Uitgaande facturen als PDF-bijlage sturen per email is alweer jaren gemeengoed in Nederland. Tegelijkertijd wordt ook al jaren gesproken over de opkomst van elektronisch factureren op basis van Peppol en UBL.

Dit brengt ons tot de vraag "hoe op dit moment de verhouding is van aangeboden toepassingen voor factuurverwerking o.b.v. e-mail versus Peppol".

Het gaat hierbij om 1) separate toepassingen voor scan, herken en/of elektronische factuurverwerking en 2) boekhoudsoftware met scan, herken en elektronische factuurverwerking.

In beide gevallen primair gericht op gebruik binnen de accountancy (accountants, administratie- en belastingadvieskantoren) en/of hun klanten.

De cijfers

Leveranciers met separate toepassingen voor scan, herken en/of elektronische factuurverwerking bieden ondersteuning van:

E-mail:

• 100% ondersteuning inkomende factuurverwerking op basis van e-mail.
  (met als bijlage zowel PDF als UBL).

Peppol:

• 50% ondersteuning inkomende factuurverwerking op basis van Peppol.
• 22% ondersteuning van Peppol retourberichten.

Leveranciers van boekhoudsoftware met scan, herken en elektronische factuurverwerking bieden:

E-mail:

• 100% ondersteuning inkomende factuurverwerking op basis van e-mail.
  (met als bijlage PDF en/of UBL).

Peppol:

• 60% ondersteuning inkomende factuurverwerking op basis van Peppol.
• 23% ondersteuning van Peppol retourberichten.

De conclusies

Met betrekking tot zowel 1) separate toepassingen voor scan, herken en/of elektronische factuurverwerking als 2) boekhoudsoftware met scan, herken en elektronische factuurverwerking luidt de conclusie.

1. Inkomende factuurverwerking op basis van e-mail (met een PDF- en/of UBL-bijlage als boekingsdocument) kent een ondersteuning van 100% door softwareleveranciers.
   (Met een dekkingsgraad van 100% als het gaat om PDF en nagenoeg 100% als het gaat om UBL)
      
2. Ondersteuning van Peppol voor elektronische factuurverwerking (in combinatie met UBL als boekingsdocument) kent een dekkingsgraad van respectievelijk 50% en 60%. Dat laatste betekent dat de acceptatie van Peppol door softwareleveranciers achterloopt bij elektronische factuurverwerking op basis van e-mail. Het aantal softwareleveranciers dat verwacht Peppol te ondersteunen stemt wel positief. Bij dit laatste geldt wel het voorbehoud “zien is geloven”.
     
3. Ondersteuning van Peppol retourberichten kent een dekkingsgraad van respectievelijk 22% en 23%. Op dit punt blijven softwareleveranciers achter met innovatie op basis van de technische mogelijkheden die zij kunnen bieden.

Elektronische gegevens- en statusuitwisseling op basis van standaarden zien we als cruciaal in het digitale tijdperk waarin we leven.

Persoonlijk geloven wij dan ook in een ontwikkeling als Peppol en ook de genoemde retourberichten.

Als aandachtspunten noemen we wel:

1. Een laagdrempelige en goed gedocumenteerde eenduidige aansluiting voor softwareleveranciers op Peppol.
2. Een geborgde aansluitprocedure van ondernemers op Peppol. Waaronder een goede authenticatie, zodat er altijd zekerheid is over de afzender én ontvanger.
3. Een geborgde controle op de inhoud van aangeboden UBL-berichten.  

Download:
Download (kort) document "Factuurverwerking o.b.v. e-mail versus Peppol" (PDF). 

Bron:
Het uitgebreide rapport “Scan en herken van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking” dat gratis is op te vragen.