Softwarepakketten.nl

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware

Wiki Functionaliteit boekhoudsoftware > Modules binnen boekhoudsoftware

Boekhoudpakketten selectie checklist Debiteuren- en crediteurenadministratie

In de regel maken de debiteuren- en crediteurenadministratie standaard deel uit van boekhoudsoftware. Primair gaat het dan om de openstaande posten administratie en het bewaken daarvan. Bij grote organisaties kan aan de verkoopzijde creditmanagement een rol spelen. Creditmanagement houdt zich in uitgebreide betekenis van het woord bezig met het managen en optimaliseren van de 'pre-quote to cash cycle'. In de praktijk komt dit neer op het managen en (continu) optimaliseren van: het kredietrisico, de cashflow, het quote to cash proces en de klantrelatie. Aan de inkoopzijde kan Purchase-to-Pay (P2P) een rol spelen. P2P duidt op het traject, bekeken vanuit de koper, dat start met de aankoop door de klant en dat eindigt met de betaling van de inkoopfactuur. Dit WIKI onderdeel gaat uitsluitend over de debiteuren- en crediteurenadministratie als onderdeel van boekhoudsoftware.

In veel  boekhoudpakketten wordt gewerkt met een centraal relatiebestand waarbij zowel debiteuren, crediteuren als andersoortige relaties (denk aan prospects) vastgelegd kunnen worden. Per relatie wordt dan bepaald of sprake is van een debiteur, crediteur of beide. Naam en adresgegevens zijn dan overeenkomstig. Van belang is wel dat bepaalde gegevens van de relatie apart opgegeven kunnen worden, voor zowel de debiteur als crediteur. Denk bijvoorbeeld aan een betalingsconditie. 

Voor het werken met debiteuren (klanten) en crediteuren (leveranciers) kunnen binnen boekhoudsoftware de volgende eigenschappen van toepassing zijn: 

Debiteuren en crediteuren algemeen:

  • Kan per debiteur en crediteur een indicatie BTW vastgelegd worden? Met onderverdeling naar: wel/geen BTW, verlegd BTW en ICP levering. In de regel bepaalt het product of de dienst de hoogte van de BTW. Zo zijn er producten die speciaal onder het hoog tarief vallen en weer andere producten of diensten die onder het laag tarief vallen. Het is altijd goed om de (fiscale) wetgeving in de gaten te houden omdat het BTW-tarief waaronder bepaalde producten vallen nog wel eens wil wijzigen. De klant is bepalend  of er BTW in rekening gebracht gaat worden. Dat laatste heeft met name te maken met de locatie waar de klant gevestigd is. Denk bijvoorbeeld aan een ICP-levering binnen de EU. ZIe ook het WIKI onderdeel BTW-aangifte binnen boekhoudsoftware. Aan de crediteurenzijde is de BTW op de inkoopfactuur bepalend. En met name door elektronisch factureren (bijvoorbeeld op basis van UBL) wordt de BTW volledig afgeleid uit de elektronische factuur, uiteraard omgeven door de odige controles. Zie ook WIKI onderdeel elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking binnen boekhoudsoftware.

  • Kunnen per debiteur (afnemer c.q. klant) gegevens vastgelegd worden voor elektronisch factureren, zoals een aparte email? Het vastleggen van een apart emailadres komt zeer regelmatig voor. Zowel voor het versturen van digitale facturen in PDF-formaat als elektronische facturen in UBL-factuur. Als gewerkt wordt met een factuurnetwerk voor het verzenden en ontvangen van facturen (zoals OpenPEPPOL) dan wordt meestal gewerkt met een KVK-nummer, BTW-nummer of OIN-nummer. Dit laatste staat voor OverheidsIndentificatieNummer en komt dan feitelijk in de plaats van het KVK-nummer.

  • Kunnen gegevens voor een G-rekening vastgelegd worden bij een debiteur? Zoals apart IBAN. Zie voor uitgebreide toelichtng over het gebruik van de G-rekening WIKI UBL onderdee G-rekening (ten behoeve van inlenersaansprakelijkheid).

  • Kunnen er vrije velden toegevoegd worden aan debiteuren en crediteuren? In de regel kunnen per relatie de nodige gegevens vastgelegd worden, zoals de naam, adresgegevens, eventueel apart afleveradres, een of meer contactpersonen, emailadres, telefoonnummer, betalingsconditie, etc. Zeker in die gevallen waarbij niet met een aparte CRM (relatiebeheersysteem) wordt gewerkt kan het handig zijn om zelf aanvullende gegevens vast te leggen bij een relatie (zijnde klant en/of leverancier). In de meest eenvoudige vorm is sprake van een omschrijving c.q. toelichting met vrije tekst. Zeg maar een veld voor aantekeningen. BIj de wat geavanceerdere boekhoudpakketten wordt al snel de mogelijkheid geboden om een of meer extra (nieuwe) velden toe te kennen met een eigen naam, soort veld (bijvoorbeeld alleen tekst of een datum) en een veldlengte.

  • Zijn er meerdere adressen per relatie vast te leggen? Standaard is het factuuradres aanwezig bij een relatie, zeker bij een debiteur. Hiernaast komen we, zoals hiervoor genoemd, een afleveradres tegen. Uitgebreide boekhoudpakketten bieden soms de mogelijkheid om meerdere adressen per relatie vast te leggen.

  • Zijn er meerdere contactpersonen per relatie vast te leggen met elk een eigen e-mailadres? Het vastleggen van één contactpersoon met bijbehorende contactgegevens, zoals telefoonnummer en emailadres mag als standaard worden beschouwd binnen een boekhoudpakket. Uitgebreider is de mogelijkheid om meerdere contactpersonen per relatie op te geven met elk hun eigen contactgegevens en aanduiding van de soort contactpersoon. Een afdeling kan hierbij ook beschouwd worden als contactpersoon. Denk bijvoorbeeld aan de afdeling debiteuren, crediteuren, inkoop, verkoop, directie en marketing. In de meest uitgebreide vorm zijn er apart afdelingen te benoemen en kunnen vervolgens per afdeling verschillende contactpersonen vastgelegd worden. We komen bij dit laatste in de buurt van een eerder genoemd CRM-systeem.

  • Kunnen aantekeningen per relatie vastgelegd worden? Hiervoor is al een vrije tekst genoemd. Dat is feitelijk de meest basale vorm voor het vastleggen van aantekeningen per relatie. Wat we hier echt bedoelen is dat door meerdere medewerkers aantekeningen per relatie vastgelegd kunnen worden met datum/tijdstip en contactpersoon bij de relatie. Het is dan de bedoeling dat deze aantekenen bewaard blijven in het systeem en naar voren komen als relatiegegevens opgevraagd worden. 

  • Kan een kredietlimiet per debiteur vastgelegd en bewaakt worden via het boekhoudpakket? Het gaat dan om de controle van de kredietwaardigheid van een relatie. Boekhoudpakketten beschikken vaak over de mogelijkheid om een kredietlimiet te registreren bij een relatie. Bij het invoeren van (verkoop)facturen, en zo mogelijk als bij het invoeren van orders via bijvoorbeeld een ERP-systeem, wordt dan direct gecontroleerd of het kredietlimiet nog toereikend is. Het gaat dan om het (openstaand) factuurbedrag en lopende orders. 

  • Zijn er koppelingen naar andere modules en/of systemen? Zo ja, graag toelichten. Feitelijk geldt deze functionaliteit voor het volledige boekhoudpakket. In relatie tot debiteuren kan sprake van van een automatische koppeling naar een incassobureau voor de factuur waarvan de betaaltermijn is overschreden en een betalingsherinnering en aanmaning geen soelaas heeft geboden. Er gewerkt wordt met een ERP-systeem zullen relatiegegevens voor meerdere modules c.q. functies gebruikt worden. Feitelijk is dan sprake van een CRM-module die de adres- en contactgegevens van relaties bevat. Ook als met losse administratiesystemen wordt gewerkt, denk aan een aparte webwinkel, groothandelspakket of projectenadministratie, dan is het handig als gegevens van relaties automatisch ook binnen die systemen bijgewerkt worden. 

  • Kent het pakket een functie voor aanmaningen debiteuren? Als een uitstaande factuur langer open staat dan de overeengekomen vervaldatum dan wordt in de regel eerst een betalingsherinnering (per email) gezonden met het verzoek de openstaande factuur alsnog te voldoen. Na een betalingsherinnering volgt dan meestal een aanmaning (per email). Een alternatief is om telefonisch contact op te nemen met de debiteur, al dan niet door tussenkomst van een medewerker van de sales afdeling. Als betaling uitblijft kan besloten worden een incassotraject in te zetten. Voor dit laatste kennen steeds meer boekhoudpakketten een standaard koppeling, al dan niet op basis van een API, met systemen van incassoburo's. Het kan ook zijn dat er een automatische terugkoppeling vanuit het systeem van het incassobureau plaatsvindt met het boekhoudsysteem van de ondernemer. Vaak kan een ondernemer een incasso ook online volgen via het systeem van het incassobureau. Aanvullend kan de boekhoudsoftware een functie leveren om de debiteur op 'hold' te zetten, zodat er geen orders meer uitgeleverd worden zoals het incassotarject loopt. Ook kan het kredietlimiet op 0 gezet worden.

  • Kent het pakket een functie voor het voorlopig boeken van inkoopfacturen? Met daarbij: de factuur registreren, maar nog niet betaalbaar stellen, het kunnen verrekenen van de BTW en het bewaken van nog goed te keuren facturen. Deels hebben we het dan over workflow functionaliteit en het beoordelen van inkoopfacturen door een verantwoordelijk budgethouder. Voor het financieel boeken van een openstaande post in het boekhoudpakket zijn er, aanvullend aan de workflow een tweetal manieren voorhanden, te weten: 

    Niet direct een financiële boeking
    De factuur zelf wordt geregistreerd in het boekhoudpakket, maar leidt nog niet tot een fianciële boeking en dus een openstaande post. Wel komt de factuur keurig in de workflow terecht om deze verder te beoordelen. Als de factuur is beoordeeld en goedgekeurd wordt vervolgens een financiële boeking (journaalpost) vastgelegd in het boekhoudpakket en ontstaat er een openstaande post crediteuren en, als van toepassing, te verrekenen BTW. Dat laatste vindt dan dus plaats nadat de factuur is goegekeurd om definitief te boeken.

    Wel direct een financiële boeking
    De factuur wordt ook in dit geval direct geregistreerd in het boekhoudpakket en leidt ook direct tot een financiële boeking op een tussenrekening, waarbij de openstaande post crediteuren wordt geboekt en ook direct de te verrekenen BTW. De factuur is echter geblokkeerd voor betalen. Nadat de factuur via de workflow is goedgekeurd wordt de factuur automatisch vrijgegeven voor betalen (op basis van de vervaldatum) en wordt de inkoop of kosten op de juiste wijze in de boekhouding verwerkt, waarbij de tussenrekening weer glad loopt. Het voordeel van deze methode is dat de BTW sneller verrekend kan worden. Aandachtspunt is wel dat te verrekenen BTW weer gecorrigeerd moet worden als de factuur onverhoopt niet wordt goedgekeurd.

  • Kan een vaste tegenrekening worden opgegeven per debiteur en crediteur? Kan er dan nog vanaf geweken worden en is een controle op dit laatste. Dit is een eigenschap die al jaar en dag standaard aanwezig is binnen de meeste boekhoudsoftware, zeker wat betreft het handmatig vastleggen van inkoopfacturen. Nu steeds meer inkoopfacturen via elektronische factuurverwerking worden ontvangen en (zoveel als mogelijk) automatisch worden geboekt blijft het werken met de vaste tegenrekening gehandhaaft. Een elektronische factuur (in bijvoorbeeld UBL-formaat) bevat in de regel voldoende informatie om het factuurbedrag te boeken en de BTW. De inkoop- of kostenrekening kan dan geboekt worden op basis van de vaste tegenrekening die bij de crediteur is opgegeven. 

    Een interessante ontwikkeling is robotic accounting met machine learning (als onderdeel van artificial intelligence - AI). Hierbij wordt zoveel mogelijk automatisch boekingsintelligentie opgebouwd die in de plaats komt van het werken met een vaste tegenrekening bij een crediteur.

    Het werken met een vaste tegenrekening bij debiteuren komen we in de praktijk nauwelijks meer tegen nu dergelijke facturen automatisch geboekt worden in de boekhouding op basis van een factuurmodule en directe integratie met een groothandels- of ERP-systeem. Het achteraf handmatig vastleggen van verkoopfacturen in een boekhoudpakket beschouwen we voor deze WIKI als voltooid verleden tijd.

  • Kan een betalingsconditie vastgelegd worden voor debiteuren en crediteuren? Wel hebben het hier ook over een standaard functionaliteit binnen boekhoudsoftware. Betalingscondities kunnen dan meestal vastgelegd worden in een aparte tabel, waarbij per debiteur en crediteur een betalingsconditie wordt toegewezen. Op basis van de factuurdatum en de gekozen betalingsconditie kan dan automatisch de vervaldatum van een factuur berekend worden en vervolgens geregistreerd bij betreffende factuur.

Informatie m.b.t. debiteuren en crediteuren: 

  • Bevat het boekhoudpakket een saldilijst voor debiteuren en crediteuren? In veel gevallen kan een openstaande postenlijst of ouderdomsanalyse prima dienst doen als saldilijst. Dit laatste door totalen per debiteur of crediteur op te nemen. 

  • Is een openstaande postenlijst aanwezig? In veel gevallen maakt de openstaande postenlijst deel uit van de ouderdomsanalyse.

  • Is een ouderdomsanalyse aanwezig? Een ouderdomsanalyse is een erg handig overzicht. Per relatie wordt inzicht gegeven in alle openstaande posten voor debiteuren en/of crediteuren. Openstaande facturen worden daartoe verbijzonderd naar ouderdomstermijnen, in de regel 0-30 dagen, 31-60 dagen, 61-90 dagen en ouder dan 90 dagen. Per relatie wordt vervolgens een totaaltelling weergegeven per dezelfde ouderdomstermijnen, gevolgd door een totaal van alle relaties. Het totaal openstaand van alle debiteuren moet aansluiten met het saldo op de grootboekrekening debiteuren en hetzelfde is van toepassing voor crediteuren, maar dan natuurlijk in relatie tot de grootboekrekening crediteuren. 

    Interessante opties bij een ouderdomsanalyse kunnen zijn:
    - het zelf kunnen bepalen van de ouderdomstermijnen in dagen;
    - een analyse opvragen van alleen debiteuren, crediteuren of juist beide;
    - het vooraf opgeven van een peildatum op basis waarvan de openstaande posten bepaald worden. Dit is ook handig om
      aansluiting te krijgen met bijvoorbeeld een saldilijst grootboek per een balansdatum. 

  • Is een overzicht met factuurhistorie aanwezig? Het gaat om alle individuele boekingen van een factuur. Het gaat om de factuurboeking (inkoop of verkoop) en de betaling daarop. Dit overzicht is interessant als er veel met deelbetalingen wordt gewerkt, zodat direct inzicht is in de onderliggende boekingen. Een overzicht met factuurhistorie wordt meestal per een peildatum opgevraagd.

  • Kunnen etiketten worden aangemaakt vanuit het boekhoudpakket? Dit is een eigenschap die stamt uit de tijd van lokale boekhoudpakketten en het versturen van mailings op papier. Tegenwoordig worden mailings e.d. meestal verzonden op basis van mailadressen die per relatie zijn opgeslagen. ZIe de eigenschap hierna.

  • Is er een functie aanwezig om een mailing aan relaties te verzenden? Zoals hiervoor aangegeven is een mailing per email de standaard. Een dergelijke functie bevat meestal selecties om een mailing aan een bepaalde groep van relaties (bijvoorbeeld klanten binnenland of klanten buitenland) te kunnen verzenden.

  • Kan vanuit een relatie ingezoomd worden op de onderliggende mutaties en vanuit de mutatie op de oorspronkelijke boeking?
    Per relatie onderliggende facturen. Per factuur op factuurhistorie en vanuit dit laatste op de oorspronkelijke boeking. Het opvragen van de oorspronkelijke factuur (bijvoorbeeld PDF) is dan ook mogelijk.

Aanbevolen

Softwarepakketten

Onderstaand kunt u boekhoudsoftware selecteren die volgens opgave van de leverancier een debiteuren- en crediteurenfunctie ondersteunt. Hierbij is geen specificatie van de hiervoor genoemde kenmerken, eigenschappen en andere mogelijkheden. Het gaat dus om een eerste selectie. Op basis van voorgaande eigenschappen en kenmerken kunt u zelf nagaan welke zaken voor u van belang zijn en op basis daarvan een uitvraag doen bij betreffende softwareleveranciers. 

 


LET OP
Deze WIKI boekhoudsoftware is een voorlopige versie die nog nagelopen moet worden op o.a. taalfouten en andere onvolkomenheden.
Gepland is 1-1-2020 de definitieve versie online te hebben.

Gids boekhoudsoftware
De Gids boekhoudsoftware geeft inzicht in nagenoeg ALLE standaard boekhoudpakketten voor:
1.ZZP'ers en klein MKB;
2.Middelgrote bedrijven (MKB);
3.Grote bedrijven (MKB+ en Multinationals).
Naar opvragen gratis Gids boekhoudsoftware...

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis periodieke nieuwsbrief.


WIKI suggesties
Suggesties om deze WIKI boekhoudsoftware te verbeteren kunnen gemaild worden aan redactie@softwarepakketten.nl


Onerzoeksbureau GBNED