Softwarepakketten.nl

Functionaliteit software data-analyse (auditsoftware)

Pakketsoort - Data analyse (auditsoftware) > Functionaliteit software data-analyse (auditsoftware)

Bij de selectie van data-analyse software voor de auditfunctie is een belangrijke tweedeling te constateren, namelijk:

  1. Software met de nadruk op de mogelijkheid om gebruikers eigen analyses te laten maken. Dit is met name de software die beschikt over een scripttaal voor eigen analyses. De praktijk leert dat de meeste van deze software een steile leercurve kent.
      
  2. Software met de nadruk op het aanbieden van kant-en-klare analyses. Deze software beschikt in de regel niet over een eigen scripttaal. Een (meer beperkte) optie voor eigen analyses is dan de export van een bestaand rapport naar Excel om daar zelf verder te analyseren.

Hier wordt met name ingegaan op de functionalitet van (standaard) software voor data-analyses voor de auditfunctie door accountants en/of gespcialiseerde auditors. Het gaat om functionaliteit van software waarmee  zelf data-analyses samengesteld kunnen worden, mede op basis van een scripttaal.

Algemene eigenschappen

  • Is het mogelijkheid om zonder verbinding met een centrale database te kunnen werken? Bij opslag in een centrale database moet de mogelijkheid bestaan om met een kopie te werken indien geen netwerkverbinding voorhanden is. Bij netwerkverbinding kan dan weer synchronisatie met de centrale database plaatsvinden.   

  • Werkt het pakket met rechten en rollen, waarbij bepaalde functies/taken toe wijzen aan bepaalde medewerkers, zoals het kunnen samenstellen van (analyse)modellen?
       
  • Kunnen gebruikers eenvoudig zoekopdrachten hergebruiken?
       
  • Kunnen voorgedefinieerde analyses en selecties in de vorm van menu-opties aan gebruikers beschikbaar gesteld worden? Op deze wijze kunnen menu's samengesteld worden met bepaalde analyses die al eerder zijn opgesteld met de software.

Voor uitgebreide informatie over algemene eigenschappen zie de WIKI Selectie van standaard software.

Data ontsluiten

  • Welke soorten data (bestandsformaten) kan ontsloten worden en op welke wijze? Denk aan de formaten XML, XBRL, Auditfiles. En andere bestandsformaten als CSV en Excel.
     
  • Op welke wijze kan data ontsloten worden uit databases? Bijvoorbeeld via ODBC (Open Database Connectie) of een API.
       
  • Zijn er limieten verbonden aan het aantal records en de database-omvang? Denk aan grote databases als SAP en Oracle in het geval van ERP-systemen.

Data groeperen, selecteren, sorteren en samenvoegen

  • Wordt groeperen, classificeren en indelen ondersteund?

    Stratificeren; in feite categoriseren op basis van statistisch bepaalde groepen. Bijvoorbeeld alle openstaande posten ouder dan 90 dagen van debiteuren in bepaalde landen of op basis van branche, bedrijfsgrootte en aantal werknemers.

    Kruistabellen/draaitabellen.

    Drill-down; van generiek kunnen inzoomen op detailniveau en weer terug.

    Visualisatiemogelijkheden; het visualiseren van de data m.b.v. tabellen, cirkels, overzichten, diagrammen e.d.

    Categoriseren.
     
  • Wordt selecteren, filteren en zoeken ondersteund?

    Eén of meer records zoeken, filteren en selecteren.
     
    Steekproeven trekken en evalueren, waarbij rekening gehouden wordt met randomizing.
     
    Deelwaarneming.
       
  • Wordt sorteren en indexeren ondersteund?

    Sorteren; een bestand op een of meer velden (oplopend of aflopend) sorteren.
     
    Indexeren; een bestand op een of meer velden (oplopend) indexeren.
       
  • Wordt samenvoegen, koppelen en vergelijken ondersteund? Twee of meer bestanden samenvoegen, koppelen of met elkaar vergelijken.
       
  • Wordt tussentijds opslaan van analyseresultaten ondersteund?
       
  • Wordt Datamining ondersteund? Oftewel uit bestaande gegevensverzamelingen (data) nieuwe informatie kunnen afleiden.

 Data calculaties

  • Welke berekeningen kan de gebruiker zelf maken? Bijvoorbeeld het nettoloon van een medewerker (her)berekenen op basis van brutoloon en inhoudingen (uiteraard voor zover voorhanden in bijvoorbeeld de Auditfile Salaris of periodiek loonaangiftebestand).
      
  • Kan regressie analyse uitgevoerd worden? Een statistische techniek voor het analyseren van gegevens waarin (mogelijk) sprake is van een specifieke samenhang, aangeduid als regressie. Bron: Wikipedia...

Data bewerkingen

  • Welke tekstbewerkingen worden ondersteund?
     
  • Welke numerieke bewerkingen worden ondersteund?
       
  • Welke datum- en tijdbewerkingen worden ondersteund?
      
  • Welke logische bewerkingen (Waar/Niet waar) worden ondersteund?
      
  • Wordt conversie ondersteund?
     
  • Welke financiële bewerkingen worden ondersteund?

Data analyses

  • Is een Chi-kwadraat analyse standaard opgenomen?
       
  • Is kansverdeling volgens Benford’s Law opgenomen?
       
  • Is een BTW-analyse standaard opgenomen?
       
  • Is een analyse op de ‘Geld-Goederenbeweging' standaard opgenomen?
        
  • Is een analyse op de aanwezigheid van dubbele waardes mogelijk, zoals een betaling die dubbel is gedaan?
       
  • Is een analyse opgenomen op het ontbreken van opeenvolgende waardes? Zoals het ontbreken van een factuurnummer in een reeks.
       
  • Is risico analyse mogelijk op basis van vooraf vast te leggen potentiële risico’s?
       
  • Welke andere analyses zijn standaard opgenomen?
       
  • Kan een gebruiker zelf eenvoudig analyses toevoegen? Zo ja op welke wijze en welke (basis)kennis is daarvoor nodig.

Standaard data analyses 
Voor bepaalde pakketsoorten (zoals boekhouden, salarisadministratie en ERP) kunnen standaard data-analyse opgenomen zijn. We verwijzen in elk geval naar:

Data opslaan en exporteren

  • In welke (bestands)formaten kan data opgeslagen worden?
       
  • In welke (bestands)formaten kan data geëxporteerd worden?

Data Modellen en uitbreidingen

  • Zijn analysemodellen zelf samen te stellen?
      
  • Zijn scripts zelf toe te voegen en zo ja via welke scripttaal?
       
  • Zijn macro’s zelf toe te voegen en zo ja via welke macrotaal?
      
  • Zijn standaardoverzichten toe te voegen op basis van een voorhanden zijnde datastructuur?
       
  • Is de standaard functionaliteit uit te breiden met plug-ins en zo ja op welke wijze?

Auditfiles

  • Worden Auditfiles ondersteund en zo ja, welke soorten Auditfiles?
    - Auditfile Financieel (XAF)
    - Auditfile Salaris (XAA)
    - Auditfile Afrekensystemen (XAS)
    - Auditfile Rittenregistratiesystemen (XAR)
    Zie ook XMLAuditfiles.nl.
       
  • Worden verschillende versies per soort Auditfile ondersteund, zoals XAF 1.0 (in CSV), 1.1 (in XML), 3.0 en 3.1?
       
  • In hoeverre bent u bekend met SAF-T (Standard Audit File for Tax Purposes), ontwikkeld door de OECD en in hoeverre wordt rekening gehouden met SAF-T?
       
  • Kunnen andere c.q. nieuwe soorten Auditfiles zonder meer ondersteund worden?
       
  • In hoeverre bent u bekend met RGS (Referentie grootboekschema) en in hoeverre wordt rekening gehouden met RGS, al dan niet in combinatie met bepaalde auditfiles (met name XAF)? 
      
  • Kan met zelf samen te stellen templates gewerkt worden die over bepaalde type auditfiles heen gelegd kunnen worden?

Beveiliging

  • Is dataprotectie van originele bestanden mogelijk?
        
  • Is data-integriteit vast te stellen? Zo ja van welke bestanden en op welke wijze?
       
  • Is sprake van een ‘kijkfunctie’ waarbij gebruikers resultaten wel kunnen raadplegen, maar niet kunnen muteren?

Archivering

  • Is sprake van archivering in een apart archiefsysteem?
    - van (geïmporteerde) bestanden;
    - van (tussentijdse) resultaten.
     
  • Is archivering nog gebonden aan bepaalde bestandsformaten?

Loggings en Audittrails

  • Wordt een logging van handelingen c.q. activiteiten bijgehouden?
       
  • Is een audittrail beschikbaar?
      
  • Wordt Process mining ondersteund? Oftewel het in kaart brengen, onderzoeken en verbeteren van de (bedrijfs)processen aan de hand van ‘event logs’. Audit trails binnen IT-systemen van bedrijfsprocessen analyseren. Oftewel data-analyse uitvoeren op bedrijfsprocessen.

Koppelingen

  • Is er een koppeling met financiële administraties? Zo ja, met welke systemen.
       
  • Is er een koppeling EN interactie met systemen voor digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s? Zo ja, met welke systemen, op welke wijze en met welke interacties.
       
  • Kent het pakket overige koppelingen? Zo ja, met welke systemen.
       
  • Voorziet het pakket in standaard api’s om andere applicaties te koppelen?

Rapport: Data-analyse voor de auditfunctie

Bovenstaande functionaliteit is ontleend aan het rapport "Data-analyse voor de auditfunctie" dat inzicht geeft inzicht in het landschap van data-analyse, beschikbare software voor data-analyse, ervaring met data-analyse in de praktijk en selectiecriteria data-analysetools.
Opvragen rapport "Data-analyse voor de auditfunctie"...
 

Rapport: Data-analyse voor de auditfunctie
Genoemde functionaliteit is ontleend aan het rapport "Data-analyse voor de auditfunctie" dat inzicht geeft inzicht in het landschap van data-analyse, beschikbare software voor data-analyse, ervaring met data-analyse in de praktijk en selectiecriteria data-analysetools.
Opvragen rapport "Data-analyse voor de auditfunctie"...


Onerzoeksbureau GBNED