Softwarepakketten.nl
erp software prodin

Bijdrage van Bloggers (blogs)

De stand van zaken rondom het Referentie Grootboekschema voor de administrateur en controller

Plaatsingsdatum 27-12-2020
Berichtdatum December 2020

Blog door Onderzoeksbureau GBNED

Het ReferentieGrootboekSchema (RGS) is een omvangrijk uniform (grootboek) rekeningschema dat als belangrijkste functie heeft rapportages vanuit de boekhouding en koppelingen met de boekhouding te vereenvoudigen. Dit laatste wordt in de praktijk bereikt door enerzijds bestaande (grootboek)rekeningschema’s te koppelen aan het RGS en anderzijds gegevens aan te leveren en te ontlenen aan de boekhouding op basis van RGS.

RGS is een onderdeel van SBR
Op de formele website van het ReferentieGrootboekSchema (RGS) staat vermeld:
"RGS is sinds februari 2015 onderdeel van het Standard Business Reporting programma (SBR). De organisatie en het beheer van RGS volgt daarbij de governance structuur van het SBR programma”.

In de Roadmap SBR 2020 – 2025 staat onder meer:
RGS is een grootboekrekeningschema dat gebaseerd is op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. Met RGS is er één gemeenschappelijke taal voor alle financiële bedrijfsadministraties. Het spreken van een gemeenschappelijke uniforme taal heeft tal van voordelen. Zo is een bedrijf dat met RGS werkt in staat om gegevens eenvoudig uit de bronadministratie te halen en deze te delen met andere systemen of op te nemen in rapportages bestemd voor externe partijen. Er zijn geen interpretatieverschillen meer. De kern van RGS is de referentiecode: een unieke code die is gekoppeld aan alle grootboekrekeningen”.

Opbouw van RGS
De huidige versie van het RGS (3.2) bestaat uit 3.857 hiërarchisch opgebouwde RGS-codes. We kunnen dit vergelijken met de opbouw van een decimaal rekeningschema met groepen en rekeningen. Dit laatste illustreren we met de hiërarchische opbouw van de RGS-code “betaalde huur”:

Nivo RGS-code RGS-nr RGS naam
1 W - Winst- en verliesrekening
2 WBed 42 Overige bedrijfskosten
3 WBedHui 4201000 Huisvestingskosten
4 WBedHuiBeh 4201040 Betaalde huur

Het belangrijkste verschil met een decimaal rekeningschema is dat gewerkt wordt met een unieke RGS-code die is opgebouwd uit letters, in plaats van een (rekening)nummer. Daarentegen kent RGS óók een RGS-nummer overeenkomstig het rekeningnummer van een decimaal rekeningschema. Alleen wordt niet gegarandeerd dat dit nummer niet wijzigt in de loop van de tijd. Zo staat het RGS-nummer 4201040 op dit moment voor de rekening ‘betaalde huur’, maar dat kan in de toekomst zomaar veranderen.

Koppelen aan het grootboek rekeningschema
Om met RGS te kunnen werken moet als eerste het bestaande rekeningschema gekoppeld worden aan RGS. Voor een ervaren accountant of controller is dat in principe een eenvoudige exercitie die alleen wat tijd in beslag neemt en waarbij accuratesse is geboden. Per slot van rekening is er een keuze uit duizenden RGS-codes. Ter illustratie is onderstaand een voorbeeld opgenomen van een klein stukje rekeningschema, gekoppeld aan RGS.

Rekening Naam rekening RGS-code Naam RGS-code
0201 Computers BMvaMeiVvp Verkrijgings- of vervaardigingsprijs machines en installaties
0202 Afschrijving computers BMvaMeiCae Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen machines en installaties
1001 ING Bankrekening BLimBanRba Rekening-courant bank
1300 Debiteuren BVorDebHad Handelsdebiteuren nominaal
4210 Huurkosten WBedHuiBeh Betaalde huur huisvestingskosten
4220 Servicekosten WBedHuiSer Servicekosten huisvestingskosten
4302 Afschrijvingskosten computers WAfsAmvMei Afschrijvingen Machines en installaties
4600 Verkoopkosten WBedVkkOvr Overige verkoopkosten verkoop gerelateerde kosten
8000 Omzet hoog WOmzNohOlh 1a. Netto-omzet uit verkoop van handelsgoederen belast met hoog tarief

Waar gaat het naartoe?
Werken met RGS biedt steeds meer voordelen. Denk aan het aanleveren van gegevens uit het grootboek aan rapportagesoftware, zoals de jaarrekening, een kredietrapportage of een statistiek aan het CBS. Nu is vaak nog sprake van maatwerk koppelingen, maar die zullen in de loop van de tijd steeds meer vervangen worden door RGS. Ook aan de aanleverende kant kan RGS ingezet worden als standaard koppelschema tussen het bronsysteem en de boekhouding. Voorbeelden hiervan zijn verkopen uit een webwinkel en de periodieke loonjournaalpost vanuit de salarisadministratie. Maar ook elektronische factuurverwerking in combinatie met robotic accounting over meerdere administraties heen. Voor organisaties met meerdere werkmaatschappijen kan RGS ingezet worden als koppelschema voor consolidaties. En tot slot noemen we benchmarks over meerdere administraties heen. Een aantal van deze zaken is inmiddels operationeel en aantal nog volop in ontwikkeling. Voor administrateurs en controllers verplichte kost om kennis van te nemen en zo hun organisatie optimaal gebruik te laten maken van alle mogelijkheden rondom RGS.

Hieronder hebben we er een drietal ontwikkelingen met RGS uitgelicht:

  1. Loonjournaalpost
    Alle organisaties met werknemers op de loonlijst hebben periodiek (meestal maandelijks) te maken met het boeken van de uit te keren lonen in de boekhouding. We noemen dat de loonjournaalpost die lang niet altijd automatisch vanuit de salarisadministratie in de boekhouding op de juiste rekeningen terecht komt. Naast de uit te keren bedragen aan netto loon, loonbelasting en sociale lasten hebben organisaties te maken met de werkkostenregeling. Door nu in de salarisadministratie direct de juiste RGS-codes op te geven kan een loonjournaalpost automatisch geboekt worden in het boekhoudpakket.

    Salarispakket en RGS-codes
    RGS is een open standaard die door leveranciers van salarissoftware vrij opgenomen kan worden. Zo kunnen loonkosten componenten toegewezen worden aan de corresponderende RGS-codes. Dit laatste is veel eenvoudiger dan ieder individueel rekeningschema koppelen aan salarispakketten.
      
  2. Winstaangifte IB en VPB
    Eenmanszaken hebben te maken met de winstaangifte voor de Inkomstenbelasting, aangeduid als IB-winst. Bedrijven (in elk geval BV’s en NV’s) hebben te maken met de winstaangifte voor de vennootschapsbelasting. Er vanuit gaande dat het gehanteerde (grootboek)rekeningschema goed is gekoppeld aan RGS-codes kunnen de grootboeksaldi op de juiste wijze gegroepeerd ingelezen worden door fiscale aangiftesoftware. Dat laatste scheelt handmatig overnemen van bedragen dat nu meer regel dan uitzondering is. Onder de noemer “RGS Brugstaat” is inmiddels een standaard koppelvlak beschikbaar om de winstaangifte IB en VPB automatisch bij te werken vanuit de grootboekadministratie.       
  3. Vragenlijst Productiestatiek (CBS)
    Om de economie goed in beeld te brengen vraagt het CBS regelmatig gegevens uit bij bedrijven. Een van de grotere vragenlijsten is de Productiestatistiek. Jaarlijks ontvangt een groot aantal bedrijven deze vragenlijst. Het invullen ervan kost veel tijd, terwijl een groot deel van de gevraagde informatie al aanwezig is in de financiële administratiesystemen van het bedrijf. Het CBS werkt samen met enkele leveranciers van boekhoudsoftware aan de mogelijkheid om met een druk op de knop gegevens rechtstreeks uit de financiële administratie op basis van RGS te verzenden naar het CBS waardoor tot 75% van deze vragenlijst automatisch gevuld wordt. De verwachting is dat dit in de loop van 2021 beschikbaar komt voor bedrijven.

    Grote ondernemingen
    Het CBS heeft onderzocht of de gegevens uit de financiële administraties van de grootste complexe ondernemingen van Nederland direct gebruikt konden worden om de-vragenlijst van de Productiestatistiek in te vullen. Met DSM is in 2019 een succesvolle pilot afgerond, met als resultaat een volledig ingevulde PS-vragenlijst met behulp van RGS. De tijdswinst voor DSM was 15 werkdagen bij DSM, de gegevens waren 8 maanden eerder bij het CBS en dit heeft geleid tot een kwaliteitsverbetering. Deze aanpak wordt uitgebreid naar meer grote ondernemingen.

Waar moet de administrateur/controller rekening mee houden?
Nu RGS steeds meer gemeengoed wordt is het ten zeerste aan te bevelen aan administrateurs en controllers om te zorgen dat (grootboek)rekeningschema’s volledig zijn gekoppeld aan RGS. Steeds meer softwareleveranciers hebben RGS opgenomen als functie of module binnen hun boekhoudsoftware en daarmee het RGS-schema standaard beschikbaar in hun software om te koppelen aan rekeningschema’s.

RGS Ready
De mate waarin boekhoudsoftware ondersteuning biedt aan RGS valt af te leiden aan RGS Ready. RGS Ready  bestaat voor boekhoudsoftware uit een meetlat van 8 functies/ eigenschappen die bepalen in hoeverre RGS wordt ondersteund door deze software. Zo is onder andere in kaart gebracht of het RGS-schema automatisch in de software beschikbaar is gesteld voor de gebruiker. En niet onbelangrijk of updates van het RGS-schema automatisch in de software beschikbaar is. Elk jaar verschijnt namelijk een nieuwe versie van het RGS-schema. Maar ook een controle overzicht op basis van RGS-codes op kunnen vragen met gekoppelde grootboekrekeningen per RGS-code behoort tot één van de normen op de meetlat.

Via de website www.rgsready.nl kan eenvoudig gecontroleerd worden of en in welke mate boekhoudsoftware RGS Ready is.

RGS aandachtspunten
Tijdens het gebruik van RGS in de praktijk zijn ook punten naar voren gekomen die nader aandacht behoeven. Via het initiatief “RGS Niet Ready” wordt een vinger aan de pols gehouden en zijn deze aandachtspunten in beeld gebracht en op te vragen via RGS openstaande punten

Administrateurs en controllers moeten er rekening mee houden dat RGS als standaard net zo ingeburgerd zal worden als SEPA (en PSD2) voor elektronisch bankieren en UBL voor elektronisch factureren. Je kunt er daarom maar beter klaar voor zijn.
 

Categorie(n) Branche > Accountantskantoren, Soort > Boekhoudsoftware, Branche > Financials, Standaardisatie, (open)standaarden, RGS (ReferentieGrootboekSchema), Robotic (accounting)
Bronvermelding Onderzoeksbureau GBNED / Boekhoudplaza.nl
Internet URL Onderzoeksbureau GBNED / Boekhoudplaza.nl

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.

Terug

Gerelateerde berichten

De nieuwe EU-regeling btw e-commerce en boekhoudsoftware [20-06-2021]

Lastenvermindering en RGS, dankzij het CBS [23-04-2021]

Komt er een einde aan het gebruik van RGS als decimaal rekeningschema [13-02-2021]

Pleidooi: RGS uitbouwen van codeschema naar taxonomie denken [04-10-2020]


Seminar RPA en robotic accounting

29 september 2021
Seminar RPA en robotic accounting
Met ook gerelateerde ontwikkelingen, zoals: Artificial intelligence (AI), Elektronisch factureren, Purchase-2-Pay, PSD2, Blockchain en Chatbots.
Meer informatie en deelname...


Kleisteen

Informer Software
 

KING Software


Timewriter


Onerzoeksbureau GBNED