Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Modules binnen boekhoudsoftware

Boekhoudpakketten selectie checklist Periodieke boekingen en transitorische posten

De term "periodieke journaalposten" doet wat ouderwets aan en stamt feitelijk uit de tijd van het grotendeels handmatig vastleggen van boekingen (die feitelijk uitmonden in journaalposten). Andere termen voor periodieke journaalposten zijn: vaste periodieke boekingen en standaard memoriaal. Vandaag de dag worden dergelijke boekingen nog steeds gebruikt. Als een ondernemer samen met een accountants- of administratiekantoor de boekhouding voert (via online boekhouden) dan is het in de regel het accountants- of administratiekantoor dat deze boekingen verzorgt. In zekere mate kunnen boekhoudpakketten ook zelf zorgen voor het verwerken van deze periodieke boekingen.

Hiervoor is aangegeven dat periodieke journaalposten ook aangeduid kan worden als standaard memoriaal. Dit laatste moet niet verward worden met "memoriaal" (ook wel aangeduid als diverse postenboek). Dat laatste is de mogelijkheid om handmatig (correctie)boekingen te maken in de boekhouding. In veel gevallen regelt het accountants- of administratiekantoor deze laatste boekingen. In relatie tot het 'memoriaal" komen we het begrip "voorafgaande journaalposten" tegen. Voorafgaande journaalposten worden geboekt nadat de saldibalans is opgemaakt en voordat de balans en resultatenrekening is opgmaakt, zo zegt de theorie. Dat laatste kan na afloop van een boekjaar, maar geadviseerd wordt om dit periodiek (maandelijks of per kwartaal) te doen. Dan is er vaker tussentijds inzicht in de juiste cijfers en is er minder kans dat er een suppletie BTW-aangifte over het afgelopen boekjaar ingediend moet worden bij de blastingdienst.

Wij zijn van mening dat een boekhouding continue op orde moet zijn en dat voorafgaande journaalposten zo min mogelijk gebruikt moeten worden. Dat laatste is te bereiken door de boekhouding frequenter te controleren, hetzij door de interne financiële afdeling, hetzij door een accountants- of administratiekantoor. Zo bieden de huidige boekhoudpakketten steeds meer mogelijkheden om adequaat online te kunnen samenwerken door ondernemer en accountants- of administratiekantoor aan de boekhouding. ZIe ook WIKI Boekhoudsoftware onderdeel online samenwerken met accountants-,administratie- of belastingadvieskantoor.

In nauwe relatie tot periodieke boekingen staat het volgende:

Transitorische posten; dit zijn uitstelposten en anticipatieposten.

  • Uitstelposten; het gaat dan om vooruitbetaalde- en vooruit ontvangen bedragen. Bijvoorbeeld een vooruitbetaald abonnement,  verzekeringspremie of onderhoudskosten. Allemaal duidelijke voorbeelden van periodieke boekingen. Als het om relatief kleine bedragen gaat worden dergelijke bedragen direct als kosten geboekt in de periode waarin de factuur is ontvangen. Denk bij dit laatste aan een abonnement voor een vakblad.

  • Anticipatieposten; het gaat dan om nog te betalen en nog te ontvangen bedragen. Bijvoorbeeld een rentevergoeding die achteraf wordt geboekt.

Voor het werken met periodieke journaalposten kunnen binnen boekhoudsoftware de volgende eigenschappen onderscheiden worden:

  • Kan een periodiek te maken boeking worden vastgelegd met een bijbehorend te boeken bedrag? Dit principe gaat er vanuit dat boekingen die periodiek terugkeren (zoals hiervoor genoemde kosten) vooral vastgelegd kunnen worden om vervolgens periodiek geboekt te worden. Er zijn ook boekhoudpakketten die dit faciliteren bij het registreren van bijvoorbeeld een inkoopfactuur. Het voordeel is dat een dergelijke boeking dan niet nogmaals vastgelegd hoeft te worden via een aparte functie.

    Eerste voorbeeld van een periodieke boeking (uitstelpost) is als volgt:
    Vooruitbetaalde kosten softwarepakket 1.200 euro voor een heel jaar. Factuur ontvangen in mei en looptijd van juni t/m mei volgend jaar. Bij het vastleggen van de inkoopfactuur (waar we gemakshalve even geen rekening hebben gehouden met BTW) wordt dan geboekt:
    - Vooruitbetaalde kosten 1.200 euro (debet)
    - Crediteuren                   1.200 euro (credit).

    Vervolgens wordt elk periode (zo mogelijk automatisch) geboekt:
    - Kosten software (ICT)     100 euro (debet)
    - Vooruitbetaalde kosten    100 euro (credit)
    Totdat het totaalbedrag van 1.200 euro is bereikt.

    Het resultaat is dat elke maand 100 euro wordt geboekt als kosten en dat de (tussen)rekening vooruitbetaalde kosten na 12 maanden weer glad loopt. 

    Tweede voorbeeld van een boeking (we spreken bewust niet over periodieke boeking, maar liever over een overloopboeking, zoals hierna zal blijken) is als volgt:
    Er wordt in december een factuur gezonden van 12.100 euro aan een cliënt die betrekking heeft op werkzaamheden (en dus opbrengst) die nog gerealiseerd moet worden in het nieuwe jaar. Dit betreft een factuur inclusief 21% BTW. Vanuit de elektronisch factureerrmodule volgt in december automatisch de volgende boeking:
    - Debiteuren                12.100 (debet)
    - Af te dragen BTW       2.100 (credit)
    - Omzet                        10.000 (credit)

    Het resultaat is dat er keurig een openstaande post verschijnt in de boekhouding, de af te dragen BTW wordt geboekt en dat er 10.000 euro aan omzet wordt geboekt. Dat alles in de (boekings)periode december. Dit zou betekenen dat de omzet wordt geboekt in december en niet, zoals gewenst, in het nieuwe boekjaar. Om dit laatste te bewerkstelligen moet nu in december alsnog geboekt worden:
    - Opbrengst                  10.000 (debet)
    - Vooruit gefactureerd  10.000 (credit) 

    Het is resultaat is nu dat de opbrengst op 0 komt en dat er een bedrag van 10.000 euro staat op de balansrekening "Vooruit gefactureerde omzet". De opbrengst van 10.000 euro is dus meegenomen in de maand december en telt dus niet mee voor het bepalen van resultaat (en de uiteindelijke winst of verlies) van het boekjaar waarin december valt. De opbrengst in het nieuwe jaar moet dan nog wel geboekt worden en dat gaat als volgt:
    - Opbrengst                  10.000 (credit)
    - Vooruitgefactureerd    10.000 (debet)

    Het resultaat is nu dat de opbrengst is geboekt in het nieuwe (boek)jaar en daar keurig meegenomen wordt door het bepalen van het winst- of verliessaldo. 

    Er is dus geen sprake van een periodieke boeking die meerdere (boekings)periodes achtereen herhaald worden, maar van een boeking in de ene periode (december) die feitelijk weer teruggeboekt wordt in een nieuwe periode in het nieuwe boekjaar.  Het is gewenst als de boekhoudsoftware dergelijke boekingssystematiek ondersteunt. En dan natuurlijk niet door een tweetal handmatige boekingen via het memoriaal (niet te verwarren met standaard memoriaal). Maar door het automatisch boeken van deze boekingen zoveel mogelijk te faciliteren.
     
  • Kan een totaalbedrag worden opgegeven tot waar de periodieke bedragen geboekt gaan worden? De boekingen worden dan gemaakt totdat het totaalbedrag is bereikt. Feitelijk is dit zoals het hiervoor genoemde voorbeeld.

  • Kan een start- en einddatum worden opgegeven? De boekingen worden dan gemaakt binnen de opgegeven boekingsperiodes.
    In dit geval wordt niet gewerkt met een totaalbedrag dat verdeeld worden over (toekomstige) boekingsperiodes, maar wordt een periodieke boeking verricht gedurende het opgegeven tijdsbestek. Dit zou bijvoorbeeld gebruikt kunnen worden om in combinatie met boekingsdimensies gedurende een bepaalde tijd elke periode een doorbelasting te boeken.

  • Kan het saldo van een bepaalde rekening verdeeld worden? Feitelijk is dan sprake van een eenvoudige vorm van een kostenverdeelstaat. Bijvoorbeeld procentueel verdelen over kostenplaatsen. Zie ook het WIKI onderdeel Kostenplaatsen en analytische boekhouding binnen boekhoudsoftware.

  • Kan de frequentie van boeken worden opgegeven? Bijvoorbeeld eens per maand of per kwartaal. In de regel zullen periodieke journaalposten per maand geboekt worden. Door dit variabel in te stellen kan bijvoorbeeld gekozen worden voor een andere boekingsfrequentie, zoals een kwartaal, 4-weken periode en zelfs per week.

  • Zijn meerdere boekingsdimensies mogelijk, zoals kostenplaats en kostensoort? Zo ja, dan specificeren welke dimensies. Zie hiervoor ook het WIKI onderdeel Kostenplaatsen en analytische boekhouding binnen boekhoudsoftware.

  • Is er een controle op het dubbel boeken van een vaste periodieke journaalpost per boekingsperiode? Een betrekkelijk eenvoudige audit- c.q. controlefunctie die er voor moet zorgen dan een gemaakte periodieke boeking in een bepaalde periode niet nogmaals gemaakt wordt. Dit voorkomt dat u anders mogelijkerwijs achteraf boekingen met de hand moet terugboeken.

  • Zijn periodieke journaalposten vast te leggen tijdens het boeken in een dagboek? Bijvoorbeeld bij het vastleggen van een inkoopfactuur de kosten direct verdelen over meerdere periodes. Hiervoor is al gemeld dat boekhoudpakketten in zekere mate  ook zelf kunnen zorgen voor het verwerken van de periodieke boekingen. Het hiervoor genoemde voorbeeld van "Vooruitbetaalde kosten softwarepakket" en de verdeling daarvan over meerdere boekingsperiodes zou bijvoorbeeld automatisch door het boekhoudpakket als zodanig geregisteerd kunnen worden bij het vastleggen van betreffende inkoopfactuur. Hetzij geheel automatisch op basis van boekingskenmerken, hetzij doordat de gebruiker aangeeft dat sprake is van vooruitbetaalde kosten. 

    Ontwikkelingen als Artificial Intelligence (AI) en robotic accounting in relatie tot boekingsintelligentie door boekhoudsoftware kan hier ook meerwaarde bieden. Stelt u zich bij dit laatste eens voor dat op basis van elektronische factuurverwerking een inkoopfactuur wordt ontvangen van uw softwareleverancier en dat deze factuur (bijvoorbeeld in UBL-formaat) automatisch wordt geboekt door het systeem als vooruitbetaald met daarbij ook automatisch de kostenboekingen in de volgende periodes. Zonder dat u maar één extra handeling hoeft te verrichten. Toekomst? Wie zal het zeggen.

Aanbevolen

Softwarepakketten


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-1-2020 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED