Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Modules binnen boekhoudsoftware

Boekhoudpakketten selectie checklist BTW-aangifte

Functionaliteit voor BTW-aangifte is standaard aanwezig binnen elk boekhoudpakket. Alleen voor het elektronisch indienen van een BTW-aangifte bij de belastingdienst wordt soms gebruik gemaakt van andere software. De eigenschappen die verderop aan de orde komen tonen aan dat er nogal wat regelingen zijn als het gaat om BTW-aangifte. Naast de standaard BTW-aangifte (meestal per kwartaal voor kleine ondernemers en per maand voor grotere ondernemers) kan ook sprake zijn van een ICP-opgave (voor IntraCommunautaire Prestaties van goederen en diensten). Het betreft dan leveringen binnen de Europese Unie. Bij een ICP-opgave is in elk geval sprake van een geldig BTW-nummer van zowel de afzender als de ontvanger. 

Voor het werken met de BTW aangifte (en ICP opgave) kunnen binnen boekhoudsoftware de volgende eigenschappen onderscheiden worden:

  • Is een BTW aangifte opgenomen in het boekhoudpakket? Hiermee wordt dan bedoeld het samenstellen van de BTW-aangifte zoals we die in Nederland kennen. De BTW-aangifte wordt dan vanuit het boekhoudpakket getoond, zoals deze daarna bij de Belastingdienst wordt ingediend. Elektronisch indienen van de BTW aangifte komt verderop aan de orde.
      
  • Is een ICP opgave (voor IntraCommunautaire Prestaties van goederen en diensten) opgenomen in het pakket? NIet alle standaard boekhoudpakketten kennen een ICP-opgave als functionaliteit. Als uw boekhoudpakket geen functionaliteit kent voor een ICP-opgave en u heeft daar wel mee te maken in de praktijk, dan bent u aangewezen op een externe applicatie of op het aangifte doen via de website van de Belastingdienst. In de ICP-opgaaf via de website van de Belastingdienst is ruimte voor
    maximaal 100 regels. 

    Goederen
    Bij de intracommunautaire levering van goederen is de levering belast in Nederland tegen het nul-tarief. Mits u het (geldige) BTW-nummer van de afnemer op de factuur is vermeld.

    Diensten
    Bij het intracommunautair verrichten van de B2B (Business to Business) dienst, is de dienst niet belast in Nederland. Deze dienst in belast in het land van de afnemer. Om te voorkomen dat de (in dit geval) de Nederlandse ondernemer buitenlandse btw in rekening moet brengen, is deze btw-heffing verlegd naar de afnemende ondernemer in de andere lidstaat. Een intracommunautaire dienst wordt dus conform de verleggingsregeling gefactureerd. Zie dan ook hierna BTW verlegd.

    Zie ook de WIKI UBL onderdeel EU, ICP (intracommunautaire prestaties).

  • Is de MOSS-regeling opgenomen in het pakket? MOSS staat voor Mini-one-stop regeling BTW Europa. Wordt zover bekend (nog) niet actief ondersteund door boekhoudsoftware wat betreft de MOSS-aangifte.

  • Kan gewerkt worden met BTW verlegd? Onder voorwaarden wordt dan de BTW verlegd naar de afnemer. Onder andere als sprake is van de hiervoor genoemde intracommunautaire dienst. Uitgebreidere informatie over BTW verlegd is opgenomen in de WIKI UBL onderdeel BTW verlegd

  • Is het pakket geschikt voor organisaties zonder BTW? Stel dat uw organisatie is vrijgesteld van BTW dan moet het boekhoudpakket niet telkens onnodig vragen om BTW of deze onnodig berekenen. Het boekhoudpakket moet als het ware automatisch rekening houden met het feit dat uw organisatie niet met BTW werkt. 

  • Is een suppletie aangifte mogelijk? Sinds 2018 is het verplicht om de (suppletie)aangifte digitaal te versturen. Dus als u te maken kunt krijgen met een aparte suppletie aangifte is het wel belangrijk dat uw boekhoudpakket hiermee overweg kan. Onder een bepaald drempelbedrag mag een suppletie aangifte in de eerstvolgende aangifte worden meegenomen. Raadpleeg voor de meest recente werkwijze van een suppletie aangifte altijd de website van de Belastingdienst.

  • Kan een BTW-nummer per relatie, gesplitst per land, worden vastgelegd? Als u bijvoorbeeld werkt met klanten in andere EU landen en u te maken heeft met de hiervoor genoemde IntraCommunautaire Prestaties van goederen en diensten, dan is het van belang dat BTW-nummers van uw afnemers vastgelegd kan worden. Soms kan een afnemer een BTW-nummer hebben in meerdere landen. Deze moeten dan wel afzonderlijk vastgelegd kunnen worden als dat voor u ook van belang is. 

  • Is verificatie van buitenlandse BTW nummers mogelijk? Zo ja, hoe wordt dit aangeleverd aan de Belastingdienst en hoe wordt verificatie bijgehouden? Via een website (VIES) van de Europese Unie kan handmatig een BTW-nummer (binnen de EU) gecontroleerd worden. Het is handig als binnen het boekhoudpakket bijgehouden wordt wanneer een bepaald BTW-nummer voor het laatste is gecontroleerd en met welk resultaat. Voor dit laatste is controle beschikbaar overeenkomstig de hiervoor genoemde website.

  • Is er een ingangsdatum voor de BTW-percentages in het boekhoudpakket? Dit is van belang als de BTW percentages in de toekomst veranderen. Per 1-1-2019 is bijvoorbeeld het BTW laag tarief aangepast van 6 naar 9 prcent. Een dergelijke wijziging komt lang niet ieder jaar voor en kan zelfs halverwege een jaar plaatsvinden. De meest voor de hand liggende oplossing is als er met BTW-codes (laag, hoog, e.d.) gewerkt kan worden die ongewijzgd blijven en waarbij per ingangsdatum een BTW-percentage aanwezig is of door de gebruiker zelf opgegeven kan worden. Stel we hebben BTW-code "L" voor laag tarief, dan ligt vast (bijvoorbeeld):
    code "L", 2010-01-01, 6% en
    code "L", 2019-01-01 9%.
    Dat betekent dat code "L", en natuurlijk ook andere BTW-codes, gewoon gebruikt blijven in het boekhoudpakket en opgenomen zijn bij betreffende goederen en diensten. Een nieuwe BTW-code toekennen (met alle gevolgen van dien) is bij deze systematiek niet nodig bij wijzigen van een BTW-percentage per een bepaalde ingangsdatum. Bij alle transacties met een boekstukdatum (niet te verwarren met boekingsdatum) vanaf 1-1-2019 wordt dan 9% BTW berekend in plaats van de 6% daarvoor.

    Lang niet alle leveranciers van boekhoudsoftware hebben bovenstaande systematiek met een aparte ingangsdatum ingebouwd. Overleg daarom goed met de leverancier van boekhoudsoftware wat de consequenties zijn als een BTW-percentage aangepast wordt in de loop van de tijd.

    Natuurlijk is lang niet alles op te lossen met een BTW-percentage per ingangsdatum. Zo kan een product of dienst het ene moment vallen onder het lage tarief en het andere moment weer onder het hoge tarief. Zelfs een uitbreiding van BTW-tarieven is niet uitgesloten. En je kunt te maken krijgen met een wijziging van een BTW-percentage op bijvoorbeeld diensten die al in rekening zijn gebracht met als gevolg een correctie op de reeds in rekening gebrachte BTW. Op 1 oktober 2012 is het hoge BTW-tarief aangepast van 19% naar 21%. Stel dat vooraf een abonnement in rekening was gebracht van 1 januari 2012 tot 31 december 2012. Toendertijd moest formeel de BTW-verhoging over de laatste 3 maanden (1 okt 2012 t/m 31 dec 2012) alsnog in rekenig gebracht worden. Dat mocht toendertijd ook extra op een volgende factuur, maar leverde al met al de nodige administratieve problemen op en hoofdbrekens voor zowel softwareleveranciers als administrateurs. Denk daarom nooit te ligt over een wijziging van een BTW-percentage. 

Aangifteregelingen m.b.t. BTW en boekhoudsoftware

  • Wordt het factuurstelsel ondersteund door het boekhoudpakket? Het factuurstelsel geldt voor ondernemers die goederen en diensten leveren aan ondernemers, of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals het geval kan zijn bij verenigingen of stichtingen. Verreweg de meeste boekhoudpakketten ondersteunen het factuurstelsel. De af te dragen btw wordt berekend op basis van de facturen die verstuurd zijn in het tijdvak waarover BTW-aangifte wordt gedaan. Een zelfde principe geldt feitelijk voor de voorbelasting (te verrekenen BTW). Zie ook deze WIKI onderdeel kasstelsel en factuurstelsel.

  • Wordt het kasstelsel ondersteund door het boekhoudpakket? Het kasstelsel geldt voor ondernemers die voornamelijk goederen of diensten aan particulieren leveren. De btw wordt dan berekend op basis van de kas- en bankadministratie. Zie ook deze WIKI onderdeel kasstelsel en factuurstelsel.

  • Wordt de kleine ondernemersregeling ondersteund? De kleine ondernemersregeling geldt in beginsel voor ondernemers die in een jaar minder dan een bepaald bedrag (zie website Belastingdienst) aan BTW moeten afdragen aan de Belastingdienst. Er kan dan sprake zijn van belastingvermindering of zelfs het geheel niet hoeven betalen van BTW aan de Belastingdienst. Het is handig als in voorkomende gevallen het boekhoudpakket deze regeling ondersteunt. 

  • Wordt de margeregeling ondersteund? Bij de margeregeling gaat het om de verkoop van tweedehands goederen. Als een factuur in het kader van de margeling wordt gezonden aan een andere ondernemer wordt er geen BTW op de factuur gemeld, maar in plaats daarvan de tekst "margeregeling". Voor meer informatie over de margeregeling wordt verwezen naar de website van de Belastingdienst. Zie ook de WIKI UBL Margeregeling (tweedehands producten) voor uitleg en voorbeeld van een uitgaande factuur waarop de margeregeling van toepassing is.

Controle c.q. auditfuncties m.b.t. BTW en boekhoudsoftware

  • Is de aangiftehistorie opvraagbaar binnen het boekhoudpakket? Zodat op eenvoudige wijze inzicht is wie welke aangifte BTW of ICT opgave heeft gedaan. Met ook de datum en tijd van ontvangst door de Belastingdienst bij elektronische aangifte (zie hierna). Vervolgens betreffende BTW-aangifte of ICP-opgave direct in het boekhoudpakket kunnen raadplegen is dan ook handig.

  • Zijn correcties mogelijk voor het verzenden van de BTW-aangifte? Zo ja, aangeven of en hoe deze correcties worden verwerkt in de boekhouding. Uitgangspunt is dat hetgeen geboekt is ook in de BTW-aangifte komt. Deze laatste controle is natuurlijk niet mogelijk als de BTW-aangifte handmatig via de website van de Belastingdienst wordt opgegeven. 

  • Is een mutatie die betrekking heeft op een reeds gedane BTW aangifte geblokkeerd voor corrigeren? Dus een boeking in een periode waarover al BTW aangifte is gedaan blokkeren. En natuurlijk dan ook bestaande mutaties niet meer kunnen wijzigen. Als het wel mogelijk is om achteraf, dus al een BTW-aangifte is ingediend over een bepaalde periode, mutaties te wijzigen of toe te voegen in een periode, dan moet het boekhoudpakket wel zorgen voor een sluitende BTW-aangifte. In de regel wordt de BTW van betreffende mutatie(s) dan meegenomen in de eerstvolgende BTW-periode of via een suppletie-aangifte. Zie ook hierna.

  • Is er controle dat alle boekingen over een bepaalde periode definitief zijn? Dit is van toepassing als de systematiek van voorlopig boeken in het pakket aanwezig is. Er moet dan eerst gecontroleerd worden of er geen conceptboekingen onderweg zijn. Deze systematiek van werken zien we onder andere bij het scannen en herkennen van boekingen die daarna bevestigd moeten worden door de gebruiker.
      
  • Wordt een mutatie die is gedaan in een periode waarover al BTW-aangifte is gedaan automatisch meegenomen in een volgende BTW-aangifte binnen het boekjaar of via een suppletie aangifte? Het gaat erom dat de BTW-aangifte cumulatief gezien (over meerdere jaren) altijd sluitend is. DIt sluit aan bij hetgeen hiervoor is genoemd bij "mutaties blokkeren die zijn verwerkt in een reeds gedane BTW-aangifte". Feitelijk moet cumulatief gezien (over meerdere jaren heen!) altijd sprake blijven van een sluitende BTW-aangifte. Vanuit deze controle bezien is het aan te raden de periodieke BTW-aangiftes EN de suppletie BTW-aangifte altijd te laten plaatsvinden vanuit het boekhoudpakket zelf. En bijvoorbeeld niet een suppletie aangifte via een website van de Belastingdienst of via een accountants- of administratiekantoor. Sowieso behoren volgens ons correcties op de boekhouding, door een laatst genoemd kantoor, altijd opgenomen te worden in de boekhouding zelf.   

  • Is per BTW-code een overzicht van geboekte rekeningen op te vragen? Dit is handig controle overzicht om na te gaan of er in relatie tot de BTW misschien op een vreemde grootboekrekening is geboekt. Bijvoorbeeld een rekening waarop laag tarief BTW van toepassing is, maar waar een of meer mutaties op staan die vallen onder de BTW-code hoog tarief. Of een omzetrekening "Omzet export" waar mutaties op staan die onder de BTW-code "ICP leveringen" vallen. Zo kunt u zich wellicht andere vreemde combinatie voorstellen. Een dergelijke controlefunctie vinden we tot de standaard bagage van goede boekhoudsoftware behoren.

  • Is er een overzicht van boekingen waarbij is afgeweken van de berekende BTW? DIt doet zich met name voor als inkoopfacturen handmatig geboekt worden (wat steeds minder voorkomt in de praktijk) of waarbij conceptboekingen op basis van scannen en herkennen achteraf aangevuld en definitief geboekt worden. Een dergelijke controle kan ook plaatsvinden aan de verkoopzijde waar verkoopfacturen handmatig vastgelegd worden, al dan niet via het inboeken van een verkooporder of bijvoorbeeld webwinkelverkoop. In de regel wordt dan de BTW berekend op basis van de BTW-code bij die behoort bij de geleverde dienst of het geleverde product. Het is dan achteraf zichtbaar als daar van afgeweken is.

Elektronische aangifte m.b.t. boekhoudsoftware

  • Is elektronische BTW-aangifte en ICP-opgave mogelijk met het boekhoudpakket? Al jaren is het doen van elektronische BTW-aangifte en ICP-opgave gemeengoed. Feitelijk kun je dan met de letterlijke één druk op de knop de BTW-aangifte en de ICP-opgave elektronisch indienen bij de Belastingdienst, direct vanuit de boekhoudsoftware. Handmatig aangifte doen via de website van de Belastingdienst is dan verleden tijd.  
     
  • Is de elektronische aangifte via SBR (XBRL formaat via Digipoort) geïntegreerd in het boekhoudpakket? Er zijn boekhoudpakketten die een functie bevatten om het doen van elektronische aangifte (zoals hiervoor genoemd de BTW-aangifte en ICP-opgave) direct vanuit hun eigen pakket te regelen. Onder water wordt dan soms gebruikt gemaakt van een tool van een derde partij (een zgn. service provider), maar dat is voor de gebruiker zelf verder niet relevant. 

  • Is export van gegevens mogelijk naar een losse aangiftetool? Soms kan een BTW-aangifte of ICP-opgave niet direct vaniut het boekhoudpakket eketronisch worden ingediend bij de Belastingdienst. Dit heeft trouwens niets te maken met de grootte van een boekhoudpakket. Sommige pakketten voor zzp'ers bieden de optie van elektronische aangifte niet. Maar ook bij een groot internationaal boekhoudpakket kan het zijn dat betreffende functie niet onderseund wordt. Een eerste alternatief is dan gebruik te maken van de mogelijkheid om de BTW-aangifte en ICP-opgave via de website van de Belastingdienst in te dienen. Voor de BTW-aangifte is dat goed te doen. Voor de ICP-opgave is via de website van de Belastingdienst echter maar ruimte voor 100 regels. Voor een zzp-er in de regel zal dat geen probleem zijn, maar voor een grote handelsorganisatie  kan 100 regels per periode wel eens (veel) te weinig zijn. Er zijn ook enkele losse oplossingen op de markt om de BTW-aangifte of ICP-opgave alsnog elektronisch in te dienen bij de Belastingdienst. Maar het is natuurlijk niet de bedoeling om de aangifteregels (denk aan dit verband met name aan de ICP-opgave) hanmatig over te kloppen in een aparte tool. Het is dan prettig als de leverancier van het boekhoudpakket een export heeft geregeld naar betreffende losse aangiftetool. 

  • Is ondersteuning van een verzamelcertificaat (PKI-certificaat) van de softwareleverancier bij het verzenden mogelijk? Als een zzp'er of mkb'er werkt met een online boekhoudpakket hoeft deze niet eens weet te hebben van het begrip PKI-certificaat voor het elekronisch indienen van een BTW-aangifte of ICP-opgave. Dit heeft de leveranciers van de online boekhoudsoftware in de regel onderwater geregeld via wat in de praktijk een verzamelcertificaat wordt genoemd. Er zijn ook boekhoudpakketten waarbij de ondernemer zelf moet zorgdragen voor een (geldig) PKI-certificaat. Het is in elk geval goed om dit vooraf af te stemmen met de leverancier van een boekhoudpakket, want een dergelijk certificaat kost al gauw een paar honderd euro (voor in de regel 3 jaar). Meer over een PKI-certificaat is te vinden onder de pakketsoort Authenticatie- en autorisatiemiddelen.

  • Is import en export van een digitaal certificaat mogelijk, zodat een certificaat in meerdere softwarepakketten is te gebruiken? Met name accountants-, administratie- en belastingadvieskantoren beschikken vaak over een eigen pki-cetificaat (wel voor administraties van meerdere klanten). Dat heeft onder meer te maken met het kunnen ontvangen van elektronische kopie aanslagen (EKA's) van de Belastingdienst, waar we hier verder niet op in gaan. Het is dan handig als een en het zelfde certificaat gebruikt kan worden in meerdere administratieve toepassingen. Denk aan de BTW-aangifte en ICP-opgave vanuit het boekhoudpakket, de Periodieke loonaangifte vanuit de salarissoftware en de fiscale IB- en VPB-aangiften vanuit fiscale aangiftesoftware. Allemaal zaken die elektronisch aan de Belastngdienst worden gezonden. Maar het pki-certificaat is ook nodig om de jaarrekeningen elektronisch te deponeren bij de Kamer van Koophandel. En dat laatste vindt plaats via aparte rapportagesoftware. Het zal duidelijk zijn dan een PKI-certificaat per toepassing wel eens een dure investering kan worden. Daarom is het handig als een eenmaal aangevraagd PKI-certificaat geëxporteerd kan worden (vanuit het pakket waar het certificaat is aangevraagd) en geïmporteerd kan worden naar de andere pakketten waar een dergelijk certificaat benodigd is.

Aanbevolen

Softwarepakketten

Onderstaand kunt u boekhoudsoftware selecteren die volgens opgave van de leverancier de BTW-aangifte of ICP-opgave via SBR/Digipoort ondersteunen. Hierbij is geen specificatie van de hiervoor genoemde kenmerken, eigenschappen en andere mogelijkheden. Het gaat dus om een eerste selectie. Op basis van voorgaande eigenschappen en kenmerken kunt u zelf nagaan welke zaken voor u van belang zijn en op basis daarvan een uitvraag doen bij betreffende softwareleveranciers. 

 


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-1-2020 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED