BIJGEWERKT 10-2-2019

Boekhoudsoftware en exitstrategie voor ZZP en klein MKB

Onderzoeksbureau GBNED heeft, in aansluiting op een eerder verkennend onderzoek (zie onderstaand), nu een uitgewerkt voorstel als het gaat om: de exit strategie en bewaarplicht van een geautomatiseerde boekhouding met digitaal opgeslagen boekingsdocumenten, gericht op ZZP en klein MKB.

Dit model bestaat uit 3 pijlers, te weten:

1. De boekhouding opgeslagen in een formaat van de Auditfile Financieel (XAF);
2. Archief met digitale boekingsdocumenten;
3. RGS als standaard Rekeningschema;

Download voorstel
Het complete voorstel is direct beschikbaar onder de noemer "Boekhoudsoftware en exitstrategie voor ZZP en klein MKB" (PDF).

Verslag verkennend onderzoek
(Switchen van boekhoud-, salaris- en fiscale aangiftesoftware: vendor lock-in en dataportabiliteit)

Het verkennend onderzoek is uitgevoerd in de periode november 2018 t/m medio januari 2019. 

Onderstaande informatie heeft betrekking op de aanleiding en de uitvoering van het verkennend onderzoek zelf:  

In contact met accountants-, administratie-, belastingadvieskantoren en soms ondernemers komt met enige regelmaat het overstappen naar andere boekhoud-, salaris- en fiscale aangiftesoftware aan de orde. Omdat sprake is van een fusie tussen kantoren, men niet geheel tevreden is met bestaande software, de relatie met betreffende leverancier niet optimaal is of bijvoorbeeld omdat opeens een grote prijsverhoging wordt doorgevoerd. Naast de pakketkeuze komt conversie van bestaande gegevens aan de orde als belangrijk criterium bij het overstappen. Dat laatste is regelmatig de reden dat toch maar vastgehouden wordt aan bestaande software en overgang naar andere software wordt uitgesteld of zelfs van afgezien. Dit is te beschouwen als "vendor lock-in". Als het gaat om één individuele administratie behoort handmatig overzetten van gegevens soms nog tot de mogelijkheden. Maar de administratie voor tientallen en meer organisaties over zetten is andere koek. 

Volgens Gerard Bottemanne van Onderzoeksbureau GBNED is vendor lock-in en dataportabiliteit een aandachtspunt dat al tientallen jaren een punt van zorg is en niet de aandacht krijgt die het verdient. Dat laatste wil Gerard verandering in brengen. Het onderzoek zal niet direct een pasklare oplossing bieden, maar zo mogelijk een eerste stap zijn in de goede richting. 

AVG en dataportabiliteit
De AVG verstaat onder dataportabiliteit de overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Dit laatste geeft betrokkenen het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen heeft. Organisaties zijn wettelijk verplicht om de gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machine leesbaar formaat te verstrekken. Afgelopen zomer (2018) hebben we aan leveranciers van salaris en HRM software, in het kader van de nieuwe "Gids salaris- en HRM software", de vraag gesteld: “In welk data-formaat is de overdraagbaarheid van persoonsgegevens geregeld”. Op deze vraag is geen een duidend antwoord gekomen. Een aantal maal worden formaten genoemd als: Excel, XML, CSV en PDF. Een van de leveranciers noemt in zijn antwoord het ontbreken van een standaard.  

Wij beschouwen voor dit verkennend onderzoek dataportabiliteit als een breder begrip, zijnde als de overdraagbaarheid van gegevens, met als doel over te stappen van het ene naar het andere softwaresysteem. In casu boekhoudsoftware, salarissoftware en fiscale aangifte software. 

Huidige situatie
In eerste instantie is in november en december 2018 zo goed mogelijk de huidige (dus bestaande) situatie in kaart gebracht als het gaat om:

1. Dataportabiliteit; conversie van bestaande gegevens als het gaat om wisselen van boekhoud-, salaris- en fiscale aangiftesoftware.
2. Exit strategie; bewaren van gegevens als geen gebruik meer wordt gemaakt van boekhoud-, salaris- en fiscale aangiftesoftware. Onder meer in het kader van de wettelijke bewaarplicht van (financiële) gegevens. 

Softwareleveranciers
Daartoe zijn aan een aantal leveranciers van boekhoudpakketten, salarissoftware en fiscale aangiftesoftware de volgende vragen voorgelegd:

1. Welke gegevens en in welk formaat zijn beschikbaar voor gebruikers die willen switchen naar een ander pakket?
2. Welke raadpleegrechten verschaffen jullie aan gebruikers (die switchen) wat betreft bestaande gegevens (historie in het kader van de fiscale bewaarplicht)? Wat is daarbij de maximale termijn van raadplegen en welke vergoeding wordt daartoe eventueel in rekening gebracht.
3. Welke ervaring hebben jullie met conversie vanuit andere softwarepakketten richting jullie eigen pakket?

Ook eindgebruikers is gevraagd hun ervaring te delen.

Onderverdeeld naar boekhoudsoftware, salarissoftware en fiscale aangiftesoftware is de huidige situatie als volgt:

1. Boekhoudsoftware;
   Leveranciers van boekhoudpakketten noemen vrijwel unaniem de XML Auditfiles Financieel (XAF) als formaat om gegevens te exporteren. Een aantal leveranciers noemt daarnaast nog aparte exports voor basisgegevens als debiteuren, crediteuren en artikelen in formaten als Excel, CSV en XML.
   
   Wat betreft raadpleegrechten na het reguliere gebruik van de boekhoudsoftware bieden alle leveranciers van (online) boekhoudsoftware die mogelijkheid. Bij lokale software kun je in de regel gewoon door blijven werken met de software, maar ontvang je geen updates meer. De kosten voor het kunnen raadplegen van de boekhouding over afgelopen boekjaren variëren van gratis tot tientallen euro's per jaar (per administratie). Als voorbeeld meldt Kleisteen ons dat na afmelden van de administratie alles 10 jaar gratis beschikbaar is voor raadplegen, inclusief de digitale documenten.
   
   Het online boekhoudpakket E-boekhouden biedt gratis de mogelijkheid de boekhoudgegevens te downloaden, waarna deze opgevraagd kunnen worden via een lokaal programma dat onder Windows draait. We hebben niet onderzocht in hoeverre onderliggende brondocumenten (denk aan facturen in PDF en UBL en gescande bonnetjes) dan ook nog opvraagbaar zijn vanuit de boekhouding.
   
   Over ervaring met conversie vanuit andere boekhoudpakketten laat Asperion weten dat er ondanks de “standaard” vaak toch kleine verschillen zijn. Asperion heeft haar import daarop aangepast en eigenlijk voor alle pakketten een eigen importdefinitie gemaakt. De mutaties per grootboekrekening komen in 99% van de auditfiles correct mee, aldus Asperion. MUIS Software meldt dat hoe hoger de versie van de XAF hoe meer informatie de XAF bevat en kan worden geïmporteerd in iMUIS Online. Unit4 laat weten dat partners diverse mogelijkheden ontwikkeld hebben om een eenvoudige conversie naar Unit4 Multivers mogelijk te maken vanaf andere boekhoudpakketten. King Software laat weten over inleesmodules te beschikken waarmee de belangrijkste gegevens overgezet kunnen worden naar King. We krijgen een uitgebreid overzicht tot onze beschikking met per gegevensbestand de import -en export mogelijkheden (formaten). Visma stelt dat de auditfile geen "echte" standaard is en dat essentiële velden niet altijd gevuld zijn. Dit komt overeen met hetgeen we bij YUKI constateren (zie hierna).
   
   YUKI heeft ons uitgenodigd in Rotterdam om ons met eigen ogen te laten zien hoe zij de conversie vanuit andere boekhoudpakketten hebben aangepakt. YUKI heeft als uitgangspunt ook de XAF en daarnaast werkt YUKI met een standaard rekeningschema (voorloper RGS zullen we maar zeggen). Het bronrekeningschema wordt vooraf gemapped met het YUKI rekeningschema. Als bijvoorbeeld een administratiekantoor meerdere administraties wil converteren met het zelfde (basis)rekeningschema kan telkens dezelfde mapping gebruikt worden. YUKI toont ons de conversie, omgeven met de nodige automatische controles, zoals allereerst het mappen van alle rekeningen in de XAF, gevolgd door het in evenwicht zijn (debet en credit) van de bedragen. En interessant is dat YUKI niet alleen afgesloten boekjaren kan converteren, maar ook een lopend boekjaar, waarbij de openstaande posten automatisch bepaald worden op basis van ook het vorige boekjaar. YUKI wijst ons op een aantal aandachtspunten die met name te maken hebben met het niet volledig en juist zijn van de XAF. Zo kent de XAF (te)veel vrijheden als het gaat om het invullen van velden die eigenlijk verplicht moeten zijn en de XAF kent geen voorschriften voor de inhoud van bepaalde velden, zoals de soort boeking. Hoewel 9 van de 10 boekhoudingen een vaste activa administratie kennen ontbreekt deze in de XAF. De praktijk wijst daardoor uit dat de ene XAF de andere niet is. En een aandachtspunt is dat de XAF op geen enkele wijze rekening houdt met onderliggende brondocumenten die gekoppeld zijn aan boekingen (zoals de hiervoor genoemde facturen en bonnetjes). Aan het einde van de demonstratie en uitleg door YUKI zijn we in elk geval enthousiast als we de administratie vanuit de XAF terug zien als (gevulde) administratie in YUKI. 
   
   Vanuit GBNED hebben we al vaker gesignaleerd dat de huidige XAF uitgebreid moet worden met in elk geval een validatie op de inhoud. Ook zijn we van mening dat de XAF niet alleen bedoeld moet zijn voor controle door de Belastingdienst, maar ook dermate compleet moet zijn dat deze voldoende is om te voldoen aan de bewaarplicht als het gaat om een eevoudige boekhouding gericht op het segment ZZP en klein MKB. Dan is de XAF ook meer van toegevoegde waarde voor de gebruiker.
     
2. Salarissoftware; 
   Leveranciers van salarissystemen noemen vrijwel unaniem het loonaangiftebestand (XML) dat ook aan de Belastingdienst wordt gezonden, als formaat om gegevens te exporteren. Aangevuld met export van (met name) basisgegevens naar Excel of CSV.
   
   In tegenstelling tot boekhoudpakketten wordt de nodige salarissoftware nog lokaal gebruikt. Bij lokaal gebruik kun je in de regel de gegevens gewoon blijven raadplegen zonder kosten (uitzonderingen daargelaten). Bij online salarissoftware is het raadplegen van vorige jaren (kalenderjaren hebben we het dan over) gratis tot een bepaalde vergoeding per periode. 
   
   Op basis van het genoemde loonaangiftebestand geven een aantal leveranciers van salarissoftware aan prima ervaring te hebben met het overzetten van gegevens vanuit andere salarissoftware. Ook wordt Excel en CSV genoemd als import formaat. Als aandachtspunt wordt wel genoemd dat soms een leverancier betreffende loonaangiftebestanden in XML niet beschikbaar wil stellen. DIt laatste is mede interessant in relatie tot het eigendom van de loonaangiftebestanden, want zijn deze bestanden eigendom van de softwareleverancier of van de gebruiker? 
   
   Loon Salarissoftware verwijst ons naar een openbaar beschikbare handleiding om te komen tot een import van aangifte loonheffingen vanuit een ander salarispakket. Een uitgebreide handleiding vinden wij die duidelijk afgestemd is op de eindgebruiker. Tevens bevat de handleiding enkele aandachtspunten die bij conversie de kop opsteken. Net als bij de XAF voor boekhoudpakketten ontbreken in het loonaangiftebestand enkele gegevens op werkgever- en werknemerniveau om het overzetten te kunnen afronden. 
   
   Leverancier van online salarissoftware Nmbrs laat ons weten dat zij de Nmbrs® Converter beschikbaar hebben voor cliënten, zijnde een lokaal te installeren applicatie om op eenvoudige wijze gegevens vanuit het "oude" salarispakket naar de nieuwe Nmbrs-omgeving over te zetten. Voor enkele standaard salarispakketten is per pakket een specifieke uitgebreide handleiding beschikbaar voor conversie. Met de Loonaangifte XML converter kunnen gegevens uit het loonaangiftebestand (van het vorige salarissoftwarepakket) geconverteerd worden.    
   
   Opvallend is dat geen enkele leverancier van salarissoftware verwijst naar de XML Auditfile Salaris (XAS). Wellicht interessant na te gaan of de XAS van toegevoegde waarde kan zijn bij conversie of de bewaarplicht. Net als bij boekhoudpakketten lijkt het voor de hand liggend dat een loonaangiftebestand en/of XAS de bewaarplicht kan afdekken van de salarisadministratie. Ook de Uniforme Pensioenaangifte (UPA) kan in ogenschouw genomen worden voor bewaarplicht en conversie. De UPA niet te verwarren met het Uniforme Pensioen Overzicht (UPO).
   
   We hebben we het niet over HRM met zaken als verlofregistratie en ziekteverzuim. Voor dit laatste is wellicht de HR-XML/SIDES standaard interessant. 
   
   
3. Fiscale aangiftesoftware IB en VPB;
   Opvallend is dat we van de vijf softwareleveranciers van fiscale aangiftesoftware IB en VPB (in de loop van 2019 zes leveranciers en we hebben zelfs geluiden gehoord van een zevende die mogelijk volgt) alleen van Kluwer en Tecknow hebben we een reactie ontvangen. Kluwer laat weten een 'inkijklicentie' te hebben voor klanten die hebben opgezegd. Hoe lang deze duurt mag de klant zelf bepalen en de kosten bedragen 40 euro per jaar. Het pakket biedt dan beperkte mogelijkheden, zo kan er niet meer worden verzonden en geen nieuwe klanten meer worden aangemaakt. Voor eventuele conversie biedt Kluwer de mogelijkheid alle CRM gegevens, en een (beperkt) aantal aangiftegegevens, in Excel te downloaden. Tot slot geeft Kluwer aan 'alles' te kunnen importeren wat een ander pakket kan exporteren. Tecknow heeft het volgende laten weten: "aangezien Tecknow On-Premise software levert behoudt de klant altijd gratis volledige toegang tot de software en de ingevoerde gegevens (en helpdesk-ondersteuning). CRM gegevens en geregistreerde machtigingen kunnen geïmporteerd worden. CRM gegevens kunnen geëxporteerd worden".
   
   Op het gebied van fiscale aangifte software is er de standaard (XBRL/XML) voor de zowel de VPB-aangifte als de IB-aangifte. Daarmee mag verondersteld worden dat conversie van het ene naar het andere fiscaal aangiftesysteem in elk geval deels geautomatiseerd kan plaatsvinden. Dat dit laatste nog niet door betreffende leveranciers onderling is afgestemd en geregeld mag u zelf een oordeel over vormen. Bij reacties vanuit gebruikers op onze oproep naar ervaring met overstappen naar andere software en (fiscale) bewaarplicht wordt zelfs de term “gijzelsoftware” gebruikt. En vanuit gebruikerszijde wordt afgevraagd van wie de data is die in de online software is opgeslagen. En ook of de leverancier van de fiscale aangiftesoftware de gebruiker de mogelijkheid moet geven om de data te downloaden in een zodanig formaat, dat die data (en de historie) naar een ander aangiftepakket gemigreegd kan worden. 

NOAB
NOAB heeft parallel aan ons onderzoek ook aandacht voor de exitstrategie van softwareleveranciers en op 17 januari 2019 een bijeenkomst georganiseerd met een ruim aantal betrokkenen, waarbij wij ook aanwezig waren. Deze bijeenkomst heeft ons geen nieuwe inzichten opgeleverd.

In januari 2019 hebben wij besloten een voorstel uit te werken wat betreft de exit strategie met betrekking tot boekhoudsoftware voor ZZP en klein MKB. Een en ander zoals ook aan het begin van dit bericht gemeld. Betreffend voorstel is beschikbaar onder de noemer "Boekhoudsoftware en exitstrategie voor ZZP en klein MKB" (PDF).  

Contact
Naast de hiervoor gestelde vragen zijn suggesties in het belang van dit onderzoek altijd welkom. Deze kunnen gericht worden aan conversie@gbned.nl. Zo nodig wordt dan contact met u opgenomen. Andere contactgegevens vindt u op de website van Onderzoeksbureau GBNED.