Document management is het opslaan en beheren van digitale documenten en gedigitaliseerde documenten. Document Management heeft veel raakvlakken met andere technologieën, zoals: Imaging, workflow, intranet, internet, kennissystemen en contentmanagement. 

Voor accountants- en administratiekantoren betreft dit het documentbeheer als onderdeel van practice management met functionaliteit als email archiveren, zoeken in de inhoud van documenten, toegang tot documenten beveiligen op basis van autorisatie en documenten eenvoudig opnemen bij een dossier c.q. opdracht.

Functionaliteit Document management software

• Is een document archieffunctie aanwezig?
  Oftewel kunnen documenten digitaal opgeslagen worden in een (archief)systeem.
  In de praktijk wordt hier ook verwezen naar Micorosoft Sharepoint als opslag.
   
• Kan email gearchiveerd worden?
  In de meest ideale vorm wordt email die op een bepaald emailadres binnenkomt automatisch gearchiveerd en worden bijlagen ook gearchiveerd.
   
• Kan gezocht worden in de inhoud van documenten (full retrieval)?
  Soms wordt gewerkt met apart op te geven kenmerken met document waarop gezocht kan worden. Full retrieval wil zeggen dat echt op de inhoud van een document gezocht kan worden. Een aandachtspunt is dat op afbeeldingen niet gezocht kan worden. Deze worden dan omgezet naar OCR-formaat. Dat laatste geldt ook voor facturen in PDF-formaat.
   
• Kan de toegang tot documenten beveiligd worden op basis van autorisatie?
  Dit kan gekoppeld zijn aan het dossier waar betreffend document betrekking op heeft.
   
• Kunnen documenten eenvoudig opgenomen worden bij een dossier/opdracht?
  Het gaat erom dat documenten gekoppeld kunnen worden aan een dossier. In de regel door vanuit het dossier een link op te nemen binnen betreffend dossier.
    
• Is scannen van documenten mogelijk?
  Papieren documenten kunnen op deze wijze digitaal gemaakt worden om deze op te slaan.
    
• Is naar keuze opslaan van documenten op papier of in PDF mogelijk?
  Documenten op papier kunnen dan alleen opgeslagen worden als scannen heeft plaatsgevonden.
   
• Worden documenten binnen dossiers opgeslagen (embedded) of is er alleen een koppeling (link) naar documenten?
  In de regel worden documenten opgeslagen en via een link verwezen naar dossiers. Een andere optie is documenten ingesloten(embedded) op te slaan in de database van de dossiers. Kan kost in de praktijk erg veel opslagruimte.
    
• Kunnen geheime documenten afgeschermd worden? Op welke wijze gebeurt dit dan.
  Hiervoor is het beveiligen van toegang tot documenten al aan de orde gekomen op basis van toegang tot dossiers. Een extra optie is een document te voorzien van een eigen wachtwoord.