Branche - Juridisch >  Uren-, Tijdregistratie- en Declaratiesoftware

Automatisch op de hoogte blijven?
Schrijf u in voor onze gratis nieuwsbrief.

Urenadministratie, tijdregistratie en declaraties hebben een nauw verband als het gaat om het doorbelasten van kosten op basis van gewerkte uren. Soms zijn er toepassingen die al deze facetten bieden in één enkel softwarepakket. Genoemde pakketten hebben ook vaak een nauwe relatie met:

• Projecten
• Projectmanagement
• ERP systemen
• Practice management
• Loon- & salarisadministraties
• Boekhoudsystemen. 

Branchegerichte software

Urenadministratie en declaratiesoftware is deels branchegericht. Hieronder zijn enkele specifieke (pakket)eigenschappen opgenomen voor enkele branches, te weten:

Accountantskantoren

• Declaraties; Inzicht in declaraties wettelijke controles per cliënt en apart declaraties overige opdrachten per cliënt. Inzicht historie mutaties minimaal 7 jaar.
     
• Historie; Inzicht historie mutaties minimaal 7 jaar. 

Algemene informatie over software voor accountants- en administratiekantoren is te vinden op de website www.ictaccountancy.nl. 

Advocatuur

• Facturering; Facturering aan derde partij. Meerdere facturen en debiteuren per dossier. Eindafrekening Raad voor rechtsbijstand
  (voor toevoegingzaken). Verrekening depotgelden debiteur. Factuurbedrag verdelen over Fee earners (de opbrengst automatisch verdelen).
     
• Urenregistratie; Uren vanuit een dossier boeken. Uren vanuit dagstaat boeken (per fee earner). Uren vanuit een handeling boeken (bijvoorbeeld het aanmaken van een brief). Stopwatch functie. 
    
• Faillissementszaken; Standaard tijdschrijfgroepen (Recofa). Standaard model weergave tijdbesteding (tijdregistratie per tijdschrijfgroep). Standaard model verzoek voorschot op salaris. 

Gericht op de advocatuur wordt ook verwezen naar Practice management software.

Algemene informatie over software voor de juridische sector (bijvoorbeeld advocaten- en notariskantoren) is te vinden op de website www.ictjuridisch.nl. 

Functionaliteit urenregistratie en declareren

Functies 
Plannen en budgetteren;
Projecten en/of opdrachten registreren;
Urenregistratie;
Declareren;
Rapporteren;
Aanwezigheidsregistratie;
Verlofregistratie;

Basisgegevens

• Vastleggen gegevens per medewerker; Salariskosten, normuren en afdeling per medewerker. Indicatie interne of externe medewerker. Aanvullende basisgegevens per medewerker. Gegevens per medewerker in de tijd vastleggen, oftewel de gegevens per ingangsdatum vastleggen.
    
• Gebruikersinstellingen; Keuze tarieven inzien en / of wijzigen. Keuze declaratiebedragen kunnen wijzigen. Keuze boekingen van andere medewerkers inzien. Keuze boekingen van anderen medewerkers invoeren. Keuze invoeren negatieve aantallen, oftewel correcties kunnen opgeven van uren.
     
• Tarieven; Tarief per medewerker. Tarief per activiteit. Tarief per medewerker, gesplitst per activiteit. Tarief per medewerker, gesplitst per opdracht. Tarief per opdracht, gesplitst per activiteit. Tarief per cliënt, gesplitst per activiteit. Tarief per cliënt, gesplitst per medewerker. Een vast bedrag per opdracht. Mogelijk andere tariefsamenstellingen. Tarieven per Ingangsdatum vastleggen (tarieven in de tijd vastleggen). Tijdelijke tarieven vastleggen (op basis van ingangs- en einddatum tarief). Herrekening lopende opdrachten bij tariefwijziging. Tariefkorting en/of -opslag mogelijk, specificeren op welke wijze. Onderscheid tussen interne en externe tarieven (intern tarief is de kostprijs en extern tarief is te factureren). Integraal tarieven kunnen aanpassen, bijvoorbeeld tarieven medewerkers automatisch met 2% verhogen.

Plannen en budgettering

• Roosterfuncties (vrije dagen, werkuren, etc.). Projecten en/of opdrachten plannen. Taken plannen met met start- en einddata per taak. Uren per taak plannen. Medewerkers koppelen aan taken. Mijlpalen met daarbinnen een activiteitenplanning. GANTT planning (balkenplanning). Budgettering in bedragen voor projecten en/of opdrachten.

Projecten en/of opdrachten

• Onderscheid tussen interne- en externe projecten en/of opdrachten. Activiteiten en Fasen definiëren. Status project en/of opdracht bijhouden. Meerdere kenmerken per project en/of opdracht, zoals projectleider, naam, omschrijving, start- en einddatum.  Koppeling grootboek en mogelijk kostenplaatsen, t.b.v. financiële verantwoording.

Urenregistratie

• Boekingsniveaus; Uren en kosten direct boeken op cliënt (uren en kosten kunnen boeken en declareren zonder een opdracht of project aan te maken. Uren en kosten boeken op project en/of opdracht (er moet een opdracht zijn om te kunnen boeken). Opdrachten doorlopen na kalenderjaar (een aandachtspunt daarbij is onderhanden werk berekenen). Uren en kosten boeken op afdeling (bijvoorbeeld voor het boeken van intern overleg).
       
• Vastleggen uren; Invoeren uren, kilometers, verschotten, materiaal en overige kosten. Invoeren tijd voor tijd, indicatie declarabel,  toelichting intern, toelichting voor declaratie. Shortlist veelgebruikte urenboekingen per persoon. Velden vorige regel overnemen. Volgorde velden aanpassen en velden aan of uit zetten. Via internet en/of via handpalm mutaties invoeren. Vooraf urenstaten aanmaken. Keuze centraal of decentraal urenstaten invoeren (door een centrale afdeling of door de medewerkers zelf). Urenstaten importeren vanuit een andere applicatie. Weekstaten kopiëren.
     
• Controlefuncties; Controle op normuren. Fiattering ingevoerde urenstaten. Fiattering op meerdere niveaus. Signalering maximum bedrag per opdracht.

Declareren  

• Declaraties voorbereiden; Afdrukken declaratievoorstel. Goedkeuren declaraties. Inzoomen onderliggende regels. Te declareren tarieven aanpassen. Te declareren uren aanpassen per regel (zowel laten vervallen als wijzigen). Te declareren verschotten en kosten aanpassen (zowel laten vervallen als wijzigen). Te declareren materiaal aanpassen (zowel laten vervallen als wijzigen). Regels blokkeren voor declareren. Regels doorschuiven naar volgende periode. Interne toelichting per declaratie en declaratieregel opgeven. Per periode declaratie voorbereiden met een declaratievoorstel, per client, per opdracht en zelf te maken selectie.
     
• Declaraties corrigeren; Urenregels afboeken met autorisatie. Declaraties automatisch terugdraaien (nadat declaraties gefactureerd en verwerkt zijn).
     
• Declaraties opslagen; Opslag declaraties via percentage van tarieven; Via percentage per project en/of opdracht. Handmatig op te geven bedrag opslag en mogelijk overige manieren om een opslag toe te kennen.
    
• Declaraties voorschotten; Voorschot per client en/of per project en/of opdracht, zowel voorschot vastleggen als apart factureren. Voorschot per periode mogelijk, bijvoorbeeld een vast voorschotbedrag per maand. Voorschot automatisch verrekenen met (eind)declaratie. Voorschot als eindafrekening beschouwen (geen opbrengst via uren e.d.). Inzicht in openstaande voorschotten.
     
• Declaraties factureren; Export journaalpost t.b.v. boekhouding. Automatische incasso's. Verzamelfacturen per cliënt. Aparte factuurdebiteur mogelijk, zoals bij meerdere cliënten met dezelfde betalingsplichtige. Kostprijs boeken naar keuze. Elektronisch factureren in UBL-formaat en/of andere formaten.
      
• Declaraties opvragen; Conceptdeclaraties. Export declaraties, zoals in PDF, Excel of XML. Kopie (verzonden) declaraties kunnen opvragen en verzenden. Historie van declaraties met per declaratie de onderliggende mutaties, zoals uren, materiaal en kosten.
      
• Declaraties opmaak; Layout factuur, alsmede uren- en kostenspecificatie bij factuur kunnen opmaken door de gebruiker. Uren en/of kosten kunnen verdichten. Aparte factuurtekst per activiteit Factuurlayout in meerdere talen met per cliënt een taalkeuze (voor bepalen van de layout). Layout per relatie.

Openstaande posten bewaking

• het gaat om openstaande posten van klanten en leveranciers. Hiervoor wordt verwezen naar Boekhoudsoftware. Sommige boekhoudpakketten of branchespecifieke pakketten kennen een geïntegreerde module voor urenregistratie en declareren c.q. factureren.

Rapportages

• Rapportages per: medewerker, cliënt, project en/of opdracht, afdeling. Onderscheid geschreven en gedeclareerde uren. Onderscheid gepland, besteed en nog te besteden (estimate te complete). Inzicht in onderhanden werk, in bedragen en aantallen, als opdracht over een kalenderjaar heenloopt.

Koppelingen

• Financiële administratie (boekhouding), Salarisadministratie, Projectenadministratie, Dossieradministratie, Personeelsadministratie (HRM), Tijdregistratie, Planning, Relatiebeheer (CRM) en mogelijk andere koppelingen.   

Bovenstaande functionaliteit en eigenschappen van software voor urenregistratie en declaraties is ontleend aan de Leidraad voor het testen, beoordelen en certificeren van administratieve software: subset Urenadministratie en declareren (factureren).

Aanbevolen

- Practice management
- Projectmanagement
- Projecten en werkorders
- Planning en reservering
- Loon en salaris
- Boekhouding
- E-Factureren