan het eind van het jaar (zeg maar begin van het nieuwe boekjaar) is er dan ook nog een suppletie-aangifte mogeljk voor eventuele correcties op de eerder gedane BTW-aangiftes in een jaar. Als over een bepaalde periode de BTW-aangifte is gedaan, kunnen er nog (al dan niet handmatige) correcties worden gedaan (of nagekomen boekingen) die van invloed zijn op de gedane BTW-aangifte. Je moet er altijd van op aan kunnen dat er geen boekingen tussen de wal en het schip verdwijnen als het gaat om de BTW-aangifte. Stel de BTW-aangifte over een bepaalde periode is gedaan en je boekt alsnog in die periode een inkoop- en verkoopfactuur die van invloed zijn op de reeds gedane BTW-aangifte. Of je past een bestaande boeking achteraf aan. Wij zijn van mening dat als de BTW-aangifte is gedaan over een bepaalde periode je geen bestaande boekingen meer mag aanpassen in die periode. Maar ongetwijfeld wordt daar ook anders over gedacht. En nieuwe facturen kunnen altijd een de nieuwe periode worden geboekt. Maar dat laatste heb je bij elektronisch factureren soms geen invloed op. Kortom: genoeg redenen om te bedenken waarom er correcties kunnen zijn op een reeds gdane BTW-aangifte. In de praktijk zijn er vier mogelijkheden waarop standaard boekhoudsoftware omgaat met BTW-correcties over voorbije periodes, te weten:

    1e variant: 
    Het boekhoudpakket doet er niets mee en laat het over aan de gebruiker om betreffende correcties alsnog (handmatig) mee te nemen in een volgende BTW-aangifte of een suppletie-aangifte.

    2e variant:
    Het boekhoudpakket biedt de mogelijk om over de voorbije periode een overzicht op te vragen van de BTW die alsnog afgedragen of verrekend moet worden, maar doet daar, net als bij de 1e variant, verder niets meer.

    Bovenstaande varianten raden wij zelf af.

    3e variant:
    Het boekhoudpakket neemt de correcties mee als er een suppletie-aangifte wordt samengesteld.

    4e variant:
    Het boekhoudpakket onthoudt welke (correctie)boekingen nog niet zijn meegenomen in een BTW-aangifte en neemt deze altijd mee in de eerstvolgende BTW-aangifte. En het boekhoudpakket geeft daar ook duidelijk inzicht in. Het zal duidelijk zijn dat deze variant ons het meeste aanspreekt. 

    Zeker bij variant 1 en 2, maar ook aan te raden bij variant 3 en 4 is een data-analyse op BTW cumulatief ten zeerste aan te raden. De data-analyse kan dan enerzijds inzicht geven in eventuele BTW-correcties die nog niet zijn meegenomen in een aangifte en anderzijds een overzicht van de (af te dragen en te verrekenen) BTW over de afgelopen periodes (en na afloop een heel jaar) en de daaraan ten grondslag liggen de verkopen en inkopen. In de praktijk bieden lang niet alle boekhoudpakketten een dergelijke functies. Wij raden dat echter wel aan.
      
  5. Controle op BTW over boekjaren heen; we hebben het nu feitelijk over het zelfde als hiervoor genoemd. Echter nu gaan we uit van correcties in een afgelopen boekjaar (of zelfs boekjaar daarvoor) die van invloed zijn op de reeds gedane BTW-aangifte. Allereerst is er dan de suppletie-aangifte om deze correcties alsnog aan te geven bij de Belastingdienst. De vraag is of altijd direct zichtbaar is in het boekhoudpakket voor de gebruiker of er een correcties van reeds gedane BTW-aangifte(s) nodig. Steeds meer boekhoudpakketten kennen een dashboardfunctie met belangrijke kengetallen en soms informatie over de lopende BTW-aangifte. Maar inzicht in de BTW cumulatief (inclusief correcties vorige jaren) ontbreekt meestal. Bij de hiervoor genoemde data-analyse adviseren wij dan ook om correcties in vorige boekjaren ook mee te nemen. 

3. Data-analyse op kas en bank

  1. Negatieve kascontrole; Controle of het kassaldo op enig moment negatief is geworden. Deze controle kan bijvoorbeeld ook uitgevoerd worden als mutaties vanuit een kassasysteem ingelezen zijn in het boekhoudpakket.

4. Data-analyse op grootboek

  1. Controle op aansluiting grootboek(rekeningen) en onderliggende subadministraties; Dit is misschien een open deur, maar het grootboek is voor een belangrijk deel een totaaltelling van boekingen in onderliggende subadministraties. Debiteuren, crediteuren en vaste activa (afschrijvingen) liggen dan voor de hand. Maar ook een urenadministratie of projecten kunnen een subadministratie van het grootboek vormen. In relatie tot een ERP-systeem zijn er nog veel meer subadministraties, zoals inkoop, voorraad, productie en verkoop. En wat te denken van een webwinkel of kassasysteem. En de salarisadministratie die totalen aanbiedt aan het grootboek in de vorm van een loonverdeelstaat.

    Een data-analyse die de aansluiting van genoemde subadministraties met het grootboek in zicht brengt is dan zeker geen overbodige luxe. Zolang betreffende subadministraties deel uitmaken van de boekhoudsoftware kan een data-analyse direct vanuit die boekhoudsoftware uitgevoerd worden. Als subadministraties geen deel uitmaken van de boekhoudsoftware zelf is het vandaag de dag geen excuus om een data-analyse achterwege te laten. Op basis van api's worden tegenwoording real-time gegevens uitgewisseld tussen verschillende softwaresystemen en dat kan ook een oplossing zijn voor betreffende data-analyses.

    Extra controle:
    Ga na dat er op grootboekrekeningen die bijgewerkt worden vanuit een subadministratie geen andere boekingen hebben plaatsgevonden dan vanuit betreffende subadministratie. Denk bijvoorbeeld aan handmatige boekingen.

  2. Gebruikte grootboekrekeningen per dagboek; Er is een logisch verband tussen grootboekrekeningen en de bron waar transacties vandaan komen. In klassieke boekhoudtermen wordt dan gesproken over dagboek als bron. Vanuit de facturering (verkoopboek) zullen normaliter transcties plaatsvinden op omzetrekeningen, btw en debiteuren. Vanuit een loonverdeelstaat mutaties op loonkosten en te betalen loon, belastingen, pensioenpremies e.d. Al in het verleden werd dan een compleet overzicht uitgedraaid om visueel na te gaan of er grootboekrekeningen zijn gebruikt binnen dagboeken die ongebruikelijk zijn. Een dergelijk overzicht is zeker handig als het gaat om wat kleinere admnistraties. Dan is visuële cntrole goed te doen. Als het gaat om honderden rekeningen en vele dagboeken kan data-analyse uitkomst bieden om alleen die rekeningen in relatie tot dagboeken te tonen die afwijkend zijn van de norm.

  3. Debetboekingen op omzetrekeningen; Zoals algemeen bekend worden omzetrekeningen in de regel credit bijgewerkt vanuit de verkoop. Een debet boeking op een omzetrekening corrigeert de omzet naar beneden. Een derlijke boeking kan plaatsvinden als er bijvoorbeeld een creditnota wordt gezonden aan een afnemer. Een creditnota kan betrokken hebben op een correctie van een eerder gezonden nota of bijvoorbeeld een provisie afrekening achteraf. Een data-analyse kan, eventueel rekening houdend met een bepaalde marge, inzicht bieden in eventuele debetboekingen op bepaalde omzetrekeningen die niet het gevolg zijn een een normale creditnota. Bijvoorbeeld inzicht in omzet die in een verslaggevingsperiode is opgevoerd en de periode daarna weer is afgevoerd.

  4. Creditboekingen op kostenrekeningen; In de regel worden kosten debet geboekt. Het kan wel eens plaatsvinden dat een kostenrekening gecrediteerd wordt door een correctie. Een data-analyse kan, eventueel rekening houdend met een bepaalde marge, inzicht bieden in eventuele creditboekingen op bepaalde kostenrekeningen. 

  5. Controle op kosten op bepaalde rekeningen boven een bepaald bedrag; denk aan grens kosten versus investering. Als materiële vaste activa (zoals computers, machines en installaties) aangeschaft worden voor eigen gebruik mogen die, boven een bepaald bedrag, niet als direct als kosten worden geboekt ten laste van het resultaat. Maar er moet dan afgeschreven worden over meerdere jaren. Er is dan sprake van een investering die op de balans wordt geboekt. Het kan natuurlijk voorkomen dat de aanschaf van bijvoorbeeld een notebook wel terecht komt op een bepaalde kostenrekening in plaats van op de balans. Een data-analyse op bepaalde rekeningen (zoals computerkosten, kosten productie, etc.) kan dan uitkomst bieden om dergelijke boekingen boven tafel te krijgen.

5. Data-analyse op debiteuren en crediteuren

  1. Controle op afboeken debiteuren buiten kas en bank; In de regel worden openstaande posten van (handels)debiteuren ontvangen via de bank (en in de retail wellicht via de kas). Een andere mogelijkheid is bijvoorbeeld het verrekenen van openstaande debiteuren- en crediteurenposten via automatische betalingen. Als die afspraken vastliggen in het systeem (bijvoorbeeld een signalering dat debiteurenposten via automatische betalingen verrekend worden en waarbij debiteur en crediteur als zondanig aan elkaar gerelateerd zijn binnen het boekhoudpakket) dan is er natuurlijk niet aan de hand. Een data-analyse kan dan inzicht geven in openstaande posten die op een andere wijze zijn afgeboekt. Bij dit laatste hebben we het niet direct over betalingsverschillen beneden een bepaalde marge. 

  2. Controle op afboeken crediteuren buiten kas en bank; Hiervoor geldt feitelijk het zelfde als hiervoor genoemd voor debiteuren.

  3. Controle op aansluiting debiteuren met grootboek; Hiervoor al genoemd bij data-analyse op het grootboek en dan controle op aansluiting grootboek(rekeningen) en onderliggende subadministraties. Debiteuren is zo'n subadministratie.

  4. Controle op aansluiting crediteuren met grootboek; Hiervoor al genoemd bij data-analyse op het grootboek en dan controle op aansluiting grootboek(rekeningen) en onderliggende subadministraties. Crediteuren is zo'n subadministratie.

  5. Controle op dubbele facturen; Hiervoor al genoemd bij data-analyse op boekingen en dan controle op het dubbel voorkomen van boekstuknummers.

  6. Debiteuren met openstaand saldo groter dan de kredietlimiet; Deze controle is op zich al belangrijk bij het vastleggen van bijvoorbeeld nieuwe orders en facturen. Met behulp van data-analyse kan achteraf vastgesteld worden of, op enig moment in een te kiezen periode (bijvoorbeeld een boekjaar), het openstaand saldo van een debiteur groter is geweest dan de toen geldende kredietlimiet. Wil deze controle volledig zuiver uitgevoerd kunnen worden dan zullen ook wijzigingen van het kredietlimiet in de tijd bijhehouden moeten worden door het boekhoudpakket.

  7. Debiteuren met credit saldo; In de regel hebben debiteuren een positief saldo (openstaande facturen) of nulsaldo (geen openstaande facturen). Een creditsaldo kan ontstaan als er een creditnota wordt gezonden, waarbij de daaraan voorafgaande factuur wel is voldaan. Een zelfde voorbeeld is mogelijk bij provisienota's. Een data-analyse kan inzicht geven of er debiteuren met een creditsaldo zijn en zo ja, wat dan redelijkerwijs de oorzaak daarvan is. 

  8. Crediteuren met debet saldo; In de regel hebben crediteuren een credit saldo (openstaande facturen) of nulsaldo (geen openstaande facturen). Een debetsaldo kan ontstaan als er een creditnota is gezonden door een leverancier, waarbij de daaraan voorafgaande factuur wel is voldaan door u als ondernemer. Een zelfde voorbeeld is mogelijk bij provisienota's. Een data-analyse kan inzicht geven of er crediteuren met een debet saldo zijn en zo ja, wat dan redelijkerwijs de oorzaak daarvan is.

  9. Controle op gemiddelde betalingstermijn per debiteur; Wat is de betalingsmoraal van uw debiteuren? Interessant zijn wellicht de uitschieters en dan zowel naar beneden (de heel snelle betalers) en naar boven (de langzame betalers). Deze eerste groep zorgt voor een snelle positieve cashflow en moet gekoesterd worden (zie ook data-analyse voor marketing doeleinden hierna) en de laatste groep zorgt juist voor een veel minder snelle positieve cashflow en moet van uitgezocht worden of de opbrengst nog wel opweegt t.o.v. de kosten van aanmanen en minder cashflow als gevolg van late betaling. Een data-analyse kan betreffende debiteuren in kaart brengen.

  10. Controle op gemiddelde betalingstermijn per crediteur; Hier komt uw eigen betalingsgedrag aan de orde. Betaalt u facturen altijd op tijd dan is het de vraag of een data-analyse die uw eigen betalingsgedrag blootlegt zinvol is. Betaalt u zelf zeer onregelmatig dan kan een data-analyse zeker van betekenis zijn om bijvoorbeeld inzicht te krjigen welke crediteuren (regelmatig) als laatste betaald worden.

    Deze en de controle hiervoor kunnen zeker verband houden met elkaar. Als het debiteurenbeheer goed op de rit is zal dat normaliter een positieve uitwerking hebben op het crediteurenbeheer. Het periodiek opvragen van een ouderdomsanalyse debiteuren en crediteuren kan hier ook van toepassing zijn.

Marketing
Hiervoor zijn data-analyses aan de orde geweest in relatie tot de auditfunctie. Data-analyse is, als onderdeel van Business Intelligence (BI), veel breder. Denk alleen al aan de marketing binnen organisaties waar Big data en BI erg belangrijk is. Er zijn dan ook talloze data-analyse denkbaar voor de marketing en bijvoorbeeld verkoopondersteuning en aftersales. In bescheiden mate kan boekhoudsoftware ook een bijdrage leveren aan data-analyses die niet betrekking hebben op de audit- oftewel controlefunctie binnen een organiatie, maar ter ondersteuning van marketing. We noemen slechts enkele voorbeelden om een indruk te geven:

  1. Top-10 van debiteuren naar factuurbedragen per boekjaar;
  2. Top-10 van debiteuren over meerdere jaren;

6. Data-analyse vaste activa administratie

  1. Controle op aansluiting vaste activa met grootboek; Hiervoor al genoemd bij data-analyse op het grootboek en dan controle op aansluiting grootboek(rekeningen) en onderliggende subadministraties. Vaste activa is zo'n subadministratie. In tegenstelling tot een zelfde soort controle bij debiteuren en crediteuren zijn er de vaste activa administratie in de regel meerdere grootboekrekeningen betrokken, te weten:
    - Balansrekening waarop de aanschafwaarde is geboekt;
    - Balansrekening waarop de afschrijving is geboekt;
    - Resutatenrekening waarop de afschrijvingskosten zijn geboekt.
    Eenvoudigheidshalve laten we het verschil tussen bedrijfseconomische- en fiscale afschrijving hier even achterwege, evenals het resulaat na afstoten van een actief met als dan niet een herinvesteringsreserve. 

    Een data-analyse kan inzicht geven of de de cijfers uit de vaste activa administratie aansluiten met de betreffende grootboekrekeningen.

  2. Controle op afschrijving; Zijn aan het einde van een boekjaar alle afschrijvingen die thuishoren in dat boekjaar ook daadwerkelijk verwerkt binnen de boekhoudsoftware. 

  3. Controle op restwaarde; Wordt er (in elk geval fiscaal) niet meer afgeschreven dan het verschil tussen aanschafwaarde en restwaarde. Ook hier laten we voor het gemak eventuele levensduurverlenging of uitbreiding van een actief even achterweg.

Aanbevolen

Wie kent meer data-analyses?

Kent u nog meer data-analyses op basis van (standaard) boekhoudsoftware in relatie tot de auditfunctie? 
Laat het even weten aan onze redactie via redactie@softwarepakketten.nl


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-1-2020 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED